Каждый акт гражданского состояния (рождение, брак, развод, смерть и др.) фиксируется в официальном документе — актовой записи. В этой записи указываются несколько обязательных реквизитов, среди которых наименование органа ЗАГС, составившего запись и номер актовой записи. Неправильное указание этих данных может привести к отказу в выдаче справки, задержкам при оформлении документов и другим бюрократическим проблемам.

Что такое актовая запись и какие реквизиты в ней обязательны

Актовая запись — это официальное подтверждение факта, зафиксированного в акте гражданского состояния. Согласно Приказу Минюста РФ от № 135, в каждой записи должны присутствовать следующие реквизиты:

• Наименование органа записи актов гражданского состояния (ЗАГС) или МФЦ, который произвёл регистрацию;
• Дата составления записи (день, месяц, год);
• Номер актовой записи в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния (ЕГРЗАГС);
• Сведения о самом акте (имя, фамилия, дата рождения и т.п.);
• Подписи заявителей и должностного лица, печать органа.

Наименование органа ЗАГС: как правильно указывать

2.1 Что подразумевается под «наименованием органа»

Это официальное название учреждения, которое осуществило государственную регистрацию акта. В зависимости от региона и формы организации это может быть:

1. ЗАГС (отдел записи актов гражданского состояния) при администрации города/района;
2. Многофункциональный центр (МФЦ), уполномоченный вести запись актов;
3. Консульское учреждение за рубежом (для граждан РФ, находящихся за границей).

2.2 Как писать название правильно

Для избежания ошибок рекомендуется использовать полное официальное название, включающее:

• Тип учреждения (ЗАГС, МФЦ, консульство);
• Наименование муниципального образования (город, район, область);
• Регион (субъект РФ).

Примеры:

• ЗАГС администрации г. Москва
• ЗАГС Администрации Аксайского района Ставропольского края
• МФЦ «Городской центр предоставления государственных и муниципальных услуг» г. Новосибирск
• Консульство Российской Федерации в г. Нью‑Йорк, США

Номер актовой записи: структура и правила формирования

3.1 Общая схема номера

Номер актовой записи в ЕГРЗАГС имеет единую структуру, позволяющую быстро определить место и время регистрации. Стандартный формат выглядит так:

КК-ГГ-ГГГГ-НННННН

где:

• КК — код субъекта Российской Федерации (по классификатору ОКТМО);
• ГГ — код органа (ЗАГС, МФЦ) в пределах субъекта;
• ГГГГ — год регистрации акта;
• НННННН — порядковый номер записи в данном году.

3.2 Пример реального номера

Запись о рождении, оформленная в ЗАГСе г. Санкт‑Петербурга в 2023 году, может иметь номер:

78-01-2023-000452

Здесь 78 — код Санкт‑Петербурга, 01 — код конкретного ЗАГСа, 2023 — год, 000452 — 452‑я запись в этом году.

Где искать информацию о наименовании органа и номере записи

• В оригинальном свидетельстве о государственной регистрации (свидетельство о рождении, браке, разводе, смерти);
• В выписке из ЕГРЗАГС, получаемой по запросу в ЗАГСе или онлайн через портал egrzags.ru;
• В повторных свидетельствах и справках, выдаваемых по заявлению гражданина;
• На официальных сайтах региональных органов ЗАГС (раздел «Контакты», «Реквизиты»).

Как правильно указывать реквизиты в заявлениях и запросах

При заполнении любой формы, где требуется указать наименование органа ЗАГС и номер актовой записи, следует соблюдать следующий порядок:

1. В поле «Наименование органа» ввести полное официальное название (см. пункт 2.2).
2. В поле «Номер записи» ввести номер без пробелов, используя тире как разделители (пример — 78-01-2023-000452).
3. Убедиться, что дата записи совпадает с датой, указанной в свидетельстве.
4. При необходимости приложить копию оригинального свидетельства или выписку из ЕГРЗАГС.

Ниже – пример заполнения типовой формы запроса справки:

Наименование органа записи: ЗАГС администрации г. Воронеж
Номер актовой записи: 36-02-2021-001237
Дата составления записи: 

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Где можно узнать код субъекта (КК) и код органа (ГГ)?

Ответ: Коды публикуются в официальных справочниках ОКТМО и в нормативных актах региональных органов ЗАГС. Их также можно узнать, обратившись в любой ЗАГС по телефону.

Вопрос: Можно ли изменить номер записи после её выдачи?

Ответ: Нет. Номер записи фиксируется в ЕГРЗАГС и не подлежит изменению. При ошибке в реквизитах требуется оформить исправление акта.

Вопрос: Как получить выписку из ЕГРЗАГС онлайн?

Ответ: Через портал egrzags.ru в разделе «Запрос выписки». Потребуется указать ФИО, дату рождения и номер записи.

Вопрос: Что делать, если в свидетельстве указано «МФЦ», а в запросе требуется «ЗАГС»?

Ответ: Указывать название того органа, который фактически произвёл регистрацию. Если запись была сделана в МФЦ, указываем его полное название.

Правовая база

• Федеральный закон «О государственной регистрации актов гражданского состояния» от № 143-ФЗ.
• Приказ Минюста РФ от № 135 «Об утверждении Правил заполнения форм записей актов гражданского состояния».
• Региональные нормативные акты, регламентирующие работу ЗАГСов в конкретных субъектах РФ (например, Приказ Министерства юстиции Ставропольского края от № 12‑К).

Точное указание наименования органа ЗАГС и номера актовой записи является ключевым моментом при работе с документами, связанными с актами гражданского состояния. Ошибки в этих реквизитах могут привести к задержкам в получении справок, повторному оформлению документов и дополнительным расходам. Пользуйтесь официальными источниками, проверяйте данные в оригинальных свидетельствах и, при необходимости, обращайтесь за консультацией в ваш местный ЗАГС.

Дата публикации: 10 июля 2026 г.