В работе с архивами часто возникает ситуация, когда обращение гражданина или организации относится не к профильному фонду учреждения. Такие запросы называются непрофильными. Ниже подробно рассмотрены их особенности, порядок обработки, сроки и рекомендации по оформлению.

Что считается непрофильным запросом?

Непрофильным считается запрос, который:

• касается документов, не хранящихся в данном архиве (например, запрос о земельных книгах в архиве, где хранятся только дела судов);
• требует проведения исследований, выходящих за рамки обычного поиска по описям (генеалогическое исследование рода, составление полной биографии и т.п.);
• содержит расплывчатые формулировки типа «пожалуйста, проведите генеалогическое исследование моего рода по фамилии …»;
• запрашивает информацию, затрагивающую права и интересы третьих лиц без необходимых подтверждающих документов (нотариально оформленное согласие, справка о родстве и др.).

Как отмечают источники, большинство людей ошибочно формулируют запрос в виде «Прошу провести генеалогическое исследование моего рода по фамилии …», что сразу приводит к отказу или предложению самостоятельно искать в архиве.

Нормативная база и порядок исполнения

Федеральное законодательство

Исполнение запросов граждан и организаций регулируется:

• Федеральным законом «О государственном архивном деле в Российской Федерации»;
• Приказами Росархива и нормативными актами субъектов РФ;
• Положениями о социально‑правовом характере запросов (см. «Вестник архивиста» – ОСОБЕННОСТИ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАПРОСОВ СОЦИАЛЬНО‑ПРАРХИВНОГО ХАРАКТЕРА).

Сроки исполнения

Согласно КонсультантПлюс (пункт 8.2):

• Исполнение запросов, требующих только научно‑справочного аппарата архива – не более 15 дней с момента регистрации обращения;
• Пересылка непрофильного запроса по принадлежности в другую организацию и уведомление заявителя – в течение 5 дней с момента обращения.

Что происходит с непрофильным запросом?

По правилам, изложенным в материалах Объединённого архива Санкт‑Петербургского государственного университета:

1. При получении обращения, не относящегося к составу хранящихся документов, архив оформляет сопроводительное письмо (подписанное руководителем).
2. Запрос вместе с письмом пересылается в соответствующую организацию (другой архив, государственный орган или учреждение) в установленный законодательством срок.
3. Одновременно инициатору направляется уведомление о переадресации (письмо о переадресации запроса).

Как правильно оформить запрос, чтобы избежать отказа?

Сотрудники архивов не приветствуют расплывчатые и масштабные формулировки. Чтобы запрос был принят к исполнению, необходимо:

• Конкретизировать объект поиска – указать точное название документа, номер дела, дату, фамилию, имя, отчество и, если возможно, даты жизни лица;
• Ограничить запрос одним‑двумя конкретными вопросами (например, «Пожалуйста, укажите дату и место рождения Иванова Ивана Ивановича, 1890 г.р.»);
• Приложить подтверждающие документы – копию паспорта заявителя, нотариально заверенное согласие на обработку персональных данных третьих лиц, справку о родстве (если запрос касается информации о других лицах);
• Избегать фраз типа «проведите генеалогическое исследование» – вместо этого попросить предоставить конкретные справки или выписки из конкретных дел;
• Указать цель запроса (например, «для оформления наследства», «для подтверждения права на льготу», «для составления семейного древа»);
• Соблюсти форму – запрос подаётся в письменном виде (на бумаге или в электронном виде согласно требованиям конкретного архива) и содержит реквизиты заявителя (ФИО, адрес, контактный телефон, e‑mail).

Пример корректного запроса

Уважаемые сотрудники Государственного архива Российской Федерации (ГАРФ)!

Прошу предоставить архивную справку по следующему запросу:

• ФИО лица: Иванов Иван Иванович;
• Даты жизни: – ;
• Место рождения: с. Петровка, Тамбовская губерния;
• Интересующий период: служба в Красной Армии (1918‑1922 гг.).

В справке прошу указать: воинское звание, должность, награды, место службы и дату увольнения.

Прилагаю копию своего паспорта и нотариально заверенное согласие на обработку персональных данных (в случае, если запрос затрагивает данные третьих лиц).

С уважением,
Петров Алексей Сергеевич,
тел.: +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: petrov@example.com

Что делать, если запрос всё‑равно оказался непрофильным?

Если архив определил, что ваш запрос не относится к его фондам, вы получите:

1. Уведомление о переадресации (письмо о переадресации запроса) с указанием организации, куда запрос направлен;
2. Копию сопроводительного письма, направленного в эту организацию;
3. Информацию о дальнейших действиях (возможность лично подать запрос в указанную организацию или дождаться ответа от неё).

Важно:

• Сохранить полученное уведомление – оно подтверждает факт своевременной обработки вашего обращения;
• При необходимости подать запрос повторно, уже в правильное учреждение, приложив копию уведомления о переадресации;
• Следить за сроками: пересылка и уведомление должны быть сделаны в течение 5 дней, а ответ от получающей организации – в соответствии с её внутренними регламентами (обычно не более 30 дней).

Практические советы от специалистов

От адвокатского бюро Кацайлиди и партнеров (Екатеринбург)

Юристы рекомендуют:

• Всегда проверять состав фондов архива на его официальном сайте перед подачей запроса;
• Если сомневаетесь, обратиться за консультацией к сотруднику отдела работы с заявителями;
• При сложных генеалогических запросах рассматривать возможность обращения в специализированные генеалогические центры или к профессиональным исследователям.

Рекомендации от «Наследие Digital»

Сотрудники архива отмечают, что запрос должен быть:

• Кратким (не более одной страницы);
• Содержать конкретные реквизиты документа (номер дела, лист, том);
• Избегать общих фраз вроде «хочу узнать родословную своей фамилии».

Непрофильный запрос в архив – это обращение, которое не относится к профильному фонду учреждения. Его обработка регламентирована законодательством и включает:

1. Регистрацию обращения;
2. Определение непрофильного характера;
3. Пересылку запроса по принадлежности в соответствующую организацию;
4. Уведомление заявителя о переадресации в течение 5 дней;
5. Исполнение запроса получающей организацией в установленные сроки (обычно до 15 дней при работе только со справочным аппаратом).

Чтобы минимизировать риск отказа и ускорить получение нужной информации, следует:

• Формулировать запрос максимально конкретно;
• Прилагать все необходимые подтверждающие документы;
• Избегать расплывчивых формулировок и масштабных генеалогических просьб;
• Предварительно изучить состав фондов архива или проконсультироваться с его сотрудниками.

Соблюдая эти простые правила, вы значительно повысите шансы на получение нужной архивной справки или выписки без лишних задержек и бюрократических препятствий.