Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Номенклатура дел — это основной справочный документ, определяющий состав, систему организации и сроки хранения дел, образующихся в деятельности органа записи актов гражданского состояния (ЗАГС). Грамотно составленная номенклатура обеспечивает законность делопроизводства, сохранность документов и быстрый доступ к информации.

В статье подробно разбирается структура номенклатуры отдела ЗАГС, нормативная база, порядок утверждения и особенности учета электронных документов на 2026 год.

Нормативная правовая база

Формирование номенклатуры дел отдела ЗАГС регулируется иерархией нормативных актов:

Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 12, 14, 22), базовые требования к учету и хранению документов.
Федеральный закон от № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», определяет уникальные функции ЗАГС, формирующие специфический состав дел (книги записей актов, справки, медицинские свидетельства о смерти и др.).
Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении типовых номенклатур управленческой документации…», основной методологический документ для формирования разделов управленческого архива.
Приказ Минюста России от № 226 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения делопроизводства в органах записи актов гражданского состояния» — регламентирует специфику делопроизводства именно в ЗАГС.
Примерные номенклатуры дел, утверждаемые Главными управлениями ЗАГС субъектов РФ (например, Управлением ЗАГС города Москвы) для подведомственных отделов.

Важно: Отдел ЗАГС (как структурное подразделение Главного управления/Управления ЗАГС субъекта) обязан разработать свою номенклатуру на основе типовой/примерной, учитывая свою специфику (объем работы, наличие архива, подведомственных территорий).

Структура номенклатуры дел: классическая схема

Номенклатура представляет собой систематизированный перечень наименований дел, разбитый на разделы (блоки), соответствующие функциям отдела. Типовая структура включает 5–7 основных разделов:

Раздел I. Управленческая документация (Общеорганизационная) — документы, общие для любой организации.
Раздел II. Документация по основной деятельности (Специфическая для ЗАГС) — ядро архива отдела: акты гражданского состояния.
Раздел III. Кадровая документация (Персональные дела).
Раздел IV. Учетно-финансовая и отчетная документация.
Раздел V. Документация по материально-техническому обеспечению и охране труда.
Раздел VI. Документация по информатизации и защите информации (актуально для ЕГР ЗАГС и ЭДО).
Раздел VII. Временные комиссии, рабочие группы, проверки (при необходимости).

Детальная расшифровка разделов (Примерный состав дел на 2026 год)

Раздел I. Управленческая документация

Сформирован на основе Приказа Росархива № 236 (Типовая номенклатура управленческой документации);

Уставные документы: Устав отдела, Положение об отделе, Лицензии (если применимо), Свидетельства о регистрации.
Плановая и отчетная документация: Планы работы отдела (годовые, квартальные), Отчеты о работе (годовые, аналитические), Показатели эффективности деятельности.
Организационно-распорядительная документация: Приказы руководителя отдела (по основной деятельности, по кадрам, по хозяйственной части — отдельные серии или единая сквозная нумерация), Распоряжения, Инструкции, Регламенты бизнес-процессов.
Документация по вопросам организации делопроизводства: Утвержденная номенклатура дел (экземпляр с отметками о внесении изменений), Графики передачи дел в архив, Акты проверки состояния дел, Журналы регистрации входящей/исходящей/внутренней корреспонденции (бумажные и электронные).
Документация по работе с обращениями граждан: Журналы учета обращений, Копии ответов, Материалы рассмотрения жалоб.
Документация по информационной безопасности (управленческая часть): Положения о режиме тайны, Акты инвентаризации носителей информации.

Раздел II. Документация по основной деятельности (Специфика ЗАГС) — Самый важный раздел

Здесь фиксируются дела, связанные с выполнением функций по ФЗ № 143. Сроки хранения, в соответствии с Приказом Минюста России от № 226 и Росархивом.

Группа дел / Наименование дела	Типовые сроки хранения	Примечание
Книги записей актов гражданского состояния (ЗАГС-1 — Рождение, ЗАГС-2 — Брак, ЗАГС-3 — Смерть, ЗАГС-4 — Усыновление, ЗАГС-5 — Установление отцовства, ЗАГС-6 — Смена имени, ЗАГС-7, Развод)	Постоянно (переносятся в архив ЗАГС/государственный архив по истечении 100 лет с момента последней записи)	Ведутся в ЕГР ЗАГС. Бумажные книги (до перевода на электронный вид), постоянное хранение.
Медицинские свидетельства о смерти (Форма 106/у)	75 лет	Сшиваются в дела по годам/месяцам регистрации.
Заявления граждан о государственной регистрации актов гражданского состояния (в т.ч. отказы в приеме, отказы в регистрации)	75 лет (для регистрации брака/смерти/рождения); 25 лет (для развода, смены имени, усыновления — уточнять по Приказу № 226)	Сортируются по видам актов и хронологически.
Справки, выдаваемые при регистрации актов (Свидетельства о рождении, браке, смерти, разводе, смене имени и т.д.) — вторые экземпляры/справки об отсутствии записей	75 лет / 25 лет	Вторые экземпляры свидетельств сшиваются в дела.
Документы по восстановлению записей актов гражданского состояния (судебные решения, материалы проверок)	75 лет	Комплектуются в отдельные дела по каждому восстановленному акту.
Документы по внесению исправлений в записи актов гражданского состояния	75 лет	Заявления, решения главы отдела, судебные акты.
Журналы учета бланков строгой отчетности (свидетельства, справки)	5 лет (после окончания года учета)	Критично для аудита и ревизий.
Документы по межведомственному электронному взаимодействию (СМЭВ, ЕГР ЗАГС): логи обменов, протоколы сверки	5–10 лет	Актуально для 2026 г.: учет электронных: фиксация сбоев, подтверждение целостности данных.
Материалы выездных регистраций (браков, рождений в больницах)	75 лет	Акты, заявления, журналы выездных регистраций.
Документация по работе с архивом отдела (выдача справок, копий, поисковые работы)	25 лет (журналы выдачи), 5 лет (заявления на справки)	Журналы выдачи справок из архива — длительное хранение.

Раздел III. Кадровая документация

Формируется в соответствии с Приказом Росархива № 236 (Раздел 3) и Трудовым кодексом РФ.

Персональные дела работников (с 2003 г. — 75 лет, до 2003 г., 75 лет / постоянное для пенсионных дел).
Кадровые приказы (по приему, переводам, увольнению, поощрениям, отпускам), 75 лет.
Табели учета рабочего времени — 5 лет (но рекомендуется 75 лет для подтверждения стажа).
Документы по охране труда, обучению, медосмотрам — 45–75 лет в зависимости от вида.
Личные карточки учетной формы Т-2, 75 лет.

Раздел IV. Учетно-финансовая и отчетная документация

Бухгалтерская политика, Журналы учета хозяйственных операций, Бухгалтерские отчеты (годовые) — 5 лет (годовые отчеты — постоянное хранение в архиве организации, но в отделе ЗАГС часто хранят копии 5 лет).
Первичная документация (счета-фактуры, акты приема-передачи, платежные поручения), 5 лет.
Инвентаризационные описи, акты — 5 лет.
Отчетность в налоговые органы, фонды (ПФР/СФР, ФОМС) — 5 лет.

Раздел V. Материально-техническое обеспечение и охрана труда

Договоры аренды помещений, Договоры подряда/услуг (коммунальные услуги, связь, охрана, ремонт), 5 лет после окончания срока действия.
Инвентаризационные книги, Акта приема-передачи имущества — 5 лет.
Журналы инструктажей по охране труда, Планы мероприятий по ГО и ОТ — 5 лет (журналы инструктажей, 50 лет для вредных условий, но в ЗАГС обычно 5 лет).

Раздел VI. Информатизация и защита информации (Специфика 2026 года)

С переходом на полноценную работу в ЕГР ЗАГС и использованием ЭП/СМЭВ, этот раздел становится критически важным.

Документы по созданию и эксплуатации АИС (ЕГР ЗАГС, локальные системы): Техническое задание, Акт приема-передачи, Паспорта системы — 5 лет после вывода из эксплуатации.
Документы по защите информации: Акт категорирования объекта, Паспорт системы защиты, Лицензии ФСТЭК/ФСБ (если применимо), Журналы учета инцидентов ИБ — 5 лет.
Ключи электронной подписи (ЭП): Журналы выдачи/возврата ключей, Акты компрометации ключей — 3–5 лет.
Резервное копирование: Регламенты, Журналы/протоколы резервного копирования и восстановления — 3 года.

Порядок разработки, согласования и утверждения номенклатуры

Инициация: Ответственный за делопроизводство (делопроизводитель/архивист/секретарь) готовит проект на основе типовой/примерной номенклатуры ГУ ЗАГС субъекта.
Согласование: Проект согласовывается с:
- Руководителем отдела (зависящим лицом).
- Методистом/архивистом Главного управления ЗАГС субъекта (обязательно для подведомственных отделов).
- Юридическим отделом (по правовым рискам сроков хранения).
Утверждение: Номенклатура утверждается Приказом руководителя отдела ЗАГС.
Вступление в силу: Обычно с 1 января следующего года (или с момента утверждения, если это первая номенклатура нового отдела).
Внесение изменений: В течение года изменения не вносятся в утвержденный документ. Все новые виды дел фиксируются в «Журнале учета новых видов дел» (или приложении к номенклатуре на текущий год) и включаются в проект на следующий год.

Особенности оформления номенклатуры в 2026 году

А. Двухформатное делопроизводство (Бумага + Электронный вид)

Номенклатура должна отражать единый состав дел, независимо от носителя. В графе «Примечание» или дополнительном столбце указываеться форма хранения:

Бумажный оригинал (для актов до перевода на ЭДО, мед. свидетельств о смерти).
Электронный оригинал (заявления через Госуслуги/МФЦ, записи в ЕГР ЗАГС, подписанные ЭП).
Дублирующие копии (сканы бумажных оригиналов для работы в ЭДО).

Правило: Срок хранения устанавливается для информации (дела), а не для носителя. Если дело ведется в электронном виде (ЕГР ЗАГС), срок хранения назначается согласно акту (75 лет/постоянно), а обеспечение сохранности — задача АИС и архива.

Б. Учет дел ЕГР ЗАГС

В номенклатуре не создаются отдельные дела на каждую запись в ЕГР ЗАГС. ЕГР ЗАГС, это автоматизированная информационная система (АИС), которая сама по себе является массивом данных постоянного хранения. В номенклатуре отражаются:

Документы по администрированию системы (доступы, настройки, инциденты).
Документы по взаимодействию (сверки с МФЦ, нотариатами, судами).
Бумажные приложения к электронным записям (мед. свидетельства, судебные решения в бумажном виде, заявления граждан, поданные лично).

В. Сроки хранения: актуальные изменения

На 2026 год действуют сроки, установленные Приказом Росархива № 236 и Приказом Минюста № 226. Ключевой момент: для уникальных документов ЗАГС (книги записей, заявления, мед. свидетельства) сроки — 75 лет или Постоянно. Сокращение сроков для основной деятельности ЗАГС недопустимо.

Типовые ошибки при составлении номенклатуры

Копирование типовой номенклатуры «как есть» без исключения неактуальных видов дел (например, дел по ликвидированным комиссиям, старым видам отчетности) и добавления новых (ЭДО, ЕГР ЗАГС, работа с биометрией).
Нарушение системы нумерации: отсутствие индексов разделов (I, II, III…), сквозная нумерация дел внутри раздела без учета предыдущих лет.
Установление неверных сроков хранения: назначение срока «5 лет» для заявлений о регистрации брака или мед. свидетельств о смерти (грубое нарушение ФЗ-143 и ФЗ-125).
Отсутствие дела «Номенклатура дел» в Разделе I: сам документ номенклатуры (утвержденный экземпляр с порядком изменений) должен быть заведен в делопроизводство (срок хранения — постоянный/75 лет).
Игнорирование электронных документов: отсутствие дел по управлению ЭП, журналам СМЭВ, протоколам обмена данными.

Пример фрагмента строки номенклатуры (Табличная часть)

Рекомендуемые колонки (согласно Приказу Росархива № 236):

Индекс дела	Наименование дела	Срок хранения (лет)	Количество экземпляров / томов	Примечание (Форма, основание, индекс ЕГР)
II-01	Книга записей актов о рождении (ЗАГС-1) за 2026 год (бумажный архив до перевода на ЭДО)	Постоянно	1 том	Бумага. Передано в архив ЗАГС г. Москвы 2027 г.
II-05	Заявления о государственной регистрации рождения (подано лично, бумажные) за 2026 год	75	3 тома	Бумага. Сортировка по дате регистрации. Электронные копии в ЕГР ЗАГС.
II-12	Медицинские свидетельства о смерти (ф. 106/у) за 2026 год	75	5 томов	Бумага. Сшиты хронологически по дате регистрации смерти.
VI-03	Журнал учета выдачи/возврата ключей электронной подписи (ЭП) сотрудников отдела за 2026 год	5	1 шт.	Бумага/Электронный (дубль). Основание: Положение об ЭП.
III-01	Персональное дело Иванова Ивана Ивановича (принят 2020, уволен 2026)	75	1 дело	Бумага. Передано в архив отдела при увольнении.

Передача дел в архив: этап завершения жизненного цикла

Номенклатура — это инструкция для формирования архива. В конце года (обычно в I квартале следующего года) проводится:

Сборка дел: по номенклатуре текущего года.
Оформление: обложки, внутренние описи, прошивка/переплет (для бумаги), формирование электронных пакетов (для ЭДО) по стандартам (например, ГОСТ Р 7.0.100-2018).
Акт приема-передачи дел в архив (внутриотдельный или в Архив ГУ ЗАГС / Государственный архив).
Внесение данных в учетную систему архива (описание фондов).

Важно для Москвы и крупных регионов: Отделы ЗАГС (например, Академический, Краснопресненский и др.) передают дела в Архив Управления/ГУ ЗАГС города Москвы, который является централизованным архивом хранения для подведомственных отделов. Номенклатура отдела должна быть согласована именно с этим архивом.

Номенклатура дел — это не просто отчет для проверяющих органов, а рабочий инструмент, обеспечивающий правовую значимость актов гражданского состояния и защиту прав граждан.

Чек-лист готовности к 2026 году:

[ ] Номенклатура разработана на актуальной примерной номенклатуре ГУ ЗАГС субъекта.
[ ] В Разделе II отражены все виды актов (в т.ч. усыновление, установление отцовства, смена имени, развод через МФЦ/нотариус).
[ ] Учет электронных документов (ЕГР ЗАГС, СМЭВ, ЭП) оформлен в Разделе VI.
[ ] Сроки хранения для основной деятельности: 75 лет / Постоянно (никаких 5 или 10 лет для заявлений и мед. свидетельств).
[ ] Номенклатура согласована с архивом-получателем (ГУ ЗАГС / Государственный архив).
[ ] Приказ об утверждении подписан руководителем до (для вступления в силу с ).
[ ] Ответственный за делопроизводство ознакомлен с изменениями под роспись.

Грамотная номенклатура — залог беспроблемного прохождения проверок Росархива, прокуратуры и соблюдения прав граждан на получение архивных справок десятилетиями вперед.

Статья подготовлена на основе законодательства РФ, действующего на г. (ФЗ-125, ФЗ-143, Приказ Росархива № 236, Приказ Минюста № 226). Данная информация носит справочный характер. Для разработки конкретного документа необходимо обратиться к примерной номенклатуре вашего регионального органа ЗАГС.