Номенклатура архива отдела кадров – это систематизированный перечень всех видов документов, которые хранятся в кадровом архиве организации․ Правильно построенная номенклатура позволяет быстро находить нужные материалы, обеспечивает их сохранность и упрощает процесс управления персоналом․

Цели и задачи формирования номенклатуры

• Обеспечение правильного классифицирования и систематизации кадровых документов․
• Сокращение времени поиска нужных материалов․
• Соблюдение требований трудового законодательства и нормативных актов о хранении документов․
• Упрощение процесса передачи дел при реорганизации, ликвидации или смене руководства․
• Подготовка к проведению аудитов и проверок со стороны контролирующих органов․

Общие принципы построения номенклатуры

1. Единство классификации – все документы должны быть распределены по единой системе кодов и названий․
2. Логичность и наглядность – структура должна быть понятна как сотрудникам отдела кадров, так и другим подразделениям․
3. Гибкость – возможность добавления новых категорий без нарушения общей схемы․
4. Соответствие нормативным требованиям – учитываются сроки хранения, порядок уничтожения и особенности конфиденциальности․

Классификационная система номенклатуры

Номенклатура обычно делится на разделы, подразделы и категории․ Ниже представлена типовая схема, которую можно адаптировать под конкретную организацию․

Разделы

• Персональные дела сотрудников
• Трудовые договоры и соглашения
• Документы по аттестации и оценке
• Обучение и повышение квалификации
• Внутренние нормативные акты отдела кадров
• Документы по охране труда и безопасности
• Учет рабочего времени и отпусков
• Прочие кадровые документы

Подразделы (пример для раздела 1)

1. Заявления и анкеты при приёме на работу
2. Копии документов, удостоверяющих личность
3. Медицинские справки и результаты обследований
4. Данные о семейном положении и иждивенцах
5. Сведения о предыдущем месте работы
6. Договоры о конфиденциальности и неконкуренции

Категории (пример для подраздела 1․1)

• Заявление о приёме на работу
• Анкета соискателя
• Согласие на обработку персональных данных

Сроки хранения документов

Сроки хранения определяются Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом «О персональных данных», а также отраслевыми нормативами․ Ниже – таблица с типовыми сроками․

Порядок оформления и маркировки документов

1. Каждому документу присваивается уникальный код в соответствии с номенклатурой (например, 1․1․2‑2023‑001)․
2. На обложку или в шапку документа наносится название раздела и подраздела, а также дата создания․
3. Для конфиденциальных материалов используется маркировка «СЕКРЕТ», «ЛИМИТ», «Только для HR»․
4. Все папки и ящики снабжаются этикетками с указанием кода, названия и срока хранения․

Организация физического и электронного хранения

Физический архив

• Размещение документов в закрытых шкафах с ограниченным доступом․
• Соблюдение условий хранения: температура 18‑22°C, влажность 45‑55%․
• Регулярный инвентаризационный контроль (не реже одного раза в год)․

Электронный архив

Электронный архив позволяет ускорить поиск и обеспечить резервное копирование․

• Использовать систему электронного документооборота (СЭД) с поддержкой метаданных․
• Для каждого файла указывать те же коды, что и в бумажных документах․
• Обеспечить шифрование и контроль доступа (роли: HR‑менеджер, руководитель, аудитор)․
• Регулярно выполнять резервное копирование на внешние носители и в облако․

Доступ к архиву и порядок выдачи документов

1. Запрос оформляется в письменной форме (бумажный бланк или электронный запрос)․
2. Ответственный сотрудник проверяет наличие запрашиваемого документа в номенклатуре․
3. При выдаче бумажного оригинала оформляется акт выдачи с подписью получателя․
4. Для электронных копий используется журнал доступа с записью даты, времени и имени пользователя․
5. Все действия фиксируются в журнале контроля доступа в течение установленного срока (не менее 3 лет)․

Уничтожение устаревших документов

Уничтожение производится только после истечения установленного срока хранения и в соответствии с приказом руководства․

• Для бумажных документов – шрединг (мелкая резка) или сжигание в специализированных учреждениях․
• Для электронных файлов – безвозвратное удаление с последующей проверкой журналов․
• Оформляется акт об уничтожении, который подписывается ответственным за архив и руководителем отдела․

Лучшие практики внедрения номенклатуры

• Провести аудит текущих документов и сравнить их с предложенной схемой․
• Разработать инструкцию по работе с номенклатурой и обучить персонал․
• Внедрить автоматизированную систему классификации (например, с использованием штрих-кодов)․
• Регулярно проводить ревизию и обновлять номенклатуру в соответствии с изменениями законодательства․
• Обеспечить контроль качества – проверять правильность маркировки и соответствие сроков хранения․

Номенклатура архива отдела кадров – это фундаментальный инструмент, который упрощает управление кадровой документацией, повышает эффективность работы HR‑подразделения и гарантирует соблюдение правовых требований․ Правильно построенная система классификации, четко определённые сроки хранения и надёжные процедуры доступа и уничтожения позволяют организации минимизировать риски, связанные с потерей или утечкой информации, а также экономить время сотрудников․

Внедрение номенклатуры требует участия как руководства, так и специалистов отдела кадров, но результаты – упорядоченный архив, быстрый поиск нужных документов и уверенность в юридической чистоте – стоят затраченных усилий․

Автор статьи: ChatGPT, 2026 г․