Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить и подать запрос в архив
Октябрьской железной дороги (филиал ОАО «РЖД»), какие документы нужны, какие нормативные акты
регулируют процесс и как получить готовый архивный документ (справку, копию, выписку).

Что представляет собой архив РЖД

Отдел архивов службы управления делами Октябрьской железной дороги (филиал ОАО «РЖД») хранит
документы, связанные с историей железнодорожного транспорта, кадровыми делами, технической
документацией, перепиской с филиалами и другими организациями. По запросу граждан и юридических
лиц архив выдаёт:

• архивные справки;
• копии (фото‑ и скан‑копии) оригинальных документов;
• выписки из дел и реестров.

Когда нужен запрос в архив РЖД

Запрос может потребоваться в следующих ситуациях:

1. Для подтверждения стажа, получения справки о трудовой деятельности.
2. Для исследования истории железнодорожного транспорта, написания научных статей.
3. Для получения копий протоколов, приказов, писем, связанных с конкретным событием.
4. Для оформления наследственных или пенсионных дел.
5. Для личного интереса (генеалогия, семейные архивы).

Правовые основы

Основные нормативные документы, регулирующие работу архива РЖД:

• Приказ Минкультуры РФ от № 526 – «Об утверждении Правил организации хранения,
  комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ».
• Регламент отдела архивов службы управления делами Октябрьской железной дороги (утверждён
  30 сентября 2019 г.) – порядок предоставления архивных справок, копий и выписок.
• Инструкция по делопроизводству в ОАО «РЖД» (последняя редакция) – правила оформления заголовков,
  описания дел и передачи их в архив.

Как подготовить запрос (письмо) в архив РЖД

Запрос – это официальное обращение, в котором необходимо указать:

1. Реквизиты заявителя: ФИО, паспортные данные, контактный телефон, e‑mail.
2. Основание обращения: причина запроса (например, «для получения справки о трудовом стаже
   за период 1995‑2005 гг.»).
3. Точный перечень требуемых документов: указать название, номер дела, дату, если известны.
4. Способ получения: «на руки», «по почте», «в электронном виде (скан)».
5. Подпись и дату.

Пример официального письма (см. раздел «Пример письма» ниже).

Какие документы необходимо приложить

В зависимости от цели запроса, архив требует следующие подтверждающие документы:

• Удостоверение личности (паспорт) – оригинал + копия.
• Трудовая книжка или её копия (если запрос связан с трудовым стажем).
• Документы, подтверждающие право на получение (например, доверенность, если запрос
  подаёт представитель).
• Копии наградных документов (для подтверждения стажа, премий и т.п.).
• Заполненная анкета‑заявление (форма, предоставляемая архивом).

Способы подачи запроса

Запрос в архив РЖД можно подать несколькими способами:

Лично

• Прийти в отдел архивов по адресу: г. Санкт‑Петербург, ул. Суворовская, д. 12 (пример).
• Подать оригиналы документов, получить расписку о получении.
• В случае необходимости – подписать гарантийное письмо у директора архива.

По почте (заказное письмо)

• Отправить запрос с приложенными копиями документов на указанный почтовый адрес.
• Сохранить квитанцию и трек‑номер – архив обязан подтвердить получение.

Через портал Госуслуги

• На портале Госуслуги выбрать услугу
  «Выдача архивных справок, копий и выписок».
• Заполнить электронную форму, загрузить сканы документов и оплатить государственную пошлину
  (если она предусмотрена).
• Получить готовый документ в электронном виде или оформить выдачу в архиве.

Сроки и стоимость

Согласно регламенту отдела архивов, стандартные сроки выполнения запроса – от 10 до 30 рабочих дней
с момента получения полного пакета документов. При необходимости ускоренного рассмотрения
(в течение 5‑7 дней) может взиматься дополнительная плата, размер которой уточняется в
отделе архивов.

Как получить результат

После подготовки архива результат передаётся одним из выбранных способов:

• Лично – в отделе архивов выдаётся оригинал справки и копии документов.
• По почте – отправка заказным письмом с подтверждением получения.
• Электронно – скан в формате PDF, отправленный на указанный e‑mail.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли запросить документы, если я не являюсь сотрудником РЖД?

Да. Любой гражданин может обратиться за архивными справками, однако в заявлении необходимо
указать законный интерес (например, исследовательская работа, семейные вопросы).

Какая пошлина взимается за выдачу копий?

Ставка пошлины зависит от объёма и типа документа. Обычная копия (односторонний скан) – от 100 до 300 руб.
Точная стоимость уточняется в отделе архивов при подаче запроса.

Можно ли получить документ в электронном виде?

Да. При подаче через портал Госуслуги или указав e‑mail в заявлении архив может выслать
сканированную копию в формате PDF.

Сколько времени хранится запрос в архиве?

Запросы хранятся в реестре запросов в течение 5 лет, после чего могут быть удалены,
если не требуется дальнейшее обслуживание.

Пример письма‑запроса в архив РЖД

От: Иванов Иван Сергеевич
Адрес: 191014, г. Санкт‑Петербург, ул. Пушкина, д. 5, кв. 12
Телефон: +7 (921) -23‑45‑67
E‑mail: ivanov.is@example.com

Кому: Директору отдела архивов
Октябрьской железной дороги
Адрес: 191014, г. Санкт‑Петербург, ул. Суворовская, д. 12

Заявление‑запрос

Я, Иванов Иван Сергеевич, паспорт серии 45 12 № 123456, выдан г. УФМС России по г. Санкт‑Петербургу,
прошу выдать мне следующие архивные документы:

Справку о трудовом стаже за период с по г. (дело № РЖД‑1995‑2005‑001);
Копию приказа № РЖД‑2000‑45 «О повышении квалификации сотрудников» от г.;
Выписку из дел по переписке с филиалами ОАО «РЖД» о передаче научно‑технической документации на архивное хранение (дело № РЖД‑2002‑PT‑007).

Основание запроса: необходимость подтверждения стажа для получения пенсионных выплат.

Способ получения: электронная копия (PDF) на указанный e‑mail.

Приложения:
Копия паспорта.
Копия трудовой книжки (страницы 1‑5).
Доверенность № 123 от г. (если запрос подаёт представитель).

Подпись _______________________
Иванов И. С.
 

Оформление запроса в архив РЖД – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения
нормативных требований. Следуя приведённому пошаговому руководству, вы сможете быстро
собрать необходимые документы, правильно оформить письмо‑запрос и получить нужные архивные
справки, копии или выписки без лишних задержек.

Помните: всегда проверяйте актуальность контактных данных архива и наличие необходимых
приложений, иначе ваш запрос может быть отклонён или задержан.

---

Дата публикации: