Номенклатура дел — это основной учетный и справочный документ любого архива, определяющий состав, структуру и сроки хранения документов. Для муниципального архива этот документ имеет особое значение, поскольку регулирует сохранность документального наследия местного самоуправления, обеспечивает доступ к информации для органов власти, организаций и граждан. В статье подробно разбираются правовые основы, структура, виды, процедура утверждения и актуализации номенклатуры дел муниципального архива.

Правовая основа формирования номенклатуры дел

Деятельность муниципальных архивов в Российской Федерации регулируется комплексом нормативных правовых актов. Ключевыми документами, определяющими правила составления номенклатуры, являются:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 14, 18, 22) — задает обязательность формирования номенклатур дел для организаций, образующих архивные документы, подлежащие хранению в государственных и муниципальных архивах.
• Приказ Росархива от № 174 «Об утверждении Инструкции по формированию номенклатуры дел организаций», главный методический документ, регламентирующий структуру, реквизиты и порядок ведения номенклатуры.
• Приказ Росархива от № 260 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности органов местного самоуправления, и сроков их хранения» — базовый документ для типовизации номенклатур органов местного самоуправления (ОМСУ) и муниципальных учреждений.
• Региональные законы об архивном деле — устанавливают особенности передачи дел в муниципальные архивы субъекта РФ.
• Локальные нормативные акты муниципального образования — постановления главы администрации, распоряжения руководителя архива об утверждении номенклатуры.

Важно: Согласно п. 94 Инструкции (Приказ № 174), номенклатура дел (НД) — это реестр, содержащий систематизированный перечень заголовков всех документов, созданных в организации (муниципальном архиве или передаваемых в него), с указанием сроков их хранения.

Цели и функции номенклатуры дел муниципального архива

Номенклатура дел решает целый комплекс задач, критически важных для архивной работы:

1. Учет и контроль: полный учет всех дел, поступающих в архив на хранение (как из органов местного самоуправления, так и из ликвидированных/реорганизованных муниципальных учреждений).
2. Систематизация: группировка дел по фондам, описям, хронологическому или предметному признаку для обеспечения быстрого поиска.
3. Определение сроков хранения: назначение каждому делу срока хранения (временное — до 10 лет, длительное — более 10 лет, постоянное) на основе типовых перечней и акта экспертизы стоимости документов.
4. Формирование архивного фонда: планирование приема документов, расчет площадей хранения, потребности в контейнерах и стеллажах.
5. Обеспечение доступа: создание основы для составления описей, путеводителей и электронных баз данных (ЭАРС — электронные архивные справочно-поисковые системы).
6. Правовая защита: документация решения о выделении документов на уничтожение или передачу в государственный архив (при ликвидации муниципального архива или смене ведомственной подчиненности).

Виды номенклатур дел в системе муниципального архива

В практике муниципального архива выделяют три основных вида номенклатур, которые взаимодействуют между собой:

Типовая номенклатура дел

Разрабатывается вышестоящим архивным органом (управлением/министерством архивного дела субъекта РФ) или Росархивом для однотипных организаций.

• Пример: Приказ Росархива № 260 (типовая номенклатура для органов местного самоуправления), типовые номенклатуры для муниципальных образовательных учреждений, учреждений здравоохранения, культуры и т.д.
• Статус: Обязательна к применению как база. Организации-производители документов (администрации, департаменты, учреждения) адаптируют её под свою структуру.

Примерная номенклатура дел

Разрабатывается архивным органом субъекта РФ для конкретных отраслей или категорий муниципальных организаций с учетом региональной специфики. Является рекомендательной, но существенно упрощает работу специалистов делопроизводства.

Рабочая (индивидуальная) номенклатура дел

Составляется непосредственно в каждой организации-производителе документов (администрации города/района, муниципальном учреждении) и в самом муниципальном архиве.

• Утверждается ежегодно приказом руководителя организации (архива) не позднее 1 января текущего года.
• Отражает реальную структуру подразделений, специфику деятельности, уникальные серии дел.
• На ее основе формируются дела текущего года.

Номенклатура дел муниципального архива (как учреждения)

Отдельный вид номенклатуры, который ведет архив как юридическое лицо (учреждение). Она включает дела собственного делопроизводства архива (административно-хозяйственная деятельность, кадры, финансы, отчетность) и служебную документацию по учету фондов (журналы учета фондов, описи, акты приема-передачи, реестры выдачи).

Структура и реквизиты номенклатуры дел

Согласно Приказу Росархива № 174, номенклатура дел оформляется в виде таблицы со следующими обязательными колонками (реквизитами):

Процедура разработки и утверждения номенклатуры

Процесс создания рабочей номенклатуры дел на год включает следующие этапы:

1. Подготовительный этап (ноябрь-декабрь предшествующего года):
   • Анализ номенклатуры за прошедший год (какие дела были, какие закрыты, какие продолжаются).
   • Изучение изменений в структуре организации (приказы о реорганизации подразделений, штатном расписании).
   • Проверка актуальности типовых номенклатур (вышли ли новые приказы Росархива/региона).
   • Сбор предложений от структурных подразделений о планируемых новых сериях дел.
2. Проектная работа:
   • Составление проекта номенклатуры специалистом делопроизводства/архивистом.
   • Согласование с руководителями подразделений (ответственными за формирование дел).
   • Согласование с экспертом по оценке стоимости документов (если предусмотрено) или архивным органом (для уникальных серий).
3. Утверждение:
   • Подписание проекта руководителем организации (главой администрации, директором учреждения, руководителем муниципального архива).
   • Издается Приказ «Об утверждении номенклатуры дел на [Год] год».
• Разосланка утвержденной номенклатуры подразделениям.
• Формирование дел строго в соответствии с номенклатурой (нумерация листов, скрепление, оформление обложек).
4. Корректировка в течение года:
   • При возникновении новых видов деятельности, создании новых подразделений или изменении сроков хранения вносится изменения дополнительным приказом. Нумерация дел продолжается сквозно.

Особенности номенклатуры дел, поступающих в муниципальный архив на хранение

Муниципальный архив принимает документы от двух основных источников, и подход к их номенклатуре отличается:

Документы органов местного самоуправления (администраций, советов депутатов)

• Формируються по типовым номенклатурам Росархива (Приказ № 260 и актуальные редакции).
• Структура фонда: фонд = орган управления (администрация города). Описи составляются по годам или по структурным подразделениям.
• Сроки хранения: в основном длительные (10, 50, 75 лет) и постоянные. Временные (до 10 лет) хранятся в архиве организации-производителя до истечения срока, затем уничтожаются или передаются в архив (если выявлена историческая ценность).

Документы муниципальных учреждений (школы, больницы, ДК, ЖЭК и т.д.)

• Каждое учреждение имеет свою индивидуальную номенклатуру, основанную на отраслевых типовых (образование, здравоохранение, культура).
• При ликвидации/реорганизации учреждения дела с истекшим сроком хранения (временные) уничтожаются по акту экспертизы/комиссии, дела с неистекшим сроком и постоянные — передаются в муниципальный архив.
• Задача архива: проверить полноту и правильность оформления переданных дел по номенклатуре учреждения, составить опись приема (формы 1-Арх, 2-Арх) и включить фонд в общий путеводитель по фондам архива.

Собственные дела муниципального архива (как учреждения)

Архив как юридическое лицо также производит документы. Его номенклатура включает:

• Организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения руководителя архива).
• Документы по основной деятельности: журналы учета фондов (ф. 1-Арх), описи фондов (ф. 2-Арх), акты приема-передачи фондов (ф. 3-Арх), реестры выдачи документов (ф. 4-Арх), справки об архивных фондах.
• Кадровые дела (личные дела служащих, табели, приказы по кадрам).
• Финансово-хозяйственные дела (сметы, отчеты, акты приема-передачи имущества).
• Документы по информатизации (базы данных ЭАРС, реестры оцифровки).

Электронные номенклатуры и ЭАРС

Современные муниципальные архивы переводят ведение номенклатур в электронный вид с использованием Электронных архивных справочно-поисковых систем (ЭАРС) (например, «Архивариус», «ЭЛАР», «Документ.Архив», 1С:Архив и др.).

Преимущества электронной номенклатуры:

• Автоматическая генерация обложек дел, этикеток, описей по утвержденной номенклатуре.
• Контроль уникальности номеров дел и индексов.
• Встроенные справочники типовых номенклатур (загрузка из XML/JSON форматов Росархива).
• Автоматический расчет сроков хранения и формирование реестров на уничтожение/передачу.
• Публикация номенклатуры/описей на сайте архива (Открытые данные) для удаленного доступа пользователей.

Требование: Электронная номенклатура должна иметь юридическую силу. Для этого используется электронная подпись (ЭП) руководителя при утверждении, а также ведение журнала изменений (аудит-трейл) в информационной системе.

Типичные ошибки при составлении номенклатуры дел

Несоблюдение правил ведения номенклатуры ведет к хаосу в архиве, потерям документов и нарушению законодательства. Наиболее частые ошибки:

• Несвоевременное утверждение: номенклатура утверждена после 1 января или в середине года. Дела формируются «как получится», нарушается сквозная нумерация.
• Расхождение с типовыми номенклатурами: произвольное сокращение или изменение заголовков дел, установленных Приказом Росархива № 260, без оснований (акта экспертизы).
• Неверное назначение сроков хранения: занижение сроков (риск уничтожения ценных документов) или завышение (перегрузка архива макулатурой, лишние расходы).
• Отсутствие индексов подразделений: невозможно определить автора дела, сложности при формировании описей по структурному принципу.
• Дублирование номеров дел: в одном году два дела под номером 1 (в разных подразделениях без индексов или при сбое нумерации).
• Игнорирование электронных документов: номенклатура ведется только на бумажные дела, а рожденные цифровые документы (электронные приказы, сканы) не учтены или учтены отдельно без привязки к единой системе.
• Отсутствие корректировки при реорганизации: старые индексы и заголовки используются в новой структуре, теряется преемственность.

Контроль за соблюдением номенклатуры

Контроль за правильностью составления и применения номенклатуры осуществляется на нескольких уровнях:

1. Внутренний контроль: архивист/специалист делопроизводства проверяет формирование дел в подразделениях (качественные проверки раз в квартал/полугодие).
2. Входной контроль в архиве: при сдаче дел в архив (по итогам года) проверяется соответствие дела номенклатуре: номер, , срок хранения, оформление обложки, скрепление, нумерация листов. Несоответствующие дела не принимаются к хранению.
3. Внешний контроль (Архивный орган субъекта РФ): плановые и внеплановые проверки состояния делопроизводства и архивов муниципальных образований (ст. 24 ФЗ № 125). Проверяется наличие утвержденной номенклатуры, ее соответствие типовым, полнота отражения дел.
4. Экспертиза стоимости документов: ежегодная комиссия по экспертизе (при наличии) или раз в 5 лет (для органов власти) уточняет сроки хранения, которые вносятся в номенклатуру последующих лет.

Практический алгоритм работы архивариуса с номенклатурой (чек-лист)

1. Январь: Получить утвержденную номенклатуру текущего года от администрации/учреждений. Загрузить в ЭАРС. Распечатать/разослать подразделениям образцы обложек.
2. В течение года: Консультировать секретарей/делопроизводителей по заголовкам новых дел. Вносить изменения в номенклатуру по приказам о реорганизации.
3. Октябрь-ноябрь: Начать подготовку проекта номенклатуры на следующий год. Проанализировать исполнение текущей (какие дела не открылись, какие новые серии нужны).
4. Ноябрь: Согласовать проект с экспертом/архивным органом (при необходимости). Подготовить проект приказа.
5. Декабрь: Утвердить номенклатуру на следующий год. Обеспечить доступность для подразделений с 1 января.
6. При сдаче дел в архив (февраль-март следующего года): Сверять дела с номенклатурой. Составлять описи (ф. 2-Арх) на основе данных номенклатуры. Присваивать фондовым номера.

Номенклатура дел муниципального архива — это не просто формальный отчет, а главный управленческий инструмент, обеспечивающий законность, прозрачность и эффективность архивного дела на местном уровне. Грамотно составленная, своевременно утвержденная и актуализированная номенклатура:

• Гарантирует сохранность архивного фонда муниципалитета.
• Минимизирует риски уничтожения документов постоянного хранения.
• Обеспечивает оперативное предоставление архивных справок гражданам и организациям.
• Оптимизирует затраты на хранение (исключает хранение макулатуры).
• Формирует основу для цифровизации и внедрения «Цифрового архива».

Архиваристы муниципальных архивов должны владеть методикой составления номенклатур идеально, постоянно отслеживать изменения в нормативной базе Росархива и региональных органов, а также внедрять современные информационные технологии (ЭАРС) для перевода номенклатуры в интерактивный, поисковый и открытый для общества ресурс.

Дата актуализации статьи: . Материал подготовлен на основании действующего на указанную дату законодательства (ФЗ-125, Приказы Росархива № 174, № 260 и др.). Перед применением рекомендуется проверить актуальность нормативных актов на официальном сайте Росархива (rosarchiv.gov.ru) и портале «Архивы России» (archiv.ru).