Научно-информационная деятельность (НИД) является сердцем архивного дела, превращающим массивы хранящихся документов из «мертвого груза» в доступный, понятный и востребованный информационный ресурс. Для государственного архива это не просто вспомогательная функция, а основное назначение, обеспечивающее реализацию конституционных прав граждан на доступ к информации, а также нужды науки, культуры, управления и правасудия.

Нормативно-правовая база и целевое назначение

Деятельность государственных архивов РФ регулируется Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и типовыми положениями. Согласно законодательству, общими чертами, присущими государственным и ведомственным архивам, являются:

• Их целевое назначение — хранение документов и использование для нужд общества;
• Единство методики архивной работы — все виды научно-технической обработки документов, описание дел, порядок нумерации листов, составление заверительных надписей, оформление обложек и описательные статьи одинаковы для всей отрасли.

Ключевым документом, определяющим вектор развития отрасли на современном этапе, является Концепция развития архивного дела в Российской Федерации (проекты на период до 2020 года и последующие периодизации), в которой выделяется приоритет научно-методического, исследовательского и организационного направлений.

Роль Росархива в координации НИД

Федеральное архивное агентство (Росархив) играет ведущую роль в методологическом обеспечении отрасли. В его компетенцию входит:

1. Организация координации деятельности научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов.
2. Оказание методической помощи органам управления архивным делом субъектов РФ, государственным и муниципальным архивам.
3. Научно-исследовательскую и методическую работу в сфере архивного дела и делопроизводства подведомственных федеральных государственных учреждений.
4. Рассмотрение и подготовку заключений на проекты национальных стандартов, организационно-методических документов, промежуточные и итоговые результаты научных исследований, а также их внедрение.

Основные задачи и функции в сфере НИД

В учебно-методической литературе (МДК 02.03 «Методика и практика архивоведения», ПМ.02 «Организация архивной и справочно-информационной работы») цель изучения данной дисциплины формулируется как изучение теоретических и методологических основ научной организации документов, управления ими, процессов и способов работы с документами для их длительной сохранности и использования.

На практике это трансформируется в следующие основные задачи архива:

• Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве.
• Учет и обеспечение сохранности документов.
• Создание научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива — это ключевой элемент НИД.
• Обеспечение пользователям условий для использования архивных документов.
• Информационное обслуживание запросов (справочно-информационная работа).

Ключевые направления научно-информационной деятельности

Создание и совершенствование Научно-справочного аппарата (НСА)

НСА — это система поисковых средств (описания, указатели, реестры, картотеки, базы данных), обеспечивающих доступ к составу и содержанию фондов. Это главный продукт НИД. Работа над НСА включает:

• Научно-техническую обработку документов: разбор дел, проверку сохранности, хронологизацию, восстановление утраченных реквизитов.
• Описание дел (фондовое, описательное): составление описей по единым стандартам (включая описательные статьи — историко-справочные сведения о фонде/описании).
• Составление указателей: по именам, географическим названиям, тематическим рубрикам.
• Создание электронных баз данных и информационно-справочных систем (ИСС): перевод НСА в цифровую среду.

Научно-исследовательская и методическая работа

Архивы не просто применяют готовые методики, а генерируют новые знания:

• Выполнение программ отраслевых научно-исследовательских работ (НИР) по приоритетным темам: теория архивного дела, электронное документооборот, долгосрочное хранение цифровых ресурсов, деклассификация, доступ к архивам.
• Разработка методических рекомендаций, пособий, аналитических обзоров, перечней.
• Практическая значимость аналитических обзоров: они служат информационной основой для разработки методических рекомендаций по представлению системы НСА государственных и муниципальных архивов РФ в сети Интернет.

Справочно-информационное обслуживание пользователей

Это «лицевая» сторона НИД, включающая:

• Выдачу архивных справок, выписок, копий документов;
• Консультирование пользователей по составу фондов и истории учреждений-образователей.
• Организацию работы читальных залов (традиционных и виртуальных).
• Публикацию документов (сборников, путеводителей, альбомов) и размещение цифровых копий на порталах (например, «Архивы России», сайтах архивов).

Цифровая трансформация и представление НСА в Интернете

Современный этап развития НИД неразрывно связан с цифровизацией. Приоритетной задачей, зафиксированной в Концепциях развития и программах Росархива, является создание Единой государственной архивной информационной системы и представление НСА в открытом доступе.

Основные векторы цифровой НИД:

1. Ретроспективное конвертирование НСА: перевод бумажных описей и указателей в машиночитаемый формат (XML/EAD, базы данных).
2. Массовая оцифровка документов: создание электронных копий для удаленного доступа и сохранения оригиналов.
3. Развитие портала «Архивы России» и региональных порталов: обеспечение единой точки входа для поиска по фондам разных архивов.
4. Внедрение технологий ИИ и машинного обучения: автоматическое распознавание текстов (OCR/HTR), извлечение именованных сущностей (NER) для обогащения метаданных.

Важно: Практическая значимость составленного Аналитического обзора заключается, прежде всего, в его использовании в качестве информационной основы для разработки методических рекомендаций по представлению системы научно-справочного аппарата государственных и муниципальных архивов Российской Федерации в сети Интернет.

Организационная структура обеспечения НИД

В структуре крупных государственных архивов (и в управлении Росархива) выделяются специализированные подразделения:

• Отделы научно-справочной работы / Отделы использования документов: прямая работа с пользователями, составление НСА, издание путеводителей.
• Отделы организационной работы и мониторинга / Методические отделы: координация НИР, контроль за соблюдением стандартов, внедрение новых методик.
• Центры оцифровки / Отделы информатизации: техническое обеспечение цифровых процессов.

На федеральном уровне Управление государственной политики и нормативно-правового регулирования Росархива (в т.ч. Отдел организационной работы и мониторинга) курирует научно-методическую работу подведомственных учреждений.

Образовательный аспект: подготовка кадров для НИД

Качественная НИД невозможна без высококвалифицированных архивистов. В системе СПО и ВПО (МДК 02;03 «Методика и практика архивоведения») формируются компетенции:

• Умение применять единые научные и методические принципы обработки документов.
• Навыки создания НСА (традиционного и электронного).
• Знание нормативной базы и стандартов (ГОСТ Р 7.0.100-2018 и др.).
• Умение работать с ИСС и порталами открытых данных.

Перспективы и вызовы (на 2026 год и далее)

На текущий момент (июль 2026 г.) перед научно-информационной деятельностью архивов стоят острые вызовы:

Научно-информационная деятельность государственного архива, это комплексный, системный процесс, охватывающий весь жизненный цикл документа: от момента его поступления в архив (комплектование, учет) через научную обработку и создание НСА до предоставления пользователю в удобной форме (бумажной или цифровой).

Успех этой деятельности определяется тремя столпами:

1. Методическая единообразие (стандарты, рекомендации Росархива, наука архивоведения).
2. Технологическое оснащение (ИСС, порталы, оборудование для оцифровки).
3. Человеческий потенциал (архивисты-исследователи, методисты, IT-специалисты).

Только их синергия позволяет государственному архиву выполнять свою главную миссию, быть надежным хранилищем национальной памяти и эффективным инструментом информационного обеспечения общества и государства.