Наименование архивного фонда — это не просто формальная надпись на обложке описи или ярлыке дела. Это ключевой идентификационный элемент, обеспечивающий уникальную идентификацию массива документов, отражающий его происхождение (фондообразователя), хронологические границы и состав. Грамотное формирование наименования является обязательным условием научной организации архивного дела, учетного хранения и эффективного информационного поиска.

Нормативная база и общепринятые стандарты

Порядок формирования наименований фондов в Российской Федерации регламентируется основными нормативными актами Федерального архивного агентства (Росархива):

• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации… (утв. Приказом Росархива). В частности, п. 6.5 требует указания номера архивного фонда на лицевой стороне каждого первичного средства хранения (дела).
• Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения… Регламентируют заполнение учетных документов (графа 4 — наименование и номер существующего или предполагаемого личного фонда/коллекции).
• Методические рекомендации к Правилам организации хранения… Уточняют порядок применения обобщенного наименования «архивы» для различных категорий хранилищ (государственные, муниципальные, ведомственные, РАН).

Следует помнить, что наименование фонда закрепляется в учетных документах: книге поступлений, списке фондов, листе фондов, архивной описи и деле фонда. Главная цель списка фондов — закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается один раз (как имя человеку) и не может быть изменен или передан другому фонду при выбытии предыдущего, так как он входит в научный оборот и ссылки на него в публикациях.

Структура наименования фонда

Полное официальное наименование фонда, как правило, состоит из следующих обязательных компонентов:

1. Наименование фондообразователя (создателя документов) — юридическое лицо, государственный орган, физическое лицо или семья.
2. Даты начала и окончания деятельности фондообразователя (или хронологические границы документов в фонде).
3. Тип фонда (при необходимости): «Фонд», «Коллекция», «Личный фонд», «Семейный архив» и т.д.

Наименование фондообразователя: правила фиксации

Фундаментальное правило архивной науки: указывается последнее наименование фондообразователя (на момент прекращения деятельности или передачи документов в архив). Если название организации менялось в процессе деятельности, в заголовке фонда фиксируется последнее официальное название, а предыдущие отражаются в исторической справке (преамбуле описи) или в разделе «Сведения о фондообразователе».

Пример из практики ГАРФ: При составлении исторических справок в столбец «Фонд» вносится наименование организации в ее последнем виде. Если фонд еще не имеет номера, предоставленного ГА РФ, оставляется место для ручного заполнения.

Специфика наименований по типам фондов

А) Фонды организаций и учреждений (ведомственные, ведомственные)

Наименование строится по иерархическому принципу: от высшего уровня к низшему (Министерство -> Департамент -> Управление -> Отдел).

Пример: Фонд Министерства культуры Российской Федерации. Департамент госзаказов и инвестиционной политики. Управление капитального строительства.

Б) Помещичьи и семейные архивы (исторические фонды)

Здесь действует важное географическое правило, зафиксированное в архивных справочниках СССР и применяемое в современных государственных хранилищах:

«В названиях помещичьих фондов указано географическое положение имений (для материалов XIX–XX вв. — наименование губернии, в некоторых случаях и уезда; для более раннего периода, когда границы губерний еще не установились и неоднократно менялись, — только наименование уезда по административному делению того времени)».

После названия фонда обязательно приводятся сведения о месте его хранения (сокращенное наименование архивохранилища).

В) Личные фонды (документы личного происхождения)

Согласно Методическим рекомендациям Росархива, в учетных документах (графа 4) указывается: наименование и номер существующего, либо наименование предполагаемого личного фонда или коллекции. Основанием для включения в список фондов служат реквизиты заявления, договора, актов приема на хранение или протокола ЭПК (экспертной комиссии).

Наименование личного фонда формируется по формуле: Фамилия, Имя, Отчество (даты жизни/деятельности). Например: Иванов Иван Иванович (1900–1980), академик, физик. Личный фонд.

Архивный шифр (Код фонда) и его роль

Наряду с вербальным наименованием, каждый фонд обладает уникальным архивным шифром (индексом). Это альфанумерический код, который является основным инструментом адресации документа в информационных системах и читальных залах.

Структура шифра (на примере ГААОСО — Гос. архива адм. органов Свердловской обл.):

ГААОСО. Ф.Р-7. Оп.1. Д.52. Л.7.

• ГААОСО — сокращенное название архива (хранилища).
• Ф.Р-7 — номер фонда (Ф. — фонд, Р-7 — уникальный индекс фонда в данном архиве).
• Оп.1 — номер описи дел.
• Д.52 — номер дела в описи.
• Л.7 — номер листа в деле.

Номер фонда (часть шифра «Ф.Р-7») присваивается при внесении в Список фондов (учетный документ № 26). Это первичный учетный признак, без которого фонд не существует в правовом и организационном поле архива.

Учетная документация и фиксация наименования

Наименование фонда фиксируется в системе учетных документов, образующих «паспорт» фонда:

Особенности наименования в информационных системах и перечнях фондов

В современных электронных каталогах (ЭАИС, сайты архивов — РГАСПИ, ГАРФ, региональные архивы) наименование фонда представлено в двух видах:

1. Полное официальное наименование (для отчетов, справок, титульных листов описей).
2. Краткое наименование / Заголовок записи (для вывода в списках, результатах поиска, навигации).

Пример из перечня фондов РГАСПИ:

• Шифр: Ф; 556. Оп. 18
• Наименование в перечне: Отдел машиностроения ЦК КПСС по РСФСР. 1962–1966 г. Фонд М-5.

Здесь видно сочетание наименования структурного подразделения (фондообразователя), хронологических границ и внутреннего ведомственного номера фонда (М-5), который может отличаться от архивного номера (556).

Изменение наименования фонда: когда и как это возможно

Сам по себе номер фонда меняться не может. Однако вербальное наименование может уточняться или корректироваться в следующих случаях:

• Уточнение исторических данных: При научной обработке (составлении исторической справки) выявлено, что последнее наименование фондообразователя записано с ошибкой или неполно.
• Объединение или разделение фондов: Если по результатам экспертизы принято решение объединить два фонда в один (с сохранением одного номера) или выделить часть в самостоятельный фонд (с присвоением нового номера).
• Смена типа фонда: Перевод документов из категории «Коллекция» в «Личный фонд» или наоборот (требует оформления акта и корректировки Листа фонда).

Любые изменения в наименовании вносится в Лист фонда и Список фондов с составлением соответствующего акта или приказа руководителя архива. В описях дел (если они уже изданы) корректировка вносится путем вклеивания исправленного титульного листа или выпуска дополнения.

Резюме: чек-лист правильного наименования фонда

При формировании наименования нового фонда или проверке существующего архивист должен убедиться в соблюдении следующих принципов:

• [ ] Соответствие фондообразователю: Использовано последнее официальное наименование создателя документов.
• [ ] Наличие хронологии: Указаны годы начала и окончания деятельности фондообразователя (или крайние даты документов).
• [ ] Учет типа фонда: Добавлено уточнение «Личный фонд», «Семейный архив», «Коллекция», «Фонд» при необходимости.
• [ ] Географическая привязка (для исторических фондов): Указаны губерния/уезд/местность по административно-территориальному делению времени создания документов.
• [ ] Единообразие: Наименование идентично в Книге поступлений, Списке фондов, Листе фонда, на титульном листе Описи и на ярлыке дела (п. 6.5 Правил).
• [ ] Наличие уникального номера: Фонду присвоен номер из Списка фондов, который не дублируется и не меняется.
• [ ] Сокращенное имя архива: В шифре и ссылках используется утвержденное сокращение наименования архивохранилища (ГАРФ, РГАСПИ, ГААОСО и т.д.).

Наименование фонда в архиве, это сконцентрированная историческая и административная информация. Оно служит мостом между хаотичным массивом бумаг и упорядоченной архивной системой. Строгое следование правилам Росархива, учет исторической динамики наименований фондообразователей, географической специфики и неизменности архивного номера гарантируют сохранность документов и возможность их нахождения исследователями на протяжении десятилетий. Как верно замечено в методической литературе: «Номер присваивается фонду один раз, как имя человеку… его нельзя изменить». То же относится и к качественно сформированному вербальному наименованию — оно становится паспортом фонда на веки.