В работе государственных архивов важно чётко разграничивать профильные и непрофильные запросы. Последние – это обращения, которые не относятся к составу и содержанию документов, хранящихся в конкретном архиве, либо ответы на которые не входят в компетенцию архивного учреждения. Ниже подробно рассмотрены нормативные основания, порядок действий сотрудников архива и практические рекомендации для заявителей.

Нормативная база

• Административный регламент государственной услуги по исполнению поступающих тематических запросов.
• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Правила предоставления информационных услуг в государственных архивах (пункт 5.9).
• Внутренние инструкции архивов о пересылке непрофильных запросов.

Что считается непрофильным запросом?

К непрофильным запросам относятся:

1. Запросы о предоставлении информации по темам, отсутствующим в фондах данного архива.
2. Запросы, ответы на которые требуют проведения генеалогических исследований, составления родословий или поиска сведений о конкретных лицах, если такие сведения не содержатся в архивных документах.
3. Обращения, выходящие за рамки компетенции архива (например, социально‑правовые запросы, которые РГИА не исполняет).
4. Запросы, содержащие расплывчатые формулировки («хочу узнать родословную своей фамилии», «проведите генеалогическое исследование рода Майских»).

Пример непрофильного запроса: «Прошу предоставить все биографические сведения о моём прадедушке Иванове Иване Ивановиче» – если сведения о данном лице отсутствуют в фондах архива, запрос считается непрофильным.

Порядок обработки непрофильных запросов

Регистрация обращения

Запрос может поступить:

• непосредственно в приёмной (столе справок) архива;
• через ФГУП «Почта России»;
• по электронной почте.

После получения запрос регистрируется в журнале incoming requests;

Предварительная проверка

Сотрудник профильного структурного подразделения проверяет, относится ли запрос к составу хранящихся документов и входит ли ответ в компетенцию архива.

Принятие решения

• Если запрос профильный – формируется ответ в виде информационного письма, архивной справки, копии документа или тематического перечня (срок исполнения – не более 15 дней).
• Если запрос непрофильный – в течение 5 дней с момента регистрации:
• запрос пересылается в соответствующий архив или организацию, где хранятся необходимые документы;
• к пересылаемому запросу прилагается сопроводительное письмо, подписанное руководителем архива;
• заявитель получает уведомление о пересылке и рекомендации, куда обратиться дальше.

Информирование заявителя

Обязательно направляется уведомление о том, что запрос считается непрофильным, с указанием:

• наименования организации, в которую запрос передан;
• контактных данных для дальнейшего общения;
• ссылки на сайт Справочно‑информационного центра федеральных государственных архивов (если имеется).

Сроки исполнения

Рекомендации по уменьшению количества непрофильных запросов

Согласно пункту 3.1.4 административного регламента, на сайте архивного учреждения следует разместить:

• Чёткое описание состава и тематического направления фондов (что хранится, а что – нет).
• Примеры корректно formulated запросов (конкретные даты, фамилии, номера дел).
• Ссылки на смежные архивы и организации, где можно получить информацию по смежным темам.
• Инструкцию по подаче запроса: как избежать расплывчатых формулировок, какие данные обязательно указать (ФИО, даты, номера дел и т.д.).
• Контактные данные справочно‑информационного центра для консультаций перед подачей заявления.

Практический пример работы с непрофильным запросом

1. Гражданин Иванов А.П. отправляет электронное письмо: «Хочу узнать все сведения о своей фамилии Иванов».
2. Сотрудник регистрирует запрос, проверяет фонды – обнаруживает, что в архиве хранятся только документы по конкретным историческим событиям, а не общие сведения о фамилиях.
3. Поскольку запрос непрофильный, в течение 5 дней готовится сопроводительное письмо и запрос направляется в Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ), где ведётся работа по фамильным справочникам.
4. Заявителю отправляется уведомление: «Ваш запрос передан в ГАРФ (адрес, телефон, e‑mail). Ожидайте ответа от них в установленные сроки».
5. Если заявитель уточнит запрос (например, попросит справку о конкретном лице Иванове Иване Ивановиче, проживавшем в 1902 году в г. Москве и работавшем на заводе «Красный пролетарий»), запрос может стать профильным и будет обработан в течение 15 дней.

Непрофильные запросы – неотъемлемая часть работы архивов. Чёткое понимание их природы, соблюдение установленных сроков и прозрачное информирование заявителей позволяют минимизировать недопонимания и повысить эффективность обслуживания пользователей. Архивные учреждения должны активно использовать свои информационные ресурсы (сайты, справочные центры, инструкции) для того, чтобы заявители могли самостоятельно определить, к какому архиву следует обращаться с их вопросом, а сотрудники – оперативно перенаправлять непрофильные обращения в нужные учреждения.