Номенклатура архивного фонда – это систематизированный перечень дел (деловых, бухгалтерских, кадровых, технических и др․), в которых находятся документы документального фонда организации․ Она служит основным инструментом учёта, комплектования, хранения и использования архивных документов в государственных, муниципальных и коммерческих организациях․

Правовое регулирование

Согласно Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации (утверждённым постановлением Правительства РФ от № 2243), а также пункту 7 тех же правил, номенклатура дел обязана составляться в:

• государственных органах;
• органах местного самоуправления;
• организациях, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов․

Документ утрачивает силу, если не прошёл согласование и утверждение в установленном порядке․

Основные понятия

2․1 Что такое номенклатура дел?

Это совокупность названий дел (разделов, подпапок) с указанием:

• краткого наименования дел;
• срока хранения (в соответствии с нормативными сроками);
• особых отметок (например, ДМН – «до минования надобности»);
• указания на наличие электронных реестров․

2․2 Виды номенклатур

1. Структурная номенклатура – формируется по подразделениям (отделы, управления)․
2. Тематическая номенклатура – группирует документы по тематикам (финансы, кадры, охрана труда и т․п․)․
3. Сводная номенклатура – объединённый перечень, составляемый службой ДОУ на основе номенклатур всех подразделений․

Процесс создания номенклатуры дел

3․1 Этапы составления

1. Сбор информации – анализ текущих дел, интервью с руководителями подразделений․
2. Разработка проекта – формирование списка дел, указание сроков хранения, отметок ДМН, указание ответственных лиц․
3. Согласование – проект передаётся в юридический отдел и в архивную службу для проверки соответствия нормативным актам․
4. Утверждение – приказом руководителя организации (или уполномоченного органа) номенклатура официально утверждается․
5. Внедрение – занесение данных в автоматизированную систему (1С‑КПД, «Облачный архив», «Архивное дело»)․

3․2 Образец приказа об утверждении номенклатуры

ПРИКАЗ № ___
от «__» __________ 2026 г․
Об утверждении номенклатуры дел организации

В соответствии с пунктом 7 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации
приказываю:
Утвердить номенклатуру дел, представленную в Приложении № 1 к настоящему приказу․
Ответственному за архивное дело (ФИО) обеспечить её внесение в автоматизированную систему «Облачный архив» в срок до г․
Руководителям подразделений обеспечить соблюдение сроков хранения, указанных в номенклатуре․
Контроль – заместитель директора по административным вопросам․

Сроки хранения документов

Сроки хранения определяются нормативными актами (Федеральный закон № 125‑ФЗ, Приказ Минкультуры РФ № 441, и др․)․ Ниже – типовые сроки для наиболее распространённых видов дел (по состоянию на 2026 год):

Автоматизация номенклатуры

Современные организации используют автоматизированные системы (АС) для:

• введения и актуализации перечня дел;
• контроля сроков хранения и автоматического формирования заданий на уничтожение;
• учёта поступления и выбытия документов;
• формирования отчётов для контролирующих органов․

Популярные решения:

• 1С‑КПД «Архивное дело»;
• «Облачный архив» (SaaS‑сервис);
• Электронные реестры в рамках корпоративных ERP‑систем․

Практические рекомендации

6․1 Как избежать типичных ошибок

• Не указывать сроки хранения – приводит к несанкционированному хранению и штрафам․
• Смешивание бумажных и электронных форматов без указания типа – усложняет поиск․
• Отсутствие ответственного лица – затрудняет контроль за выполнением приказов․

6․2 Как проводить ежегодную актуализацию

1. Проверить соответствие реального содержания дел заявленным в номенклатуре․
2. Обновить сроки хранения в случае изменения нормативных требований․
3. Согласовать изменения с архивной службой и утвердить их приказом․
4. Внести изменения в АС и сформировать список документов, подлежащих уничтожению․

Пример номенклатуры дел организации (2026 г․)

Приложение № 1
К Приказу № ___ от «__» __________ 2026 г․

№ | Наименование дел | Срок хранения | Примечание
---|-------------------|----------------|-----------
1 | Финансово‑бухгалтерская документация | 5 лет | Период: 2021‑2025
2 | Налоговые декларации и расчёты | 4 года | С даты подачи
3 | Трудовые договоры и личные дела | 50 лет | ДМН – нет
4 | Кадровая документация (приёмы, переводы) | 30 лет | ДМН – нет
5 | Документы по охране труда | 30 лет | ДМН – нет
6 | Корпоративные нормативные акты | Бессрочно | ДМН – нет
7 | Документы общественной организации (профсоюз) | 10 лет | ДМН – до минования надобности
8 | Электронные реестры договоров | 5 лет | Хранение в системе 1С‑КПД

Номенклатура архивного фонда – ключевой документ, без которого невозможно обеспечить законность, эффективность и экономию ресурсов при работе с архивными материалами․ Правильное её составление, согласование и автоматизация позволяют:

• сократить риск штрафов за нарушение сроков хранения;
• упростить поиск и использование документов;
• обеспечить прозрачность работы архивных подразделений;
• подготовить организацию к проверкам контролирующих органов․

Регулярный пересмотр номенклатуры, внедрение современных АС и чёткое распределение ответственности – залог надёжного архивного дела в любой организации․

Составлено на основе открытых источников (КонсультантПлюс, методические рекомендации Минкультуры РФ, публикации на порталах arhivi․net и др․) от ․