Номенклатура дел – это нормативный документ‚ определяющий состав‚ структуру и порядок хранения документов организации. В государственных учреждениях её разработка‚ согласование и утверждение регламентированы законодательными актами и внутренними положениями (например‚ Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций‚ утверждёнными постановлением Минюста Республики Беларусь от № 143). Ниже представлен подробный обзор всех этапов‚ требований и практических аспектов работы с номенклатурой дел в архиве государственного учреждения.

Понятие и назначение номенклатуры дел

Основные функции номенклатуры дел:

• группировка исполненных документов в дела;
• систематизация и индексация документального потока;
• учёт и контроль за движением дел;
• определение сроков хранения каждого вида документа;
• основа для составления описей дел‚ актов о передаче на государственное хранение и уничтожения.

Без утверждённой номенклатуры дел невозможно обеспечить законное и эффективное ведение архива‚ поскольку она служит «картой» для всех участников документооборота.

Этапы составления‚ согласования и утверждения номенклатуры дел

1. Подготовка исходных данных – сбор нормативных актов‚ перечней видов деятельности‚ перечней документов‚ уже существующих в организации.
2. Составление проекта номенклатуры – формирование структуры по разделам (управление‚ финансы‚ кадры‚ и т.д.)‚ указание индексов‚ названий дел и предполагаемых сроков хранения.
3. Согласование с экспертно‑проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения – если ранее номенклатура не проходила согласование‚ к проекту прилагается историческая справка организации. ЭПК проверяет соответствие требованиям законодательства и целесообразность предлагаемых сроков хранения.
4. Утверждение руководителем организации – после получения положительного заключения ЭПК проект подписывается руководителем и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
5. Регистрация и распределение экземпляров – первый экземпляр (постоянного хранения) помещается в сводную номенклатуру дел управления делами; второй – используется как рабочий в управлении делами; третий – передаётся в центральный архив соответствующего ведомства; четвёртый – направляется в Государственный архив РФ (или республиканский архив) при наличии согласования с ЭПК.

При необходимости в течение года номенклатура может быть уточнена или скорректирована‚ однако любые изменения должны пройти тот же порядок согласования и утверждения.

Структура и содержание номенклатуры дел

Типовая запись в номенклатуре дел (по форме приложения 1 к Приказу 77) включает следующие графы:

• Индекс дела (цифробуквенный код);
• Наименование дела;
• Основание для включения (нормативный акт‚ положение‚ инструкция);
• Срок хранения (постоянный‚ длительный‚ временный);
• Примечания (например‚ необходимость экспертизы ЭПК).

Пример записи:

01.01.01 Приказы руководителя организации Постановление Правительства РФ № 123 Постоянно –
01.02.05 Личные дела сотрудников Трудовой кодекс РФ 75 лет после увольнения ЭПК

Важно‚ чтобы срок хранения‚ указанный в номенклатуре‚ переносился без изменений в описи дел (см. пункт «Учет документов в номенклатуре дел и описях дел»).

Требования к оформлению и хранению экземпляров номенклатуры дел

Согласно пункту 6.1 источника КонсультантПлюс:

1. Первый утвержденный экземпляр – документ постоянного срока хранения‚ включается в раздел «Управления делами» сводной номенклатуры дел.
2. Второй экземпляр – рабочий‚ используется в управлении делами для текущего контроля.
3. Третий экземпляр – передаётся в центральный архив соответствующего ведомства (например‚ Судебного департамента).
4. Четвёртый экземпляр – направляется в Государственный архив РФ (или республиканский архив) при наличии согласования с ЭПК архивного учреждения.

Все экземпляры должны быть оформлены в виде печатного документа с обязательными реквизитами: название организации‚ дата утверждения‚ номер и реквизиты приказа о утверждении‚ подпись руководителя и печать организации.

Пример номенклатуры дел организации на 2026 год

На основе материалов Академии Дополнительного Профессионального Образования и Образца номенклатуры дел организации на 2026 год можно выделить типичные разделы:

Раздел I. Управленческая документация

• 01.01 – Приказы и распоряжения руководителя;
• 01.02 – Протоколы заседаний коллегиальных органов;
• 01.03 – Планы и отчёты о деятельности;

Раздел II. Финансово‑экономическая деятельность

• 02.01 – Бухгалтерская отчётность;
• 02.02 – Договоры и контракты;
• 02.03 – Кассовые и банковские документы;

Раздел III. Кадровая работа

• 03.01 – Личные дела сотрудников;
• 03.02 – Трудовые договоры и соглашения;
• 03.03 – Аттестационные листы и повышение квалификации;

Раздел IV. Материально‑техническое обеспечение

• 04.01 – Акты приёма‑передачи имущества;
• 04.02 – Журналы учёта основных средств;
• 04.03 – Договоры аренды и поставки;

Для каждого дела указывается срок хранения (постоянный‚ 75 лет‚ 10 лет и т.д.) и отмечается необходимость экспертизы ЭПК‚ если документ обладает исторической или культурной ценностью.

Роль экспертно‑проверочной комиссии (ЭПК) в работе с номенклатурой дел

ЭПК – это специализированный орган архивного учреждения‚ который:

• проверяет соответствие предлагаемых сроков хранения законодательным нормам;
• определяет необходимость передачи документов на государственное хранение;
• выносит заключение о исторической ценности дел (например‚ документы‚ связанные с важными событиями‚ личностями или культурным наследием);
• в случае отсутствия договора с государственным архивом не заполняет графе «ЭПК» в номенклатуре.

Если организация не планирует передавать документы на государственное хранение‚ этап согласования с ЭПК может быть опущен‚ однако внутренняя экспертиза всё равно рекомендуется для подтверждения сроков хранения.

Автоматизация и контроль исполнения номенклатуры дел

Современные организации всё чаще используют автоматизированные системы хранения документов (АСХД). В таких системах номенклатура дел выполняет функции:

• шаблона для создания электронных дел;
• основы для автоматического присвоения индексов и сроков хранения;
• инструмента контроля за своевременным переводом дел в архив или их уничтожения;
• источника для формирования отчётов о состоянии документооборота.

Гендиректор (или руководитель) утверждает номенклатуру‚ после чего она загружается в АСХД. Система автоматически проверяет‚ что каждый входящий документ соответствует одному из утверждённых дел‚ и напоминает ответственным о необходимости выполнить действия по истечении срока хранения (передача на хранение‚ уничтожение‚ экспертиза).

Номенклатура дел является фундаментальным элементом архивного обеспечения любого государственного учреждения. Её правильное составление‚ согласование с ЭПК‚ утверждение руководителем и надлежащее хранение экземпляров обеспечивают:

• опостоянство и прозрачность документооборота;
• сохранность документов с учётом их исторической и правовой значимости;
• эффективное использование архивных ресурсов и снижение рисков утраты информации;

Соблюдение установленного порядка работы с номенклатурой дел – залог надёжного функционирования архива и выполнения государственных функций по сохранению documentalного наследия.