Начальник архивно‑информационного отдела управления ЗАГС – ключевая должность‚ отвечающая за хранение‚ систематизацию и предоставление записей актов гражданского состояния (АГС)‚ а также за организацию архивного дела в пределах полномочий Главного управления ЗАГС.

Общие сведения

Архивно‑информационный отдел (АИО) входит в структуру Главного управления ЗАГС Москвы и осуществляет хранение записей актов гражданского состояния‚ составленных консульскими учреждениями СССР и РФ‚ а также органами ЗАГС при военных комендатурах советских войск за границей.

• Период хранения: с 1921 года по 1978 год – вторые экземпляры записей; с 1979 года – первые экземпляры.
• Адрес отдела: г. Москва‚ 101000‚ Малый Харитоньевский переулок‚ д. 10‚ стр. 1.
• Ближайшая станция метро: Сокольническая линия (станция «Сокольники»).

Правовое основание деятельности

Деятельность отдела регулируется нормативными актами‚ изданными Правительством Российской Федерации‚ а также локальными нормативными документами Главного управления ЗАГС. Ключевые нормативные акты:

1. Федеральный закон «О государственной регистрации актов гражданского состояния».
2. Приказ Главного управления ЗАГС «Об организации архивного дела в органах ЗАГС».
3. Локальные положения о должностных инструкциях и регламентах.

Структура архивно‑информационного отдела

Отдел состоит из нескольких подразделений‚ каждое из которых возглавляет заместитель или старший специалист:

• Первый заместитель начальника – отвечает за оперативное руководство и замену начальника в его отсутствие.
• Заместители начальника (по направлениям: архивное дело‚ информационное обеспечение‚ взаимодействие с органами ЗАГС).
• Специалисты по работе с архивными документами.
• Информационные аналитики и специалисты по электронным базам данных.

Позиция начальника отдела

На текущий момент должность занимает Елимова Евгения Александровна. Заместителем начальника является Орлова Татьяна Владимировна.

Основные функции

• Подписывает в пределах своих полномочий распоряжения Главного управления ЗАГС и контролирует их исполнение.
• Распределяет обязанности между первым заместителем‚ заместителями и другими сотрудниками отдела.
• Утверждает должностные регламенты для всех позиций в отделе и для иных должностей государственной гражданской службы Московской области‚ учреждённых в Главном управлении ЗАГС.
• Организует и возглавляет работу по ведению архивного дела‚ включая прием‚ хранение‚ учет и выдачу записей АГС.
• Обеспечивает соблюдение требований к конфиденциальности и защите персональных данных.

Права начальника

• Инициировать разработку и внедрение новых методик архивного хранения.
• Вносить предложения по совершенствованию информационных систем отдела.
• Контролировать выполнение планов по оцифровке архивных материалов.
• Принимать решения о распределении материальных и финансовых ресурсов отдела.

Требования к кандидату на должность

Для назначения на должность начальника архивно‑информационного отдела обычно предъявляются следующие требования:

• Высшее образование в области архивоведения‚ информационных технологий‚ права или исторических наук.
• Опыт работы в органах ЗАГС или в государственных архивных учреждениях не менее 7 лет‚ из которых минимум 3 года на руководящих позициях.
• Знание нормативно‑правовой базы в сфере регистрации актов гражданского состояния и архивного дела.
• Навыки управления персоналом‚ планирования и контроля выполнения задач.
• Умение работать с электронными архивными системами и базами данных.
• Отсутствие судимостей и наличие рекомендаций от предыдущих работодателей.

Порядок назначения и полномочия

Назначение осуществляется приказом руководителя Главного управления ЗАГС. В случае временного отсутствия начальника его обязанности переходят к первому заместителю. При отсутствии заместителя полномочия переходят к лицу‚ назначенному приказом руководителя организации.

Взаимодействие с другими подразделениями

Начальник отдела регулярно взаимодействует с:

• Отделами регистрации актов гражданского состояния (ЗАГС) всех районов Москвы.
• Консульскими учреждениями РФ за рубежом (по вопросам получения копий записей).
• Юридическим отделом – по вопросам правовой экспертизы запросов.
• ИТ‑службой – по вопросам поддержки и развития электронных архивных систем.
• Контрольными и надзорными органами – в рамках проверок соблюдения архивных стандартов.

Особенности работы с архивными материалами

Работа отдела характеризуется следующими особенностями:

1. Долгосрочное хранение – обеспечение сохранности документов сроком до 100 лет.
2. Оцифровка – постепенный переход от бумажных к электронным носителям.
3. Конфиденциальность – строгий контроль доступа к записям‚ содержащим персональные данные.
4. Международное сотрудничество – обмен информацией с архивами иностранных государств по запросам граждан РФ.

Перспективы развития отдела

В ближайшие годы планируется:

• Полная цифровизация архивных фондов и внедрение облачных решений.
• Разработка публичного портала для получения выписок из актов гражданского состояния онлайн.
• Усиление защиты данных с помощью современных криптографических методов.
• Повышение квалификации персонала через участие в профильных конференциях и семинарах.

Начальник архивно‑информационного отдела управления ЗАГС играет стратегическую роль в обеспечении законности‚ доступности и сохранности записей актов гражданского состояния. Его компетенции охватывают как административное руководство‚ так и техническую экспертизу в области архивного дела. Эффективная работа отдела гарантирует гражданам быстрый и надёжный доступ к важным документам‚ а также сохраняет историческое наследие государства.

Контактная информация отдела:

Адрес: г. Москва‚ 101000‚ Малый Харитоньевский переулок‚ д. 10‚ стр. 1
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
Электронная почта: info@zagsmoscow.ru