Архивное дело в Российской Федерации регулируется комплексом нормативных правовых актов, ключевым из которых является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данный закон впервые на законодательном закрепил разделение Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) на две составные части: государственную и негосударственную. Ниже представлен подробный анализ правового статуса, состава и режима обращения с негосударственной частью архива.
Законодательное определение и правовая природа
Согласно статье 6 ФЗ № 125-ФЗ, негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в частной, общественной, религиозной и иных формах собственности, за исключением муниципальной собственности (которая относится к государственной части).
Ключевым критерием отнесения документов к негосударственной части является форма собственности на архивные документы. В соответствии со статьей 15 ФЗ № 125-ФЗ, к частной собственности относятся архивные документы:
- Организаций, действующих на территории РФ и не являющихся государственными или муниципальными (негосударственные организации), в т.ч. общественных объединений — со дня их регистрации в соответствии с законодательством об общественных объединениях, и религиозных объединений — после отделения церкви от государства.
- Физических лиц (личные архивы, семейные архивы, архивы известных деятелей культуры, науки, политики и т.д.).
- Документы иных некоммерческих и коммерческих организаций, не входящих в сектор госсектора.
Таким образом, негосударственная часть — это совокупность архивных документов, право собственности на которые принадлежит субъектам частного права (юридическим лицам негосударственного права и физическим лицам).
Состав и источники формирования
Негосударственная часть АФ РФ формируется за счет:
- Документов, созданных в деятельности негосударственных организаций (коммерческих компаний, фондов, ассоциаций, НКО, религиозных организаций, партий, профсоюзов и др.).
- Личных архивов граждан (документы личного происхождения: переписка, дневники, рукописи, фото/видеоматериалы, документы об образовании, трудовой деятельности и т.д.).
- Архивов ликвидированных негосударственных организаций, если они не были переданы в государственные архивы в установленном порядке.
- Документов, переданных в собственность негосударственным архивам или физическим лицам из государственной части (например, в порядке безвозмездной передачи или продажи дубликатов, если это предусмотрено законом).
Важный нюанс: Согласно методическим рекомендациям Росархива и ответам на часто задаваемые вопросы, документы Архивного фонда РФ могут храниться в архиве негосударственной организации временно, если они образовались в деятельности государственной или муниципальной организации, на базе которой возникла негосударственная организация (например, при приватизации или реорганизации госучреждения), и были включены в Архивный фонд до момента реорганизации. Однако право собственности на такие документы может оставаться за государством, что требует четкого разграничения при учете.
Места хранения негосударственных архивов
Закон не предписывает обязательное хранение негосударственных архивов исключительно в государственных учреждениях. Документы негосударственной части АФ РФ могут храниться:
- В самих негосударственных организациях — в их корпоративных архивах (архивах организаций-создателей).
- В специализированных негосударственных архивах — созданных в форме некоммерческих организаций, фондов, автономных некоммерческих организаций для хранения историко-культурного наследия (например, архивы партий, движений, частные архивы писателей, ученых).
- У физических лиц — в домашних/личных архивах.
- В государственных архивах, библиотеках и музеях — на основании договоров о передаче в безвозмездное пользование, хранение или дарения. В этом случае документы не переходят в государственную собственность, а остаются в негосударственной части АФ РФ, но обеспечиваются государственными гарантиями сохранности.
Портал «Архивы России» подтверждает, что документы АФ РФ в законодательно определенном порядке хранятся постоянно в федеральных государственных архивах, архивах субъектов РФ, муниципальных архивах, а также в организациях (в т.ч. негосударственных), библиотеках и музеях.
Режим доступа и использования
Особенностью негосударственной части является иной (по сравнению с государственной частью) правовой режим доступа к документам.
Право собственника устанавливать условия доступа
Согласно части 1.1 статьи 24 ФЗ № 125-ФЗ (введена ФЗ от № 227-ФЗ), условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением документов, доступ к которым регламентируется законодательством РФ (например, содержащих государственную тайну, персональные данные иные охраняемые законом тайны), устанавливаются собственником или владельцем архивных документов.
Это означает, что:
- Владелец частного архива самостоятельно определяет правила работы читального зала, порядок выдачи документов, возможность копирования, публикации и т.д.
- Ограничения доступа могут вводиться по усмотрению собственника (например, коммерческая тайна организации, воля донора личного архива), а не только по основаниям, перечисленным в законе для госархивов.
- Общие основания отказа в доступе (охраняемая законом тайна, ветхое состояние документа) действуют универсально.
Обязанности владельцев негосударственных архивов
Несмотря на автономию в вопросах доступа, владельцы негосударственных архивов (как организации, так и физические лица) несут обязанности, предусмотренные ст. 16 ФЗ № 125-ФЗ:
- Обеспечивать сохранность архивных документов.
- Проводить их научную обработку (организацию, описание, инвентаризацию).
- Создавать справочно-поисковые средства.
- Обеспечивать учет архивных документов.
Неисполнение этих обязанностей может повлечь административную ответственность (КоАП РФ) и обязательство передать документы в государственный архив для обеспечения их сохранности (в исключительных случаях, по решению суда или уполномоченного органа).
Проставление апостиля и правовое значение документов
Согласно Административному регламенту Росархива (утв. приказом от № 94), проставление апостиля на архивных справках, выписках и копиях, подготовленных федеральными государственными архивами, производится в установлено на документах, исходящих из негосударственной части, но хранящихся в госархивах. Для документов, хранящихся в негосударственных архивах, процедура легализации (апостиля) может отличаться и часто требует нотариального заверения копий/переводов с последующим обращением в территориальные органы Минюста.
Исторический контекст и значение разделения
Впервые разделение АФ РФ на государственную и негосударственную части было закреплено законодательно именно в ФЗ № 125-ФЗ 2004 года. До этого (в советское время) существовала единая государственная архивная фондовая система, а понятие «негосударственный архив» практически отсутствовало или имело иной смысл (архивы общественных организаций считались частью единой системы).
Признание негосударственной части отразило реальный плюрализм форм собственности в постсоветской России и необходимость правовой защиты архивного наследия, находящегося в частных руках. Оно позволило:
- Легализовать существование частных и общественных архивов.
- Определить круг лиц, несущих ответственность за сохранность документов.
- Установить баланс между частными интересами собственников и общественным интересом сохранения исторической памяти.
Резюме: ключевые отличия негосударственной части
| Характеристика | Государственная часть АФ РФ | Негосударственная часть АФ РФ |
|---|---|---|
| Форма собственности | Федеральная, субъектов РФ, муниципальная | Частная, общественная, религиозная, иные (кроме мун.) |
| Субъекты-владельцы | Россия, субъекты РФ, муниципальные образования | Негосударственные организации, физические лица |
| Места хранения | Государственные архивы (федеральные, региональные, муниципальные) | Архивы организаций-создателей, специализированные негосударственные архивы, домашние архивы, госархивы (по договору) |
| Режим доступа | Единый, устанавливается законом (ФЗ № 125-ФЗ, Постановление Правительства РФ № 1124 и др.) | Устанавливается собственником (за исключением случаев, регламентированных законом: гос. тайна, перс. данные и др.) |
| Обеспечение сохранности | Государственные гарантии, бюджетное финансирование | За счет средств собственника; гос. поддержка возможна по конкурсам/программам |
| Передача в гос. собственность | Не требуется (уже в гос. собственности) | Возможна добровольно (дарение) или принудительно (суд, при угрозе гибели) |
Негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации представляет собой значительный и динамично развивающийся сегмент архивной сферы. Она включает в себя документы коммерческих структур, общественных движений, религиозных организаций и личные архивы граждан. Ключевая особенность правового режима, прерогатива собственника определять условия доступа к этим документам, что отличает их от документов государственной части, доступ к которым строго регламентирован федеральным законодательством.
Для исследователей, юристов и архивистов важно помнить: обращение к документам негосударственной части требует предварительного согласования с владельцем архива, а их правовое значение (например, для подтверждения стажа, прав на недвижимость, реабилитации) равносильно государственным документам при условии соблюдения процедур их получения и заверения.
Статья подготовлена на основе текста Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», нормативных актов Федерального архивного агентства (Росархива), разъяснений КонсультантПлюс и информации с портала «Архивы России». Актуально на .