В любой организации, где ведётся систематическое хранение документов, существует должность, отвечающая за
сохранность, упорядочивание и доступность архивных материалов. Эта позиция имеет несколько официальных
названий, которые могут различаться в зависимости от типа организации (государственная, муниципальная,
коммерческая) и уровня её структуры. В статье мы разберём, какие названия употребляются, какие функции
выполняет руководитель архива, какие требования предъявляются к кандидатам и как правильно оформить
эту должность в трудовом документе.
Основные названия должности
В нормативных актах и в практике управления документами встречаются следующие варианты названий:
- Начальник архива – общее название, часто используется в вакансиях и в официальных инструкциях.
- Заведующий архивом – традиционный термин, характерный для государственных и муниципальных учреждений.
- Руководитель архивного отдела – применяется, когда архив является отдельным отделом внутри более крупной структуры.
- Директор архива (центра хранения документации) – высший уровень руководства, характерный для крупных организаций,
где архив представляет собой самостоятельное подразделение. - Руководитель службы архива – термин, встречающийся в некоторых государственных учреждениях.
Должностные обязанности
Независимо от названия, обязанности начальника архива в большинстве случаев совпадают. Ниже представлена типовая
должностная инструкция (пример), составленная на основе нормативных документов и практики.
| № | Обязанность | Краткое описание |
|---|---|---|
| 1 | Организация работы архива | Разрабатывает и внедряет порядок ведения архивного дела, регламентирует процессы приёма, учёта, хранения и выдачи документов. |
| 2 | Контроль за сохранностью документов | Обеспечивает физическую и юридическую защиту архивных материалов, отвечает за соблюдение требований по охране и консервации. |
| 3 | Систематизация и классификация | Устанавливает классификационные схемы, отвечает за правильную индексацию и метаданные архивных фондов. |
| 4 | Управление персоналом | Подбирает, обучает и распределяет сотрудников отдела, формирует графики, проводит аттестацию. |
| 5 | Взаимодействие с другими подразделениями | Консультирует отделы и подразделения организации по вопросам доступа к архивным материалам, привлекает специалистов других отделов к решению задач. |
| 6 | Подготовка отчётности | Составляет отчёты о состоянии архивных фондов, подготовку статистических данных и планов развития. |
| 7 | Обеспечение доступа | Организует предоставление документов пользователям, контролирует соблюдение правовых ограничений (секретность, конфиденциальность). |
| 8 | Разработка и внедрение ИТ‑решений | Участвует в выборе и внедрении электронных систем управления документами (ЭДО, архивные системы). |
Требования к квалификации
Для занятия должности начальника архива (заведующего архивом) обычно предъявляются следующие требования:
- Образование: высшее профессиональное образование в области архивного дела, библиотековедения,
истории, информационных технологий или смежных дисциплин. - Опыт работы: не менее 2–3 лет в сфере архивного дела, делопроизводства или управления документами.
Для позиций уровня «директор архива» опыт может увеличиваться до 5–7 лет. - Профессиональные навыки:
- Знание нормативно-правовых актов в сфере архивного дела (ФЗ «Об архивных фондах», ГОСТы, методические указания).
- Умение работать с классификационными системами (ИСО 15489, МЭК, ОКПДТР).
- Опыт работы с электронными архивными системами (ЭДО, ECM, системы управления цифровыми архивами).
- Навыки руководства персоналом, планирования и организации труда.
- Личностные качества: ответственность, внимательность к деталям, аналитическое мышление, умение работать в команде.
Оформление должности в трудовом документе
Официальное оформление должности начинается с приказа руководителя организации. Примерный шаблон приказа:
Приказ № ___
«____» __________ 20__ г.О назначении заведующего архивом (начальника архивного отдела)
В соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними нормативными актами
Назначить А. И. Иванова на должность заведующего архивом организации «ООО «Пример».
Установить размер оплаты труда в размере ____ руб./мес.
Утвердить должностную инструкцию, прилагаемую к данному приказу.
Контроль за исполнением приказа возложить на директора по административно‑хозяйственной деятельности.Подпись ____________ (Иванов И.И.) Директор
В должностной инструкции указываются:
- наименование должности;
- подразделение, в которое входит архив;
- основные и дополнительные обязанности;
- требования к квалификации и опыту;
- права и ответственность.
Перспективы карьерного роста
Начальник архива может продвигаться по карьерной лестнице в нескольких направлениях:
- Повышение внутри организации: от заведующего архивом к руководителю отдела архивного дела, далее – директору архива или центра хранения документации.
- Переход в государственный сектор: работа в государственных архивах, областных, региональных и федеральных учреждениях.
- Экспертная деятельность: участие в разработке нормативных актов, консультирование по вопросам архивного дела, преподавание в вузах.
- Специализация в ИТ: управление электронными архивными системами, внедрение цифровых решений, роль «архивный ИТ‑менеджер».
Название должности, отвечающей за управление архивом, может варьироваться – от начальника архива до
директора архива или заведующего архивом. Независимо от термина, ключевыми задачами являются
организация работы с документами, их сохранность и обеспечение доступа. Для успешного выполнения этих
функций требуется профильное образование, опыт работы в архивном деле и развитые управленческие навыки.
Оформление должности происходит через приказ организации, где указывается должностная инструкция,
соответствующая требованиям Трудового кодекса и отраслевых нормативов.
Если вы планируете построить карьеру в архивной сфере, обратите внимание на официальные квалификационные
справочники (например, ЕКС 2024) и следите за изменениями в законодательстве о хранении и использовании
документов – это поможет оставаться востребованным специалистом и успешно продвигаться по карьерной лестнице.