Номенклатура дел – это системный перечень видов документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения и порядка формирования дел. Она является одним из ключевых элементов архивного хранения, обеспечивая правильный учет, комплектование и последующее использование документального фонда.
Нормативная база
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – устанавливает обязательность ведения номенклатуры дел и определяет сроки хранения документов.
- Приказ Росархива от № 77 – содержит методические рекомендации по разработке федеральными органами государственной власти примерных номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций.
- Методические рекомендации Федерального архивного агентства (Росархив) и Всероссийского научно‑исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) – пособия по составлению номенклатур, учету документов в описях и формированию дел постоянного и временного хранения.
Что такое номенклатура дел?
Номенклатура дел представляет собой перечень, в котором каждому виду документа присваивается:
- шифр (индекс) дела;
- наименование вида документа;
- срок хранения (постоянный, длительный, временный);
- указание на нормативный правовой акт, которым установлен срок хранения (если применимо).
Как отмечают эксперты ВНИИДАД, грамотно составленная номенклатура – «залог безошибочного учета документов на входе в архив организации».
Роль номенклатуры в системе Государственного архива РФ
Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) хранит около 7 млн дел постоянного хранения, сформированных с 1924 года. По данным на 2026 год:
- более 2 млн дел постоянного хранения сосредоточено в федеральных органах исполнительной власти;
- загруженность ведомственных архивов достигла предельных значений;
- аналогичная ситуация наблюдается в архивных подразделениях Администрации Президента РФ и Аппарата Правительства РФ.
Номенклатура дел служит основой для:
- формирования описей дел;
- определения того, какие документы подлежат передаче в государственный архив;
- обеспечения сохранности документов по личному составу, напрямую связанных с социальным благополучием граждан.
Методика разработки номенклатуры дел
Согласно приказу Росархива № 77 от , процесс разработки включает следующие этапы:
- Анализ деятельности организации – выявление всех видов документооборота (управленческие, кадровые, финансовые, технические и др.).
- Классификация документов – grouping по функциям и содержанию.
- Определение сроков хранения – на основе федеральных законов, нормативных правовых актов и утвержденных перечней (см. ст. 17 ФЗ‑125).
- Составление перечня – присвоение шифров, формулирование наименований, указание ссылок на нормативные акты.
- Согласование и утверждение – номенклатура утверждается руководителем организации; для организаций, не являющихся источниками комплектования государственного (муниципального) архива, допускается самостоятельное утверждение.
- Внесение в описи дел – после утверждения номенклатура используется при формировании описей дел постоянного и временного хранения.
Важно: если срок хранения взят из нормативного правового акта, в номенклатуре указывается ссылка на этот акт (например, «срок хранения – 5 лет, согласно Постановлению Правительства РФ от № 123»).
Пример номенклатуры дел организации на 2026 год
Ниже представлен фрагмент типowej номенклатуры, адаптированной под условия 2026 года (данные взяты из рекомендаций ВНИИДАД и образца, опубликованного ):
| Шифр | Вид документа | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|---|
| 01 | Приказы руководителя по основной деятельности | Постоянно | ФЗ‑125, ст. 17 |
| 02 | Документы по личному составу (трудовые договора, приказы о приеме/увольнении) | 75 лет | ТК РФ, ст. 66 |
| 03 | Финансовые отчеты годовые | 10 лет | Приказ Минфина РФ № 86н от |
| 04 | Техническая документация по оборудованию | 5 лет | Внутренний норматив организации |
| 05 | Переписка с контрагентами (договоры, акты) | 3 года | ГК РФ, ст. 432 |
В данном примере видно, как сочетаются постоянные, длительные и временные сроки хранения, а также ссылки на соответствующие нормативные акты.
Практические рекомендации
- Регулярно обновляйте номенклатуру – не реже одного раза в 3 года или при изменении законодательства.
- Используйте единую систему шифрования – это облегчает поиск и формирование описей.
- Связывайте номенклатуру с электронным документооборотом (ЭДО) – автоматизируйте присвоение шифров и контроль сроков хранения.
- Обучайте сотрудников – проведение семинаров по работе с номенклатурой снижает риски ошибок при формировании дел.
- Контролируйте исполнение – периодические проверки соответствия фактического хранения документам установленным срокам.
Номенклатура дел – фундаментальный инструмент архивного управления, обеспечивающий системный учет документов, их своевременную передачу в государственный архив и сохранность информации, значимой для общества и государства. Соблюдение методических рекомендаций Росархива, учет нормативных требований и регулярное обновление номенклатуры позволяют организациям эффективно выполнять свои архивные обязанности и способствовать формированию полного и надежного Архивного фонда Российской Федерации.
Следуя изложенным принципам, каждая организация сможет внести свой вклад в сохранение documentalного наследия России и обеспечить доступ к информации для будущих поколений.