Управление архивами – это система мероприятий, направленных на создание, хранение, использование и утилизацию документов в соответствии с законодательными требованиями и потребностями организации․ Одним из ключевых элементов такой системы являеться номенклатура дел – структурированный перечень дел (деловых единиц), по которым ведётся учет и классификация архивных материалов․

Что такое номенклатура дел?

Номенклатура дел – это официально утверждённый перечень дел, включающий в себя:

• Уникальный код (номер) дела;
• Наименование (тему) дела;
• Краткое описание содержания;
• Ответственное подразделение или лицо;
• Сроки хранения (период обязательного и окончательного хранения);
• Тип документов, относящихся к делу (служебные записки, договоры, отчёты и т․д․)․

Номенклатура дел обеспечивает единую классификацию всех документов организации, упрощая их поиск, контроль доступа и последующее уничтожение или передача в государственный архив․

Зачем нужна номенклатура дел?

Основные цели внедрения номенклатуры дел:

1. Упорядочивание документов и ускорение их поиска․
2. Контроль сроков хранения в соответствии с нормативными актами (ФЗ «Об архивном деле», ГОСТы, отраслевые регламенты)․
3. Обеспечение правильного доступа к конфиденциальной информации․
4. Снижение риска потери или дублирования документов․
5. Подготовка к аудиту и проверкам контролирующих органов․

Основные принципы формирования номенклатуры дел

При разработке номенклатуры дел следует учитывать следующие принципы:

• Полнота и исчерпывающий охват – каждый документ должен быть привязан к какому‑либо делу․
• Уникальность кода – каждый номер дела не должен повторяться в пределах организации․
• Логичность и иерархичность – делам присваиваются коды, отражающие их положение в структуре (например, 01‑00‑00 – «Управление», 01‑01‑00 – «Бухгалтерия», 01‑01‑01 – «Делопроизводство»)․
• Гибкость – возможность добавления новых дел без нарушения существующей структуры․
• Соответствие законодательству – сроки хранения и порядок утилизации должны соответствовать нормативным требованиям․

Этапы внедрения номенклатуры дел в системе управления архивами

Подготовительный этап

На этом этапе проводится анализ текущего документооборота и существующих классификаторов:

• Сбор информации о всех типах документов, их объёмах и местах хранения․
• Определение ответственных подразделений․
• Выявление проблемных зон (дублирование, отсутствие классификации, просроченные документы)․

Разработка структуры номенклатуры

Создаётся иерархическая схема дел, обычно в виде таблицы:

Код | Наименование | Описание | Срок хранения
------|----------------------------------|------------------------------|--------------
01 | Управление | Дела руководства | 5 лет
01-01 | Финансовый отдел | Бюджет, отчётность | 7 лет
01-01-01 | Дела бухгалтерии | Первичные бухгалтерские документы | 7 лет
․․․
 

Для каждой группы указываются правила классификации и сроки хранения․

Утверждение и публикация

Документ с номенклатурой проходит согласование с руководством и юридическим отделом, после чего публикуется в корпоративном портале или в системе электронного документооборота (ЭДО)․

Обучение персонала

Проводятся тренинги для сотрудников, отвечающих за делопроизводство, с целью:

• Обучения правилам присвоения кодов дел․
• Понимания сроков хранения и порядка утилизации․
• Работы с программным обеспечением (см․ раздел 5)․

Внедрение в ИТ‑систему

Интеграция номенклатуры дел в:

• Систему электронного документооборота (SharePoint, 1С:Документооборот, Alfresco и др․)․
• Автоматизированную систему управления архивами (АСУА)․
• Базы данных для контроля сроков хранения․

Мониторинг и корректировка

Регулярный аудит номенклатуры дел позволяет выявлять:

• Неактуальные или устаревшие деловые единицы․
• Изменения в законодательстве, требующие корректировки сроков хранения․
• Проблемы в работе сотрудников (ошибки классификации)․

Инструменты и программное обеспечение

Для эффективного управления номенклатурой дел рекомендуется использовать специализированные решения:

• Электронный документооборот (ЭДО) – 1С:Документооборот, DocuWare, OpenKM․
• Системы управления архивами (АСУА) – ЭРА, Архиватор, Kofax Capture․
• Базы данных – Microsoft SQL Server, PostgreSQL – для хранения справочников дел․
• Системы контроля доступа – LDAP, Active Directory, ролевая модель доступа․

Правовые основы и нормативные документы

При формировании и использовании номенклатуры дел необходимо учитывать:

• Федеральный закон «Об архивном деле» от № 125‑ФЗ․
• ГОСТ Р 7․0․97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу․ Архивные документы․ Общие требования»․
• Приказ Минкультуры России № 30 от «Об утверждении Положения о порядке ведения дел в государственных архивах»․
• Отраслевые регламенты (например, для банков, медицинских учреждений, государственных органов)․

Практические рекомендации

1. Начинайте с малого – сначала классифицируйте основные группы документов, затем расширяйте номенклатуру․
2. Используйте автоматизацию – правила маршрутизации в ЭДО позволяют автоматически присваивать коды дел․
3. Регулярно проверяйте сроки хранения – настройте автоматические уведомления о приближающемся окончании срока․
4. Обеспечьте резервное копирование – архивные данные должны храниться в нескольких местах․
5. Ведите журнал изменений номенклатуры – фиксируйте дату, автора и причину изменения․
6. Проводите ежегодный аудит – проверяйте соответствие реального состояния дел установленным правилам․

Пример простой номенклатуры дел для средней компании

Номенклатура дел – фундаментальная часть системы управления архивами․ Правильно построенная и поддерживаемая классификация позволяет:

• Сократить время поиска нужного документа;
• Обеспечить соблюдение законодательных требований по срокам хранения;
• Уменьшить риски утечки конфиденциальной информации;
• Оптимизировать затраты на хранение и утилизацию архивных материалов․

Внедрение номенклатуры дел требует совместных усилий ИТ‑специалистов, делопроизводителей и руководства, но результат – упорядоченный, безопасный и эффективный архив – стоит затраченных ресурсов․

Дата публикации: 11 июля 2026 г․