Поиск информации в архивах — это увлекательный, но часто трудоемкий процесс. Государственный архив Смоленской области (ГАСО) является главным хранилищем документов по истории региона с XVII века по наше время. В этой статье мы подробно разберем, как эффективно организовать поиск: от подготовки дома до работы в читальном зале и использования онлайн-ресурсов.
Подготовительный этап: что нужно знать перед обращением
Главное правило: архив не ищет людей «по фамилии» в общем каталоге. Документы сгруппированы по фондам (организациям, создавшим документы), а не по именам лиц. Чтобы поиск был успешным, соберите максимально много исходных данных:
- ФИО искомого человека (с учетом возможных вариаций написания: Иванов/Иванофъ, Мария/Марья).
- Примерные годы жизни (дата рождения, смерти, брака).
- Место жительства/рождения (уезд, волость, деревня, село, улица города Смоленска). Это самый важный параметр для определения фонда.
- Состояние/звание (крестьянин, мещанин, дворянин, купец, священник, солдат).
- Конфессия (православный, католик, лютеран, еврей, старообрядец) — определяет, в каком фонде искать метрические книги.
Совет: Начните с опроса старших родственников и изучения домашних архивов (паспорта, трудовые книжки, наградительные листы, письма, фото с надписями на обороте). Любая деталь сужает поиск.
Структура фондов ГАСО: где искать?
Понимание структуры архива сэкономит недели работы. Основные массивы документов для геноалогии и истории:
Метрические книги (Родились, Женились, Умерли)
Это базовый источник до 1917 года.
- Фонды духовных консисторий и приходов: Метрические книги православных приходов Смоленской губернии. Описи обычно разбиты по уездам и годам.
- Фонды рабинвина и молитвенных школ: Для еврейского населения (ревизские сказки, метрические книги).
- Фонды католических и лютеранских приходов: Для польского и немецкого населения.
- Старых обрядцев: Часто ведут отдельные метрические книги или записаны в православных с пометой «расколник».
Ревизские сказки и семейные списки (XVIII – первая половина XIX в.) - Фонд Казенной палаты / Казенного управления: Ревизские сказки (1-я – 10-я ревизии). Содержат сведения о мужском полу, возрасте, родстве.
- Фонды уездных казенных управлений: Дополнительные списки, дополнительные ревизии.
- Семейные списки (после 1858 г.): Велись для государственных крестьян после отмены ревизий.
Переписи населения - Первая Всеобщая перепись населения 1897 г.: В ГАСО сохранены только списки населения (без именных листов, которые сгорели в Петрограде). Они содержат: имя, пол, возраст, родство, сослование, родной язык, грамотность, род занятий. Фонд: Смоленская губернская статистическая комиссия.
- Сельскохозяйственные переписи 1917, 1920 г.: Сведения о составе домохозяйств и нахождении земли.
Земельные и имущественные дела - Фонды уездных земельных управлений / Земских управлений: Межевые дела, планы усадеб, описи имуществ (дворянские усадьбы, крестьянские надели).
- Фонд Смоленского казенного имущества: Дела о передаче земель, аренде, купле-продаже.
Советский период (1917 – 1991 гг.) - ЗАГСы (Фонды районных/городских отделов ЗАГС): Актовые записи о рождении, браке, смерти с 1917/1918 г. Важно: Выдача справок регулируется ФЗ-143 (сроки доступа: 100 лет для рождений, 75 для браков/смертей). Для получения справки о родственнике нужно доказать родство.
- Фонды райисполкомов, горисполкомов, колхозов, совхозов: Списки домохозяйств, личные дела колхозников, дела о наделении землей, протоколы собраний.
- Фонды военкоматов / военизированных органов: Личные дела призывников, списки эвакуированных, партийные дела.
- Фонд Областного управления МВД / НКВД: Дела о репрессированных (требуют официального запроса от реабилитированного или близкого родственника).
Инструменты поиска: как пользоваться каталогами Электронный архивный фонд (Сайт ГАСО)
- Первая Всеобщая перепись населения 1897 г.: В ГАСО сохранены только списки населения (без именных листов, которые сгорели в Петрограде). Они содержат: имя, пол, возраст, родство, сослование, родной язык, грамотность, род занятий. Фонд: Смоленская губернская статистическая комиссия.
- Сельскохозяйственные переписи 1917, 1920 г.: Сведения о составе домохозяйств и нахождении земли.
Земельные и имущественные дела - Фонды уездных земельных управлений / Земских управлений: Межевые дела, планы усадеб, описи имуществ (дворянские усадьбы, крестьянские надели).
- Фонд Смоленского казенного имущества: Дела о передаче земель, аренде, купле-продаже.
Советский период (1917 – 1991 гг.) - ЗАГСы (Фонды районных/городских отделов ЗАГС): Актовые записи о рождении, браке, смерти с 1917/1918 г. Важно: Выдача справок регулируется ФЗ-143 (сроки доступа: 100 лет для рождений, 75 для браков/смертей). Для получения справки о родственнике нужно доказать родство.
- Фонды райисполкомов, горисполкомов, колхозов, совхозов: Списки домохозяйств, личные дела колхозников, дела о наделении землей, протоколы собраний.
- Фонды военкоматов / военизированных органов: Личные дела призывников, списки эвакуированных, партийные дела.
- Фонд Областного управления МВД / НКВД: Дела о репрессированных (требуют официального запроса от реабилитированного или близкого родственника).
Инструменты поиска: как пользоваться каталогами Электронный архивный фонд (Сайт ГАСО)
- ЗАГСы (Фонды районных/городских отделов ЗАГС): Актовые записи о рождении, браке, смерти с 1917/1918 г. Важно: Выдача справок регулируется ФЗ-143 (сроки доступа: 100 лет для рождений, 75 для браков/смертей). Для получения справки о родственнике нужно доказать родство.
- Фонды райисполкомов, горисполкомов, колхозов, совхозов: Списки домохозяйств, личные дела колхозников, дела о наделении землей, протоколы собраний.
- Фонды военкоматов / военизированных органов: Личные дела призывников, списки эвакуированных, партийные дела.
- Фонд Областного управления МВД / НКВД: Дела о репрессированных (требуют официального запроса от реабилитированного или близкого родственника).
Инструменты поиска: как пользоваться каталогами Электронный архивный фонд (Сайт ГАСО)
Официальный сайт: gaso.adm-smolensk.ru (или через портал «Архивы России», archives.gov.ru).
- Перейдите в раздел «Информационные ресурсы» → «Поиск по фондам» или «Электронные описи».
- Используйте расширенный поиск: введите название населенного пункта (на русском и дореформенной орфографии), номер уезда, тип документа (метрическая книга, ревизская сказка).
- Обратите внимание на номер фонда, описи и дела (например: Ф. 102, Оп. 1, Д. 45). Эти данные нужны для заказа дела в читальном зале.
Путеводители и реестры - Путеводитель по фондам ГАСО (изд. 2000 г. и более новые): Содержит описание каждого фонда, хронологию, состав описей. Есть в читальном зале и в электронном виде на сайте.
- Реестр метрических книг: Специальная публикация (часто в виде базы данных Excel/Access на сайте архива), где по названию деревни можно сразу увидеть: фонд, опись, дело, охватываемые годы и конфессию.
Внешние ресурсы (облегчают предварительный поиск) - FamilySearch (familysearch.org): Оцифровали огромное количество метрических книг и ревизских сказок Смоленской губернии. Можно просматривать сканы дома (иногда требуется регистрация/вход в центре семейной истории).
- Русский геноалогический портал (vgd.ru), Geni, MyHeritage: Пользовательские деревья, где уже могут быть указаны архивные ссылки (Ф/Оп/Д).
- Сайт «Память народа» (pamyat-naroda.ru) и «Подвиг народа»: Для поиска наградных листов, боевых путей участников ВОВ (указывают место рождения/призыва — смоленские районы).
Работа в Читальном зале ГАСО: пошаговая инструкция Адрес и режим работы (актуально на 2026 год)
- FamilySearch (familysearch.org): Оцифровали огромное количество метрических книг и ревизских сказок Смоленской губернии. Можно просматривать сканы дома (иногда требуется регистрация/вход в центре семейной истории).
- Русский геноалогический портал (vgd.ru), Geni, MyHeritage: Пользовательские деревья, где уже могут быть указаны архивные ссылки (Ф/Оп/Д).
- Сайт «Память народа» (pamyat-naroda.ru) и «Подвиг народа»: Для поиска наградных листов, боевых путей участников ВОВ (указывают место рождения/призыва — смоленские районы).
Работа в Читальном зале ГАСО: пошаговая инструкция Адрес и режим работы (актуально на 2026 год)
Адрес: г. Смоленск, ул. Тенишевой, д. 15 (историческое здание).
Телефон справки/читального зала: +7 (4812) -8-XX-XX (уточните на сайте перед поездкой).
Режим: Обычно Пн–Пт: 09:00–17:00 (перерыв 13:00–14:00), Сб–Вс: выходной. Обязательно проверяйте график на сайте перед поездкой (могут быть санитарные дни, каникулы).
Процедура регистрации - Документы: Паспорт гражданина РФ. Иностранцам — паспорт + миграционная карта + регистрация.
- Анкета читателя: Заполняется на месте или предварительно на сайте (если есть личный кабинет).
- Читательский билет: Выдается бесплатно на месте (пластиковый или бумажный).
- Инструктаж: Обязательный краткий инструктаж по правилам пользования фондами (осторожное обращение, запрет фотоаппаратов со вспышкой, ручек, еды).
Заказ дел - Заказ осуществляется через автоматизированную систему (АИС «Архив») на компьютерах в холле или по бумажным заказным листам.
- Вводите реквизиты: Фонд, Опись, Дело.
- Срок выдачи: Обычно 1–3 рабочих дня (зависит от загруженности и состояния дела — если оно на реставрации, выдача невозможна).
- Лимит: Обычно не более 5–10 дел на руки за один раз.
Работа с документом - Используйте только карандаш для пометок в своих заметках.
- Переворачивайте листы аккуратно, не смочайте пальцы слюной.
- Фотосъемка: Разрешена безвспышечная на свой фотоаппарат/телефон (в некоторых архивах нужно оформить платное разрешение на фотосъемку в день — уточните тарифы). Сканер читателя обычно не предоставляют, есть платная услуга сканирования оператором архива.
Удаленные запросы: если вы не можете приехать Официальный письменный запрос (платный/бесплатный)
- Заказ осуществляется через автоматизированную систему (АИС «Архив») на компьютерах в холле или по бумажным заказным листам.
- Вводите реквизиты: Фонд, Опись, Дело.
- Срок выдачи: Обычно 1–3 рабочих дня (зависит от загруженности и состояния дела — если оно на реставрации, выдача невозможна).
- Лимит: Обычно не более 5–10 дел на руки за один раз.
Работа с документом - Используйте только карандаш для пометок в своих заметках.
- Переворачивайте листы аккуратно, не смочайте пальцы слюной.
- Фотосъемка: Разрешена безвспышечная на свой фотоаппарат/телефон (в некоторых архивах нужно оформить платное разрешение на фотосъемку в день — уточните тарифы). Сканер читателя обычно не предоставляют, есть платная услуга сканирования оператором архива.
Удаленные запросы: если вы не можете приехать Официальный письменный запрос (платный/бесплатный)
Официальный письменный запрос (платный/бесплатный)
Можно отправить почтой (РПО с уведомлением) или через форму на сайте ГАСО / Госуслуги.
- Кому адресовать: Директору ГАСО.
- Содержание: Четко сформулированный вопрос (например: «Прошу выдать справку из метрической книги за 1895 г. о рождении Иванова Ивана, село Ивановское, Рославльский уезд»).
- Доказательство родства: Ксерокопии документов, подтверждающих вашу родственную связь с искомым (ваш паспорт, свидетельство о рождении, браке и т.д. цепочкой).
- Сроки: Законодательно — до 30 дней (ст. 10 ФЗ «Об архивном деле»).
- Оплата: Поиск и выдача справок — платные услуги (тарифы на сайте). Оплата по реквизитам после получения счета.
Нанимаем исследователя (агентство/частник)
Если объем работы большой (просмотр десятков дел, сложная palaeography, чтение старых рукописей), эффективнее нанять профессионального геноалога в Смоленске. Он работает в зале ежедневно, знает структуру фондов и почерк. Договоритесь заранее отчетом и сканами.
Типичные проблемы и как их решить
| Проблема | Решение |
|---|---|
| Населенный пункт не найден в реестре | Проверьте исторические названия (дореформенная орфография), вхождение в другую волость/уезд. Используйте «Список населенных мест Смоленской губернии» (изд. 1907, 1913 гг.) — есть в зале и на сайте РНБ. |
| Метрическая книга не сохранилась (пробел в годах) | Ищите дубликаты (епархиальные/уездные), confesionalные ведомости (список прихожан), ревизские сказки, перепись 1897 г., дела духовного правления. |
| Фамилия пишется по-разному | Ищите по фонетике, по месту жительства, по отцу/матери. В старых документах фамилии часто не зафиксированы (только имя и отчество/прозвище). |
| Дело не выдают («На реставрации» / «Плохое состояние») | Попросите администратора заказа сделать запрос в реставрационную мастерскую. Иногда делают исключение и выдают под контролем, или делают платные сканы спецоборудованием. |
| Загс отказывает в справке (сроки доступа) | Для геноалогии: запрашивайте архивную справку (если дело уже перешло в архив, т.е. прошло 100/75 лет) или судитесь о признании факта рождения/смерти (ст. 264 ГПК РФ), решение суда заменяет справку ЗАГСа. |
Полезные контакты и ссылки (чек-лист) - Официальный сайт ГАСО: gaso.adm-smolensk.ru (разделы: «Фонды», «Услуги», «Контакты», «Электронные описи»).
- Портал «Архивы России»: archives.gov.ru (единый поиск по фондам всех архивов страны).
- FamilySearch (Смоленская губерния): familysearch.org → Search → Records → Place: «Smolensk, Russia».
- Форум «Родовид» / «Генеалогия Смоленской области»: Общение с местными исследователями, обмен ссылками на дела;
- Электронный архив РГАДА (ф. 1343 — Смоленское воеводство/приказ): Для глубокой истории (XVII – нач. XVIII в.).
Поиск в Архиве Смоленской области — это работа детектива. Успех зависит на 90% от качества подготовительной работы дома (сбор сведений о месте и времени) и умения навигировать по фондам (понимание, какой орган создавал нужный документ). Не стесняйтесь пользоваться помощью архивистов в читальном зале — они знают «подводные камни» своих фондов лучше любого путеводителя. Удачи в восстановлении истории вашей семьи!
Примечание: Режим работы, тарифы на услуги и правила доступа могут меняться. Обязательно сверяйте актуальную информацию на официальном сайте ГАСО или по телефону перед поездкой или отправкой запроса.