Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения и правил уничтожения. В контексте городского архива (на примере ГБУ «Центральный государственный архив города Москвы») номенклатура дел является фундаментом для организации хранения, учёта и последующего использования архивных документов.
Правовое основание формирования номенклатуры дел
Составление и ведение номенклатуры дел регулируется рядом нормативных актов РФ:
- Закон РФ «Об архивном деле»;
- Методические рекомендации по применению правил архивного хранения;
- Уставы и положения конкретных архивных учреждений (например, устав ГБУ «Центральный государственный архив города Москвы»);
- Штатные расписания и планы работы структурных подразделений.
Только организации, в процессе деятельности которых образуются архивные документы, обязаны вести номенклатуру дел (ст. 5 Закона об архивном деле).
Основные принципы составления номенклатуры дел в городском архиве
- Соответствие учредительным документам – уставу, положению об организации, штатному расписанию.
- Единство классификации – все подразделения используют единую схему классификации (по отделам, видам деятельности).
- Учет сроков хранения – каждый тип дел имеет установленный нормативный срок (от 3 до 100 лет и более).
- Контроль и актуализация – номенклатура пересматривается ежегодно, учитываются изменения в законодательстве и структуре организации.
- Автоматизация – использование подсистем «Облачный архив», автоматизированных систем хранения документов (АСХД).
Структура номенклатуры дел городского архива
Номенклатура дел формируется по отделам и видовым группам. Ниже – типовая схема, применяемая в ГБУ «Центральный государственный архив города Москвы».
| Код дел | Наименование дел | Отдел/подразделение | Срок хранения (лет) | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 01.01 | Документы о создании и реорганизации органов власти | Отдел хранения документов общественно‑политической истории | 100 | Имеют культурно‑историческое значение |
| 01.02 | Протоколы заседаний муниципальных советов | Отдел хранения документов после 1917 г. | 75 | Подлежат передаче в фонд исторических документов |
| 02.01 | Научно‑техническая документация (проектные, исследовательские отчёты) | Отдел хранения научно‑технической документации | 50 | Срок может быть продлён по решению ЭПК |
| 03.01 | Личные собрания (мемуары, письма, дневники) | Отдел хранения документов личных собраний | 100 | Оценка ценности – экспертно‑проверочная комиссия |
| 04.01 | Документы до 1917 г. | Отдел хранения документов до 1917 г. | Бессрочно | Фонд национального наследия |
Сроки хранения и порядок уничтожения
Сроки хранения определяются в соответствии с положениями о сроках хранения документов и могут быть классифицированы в три группы:
- Краткосрочные (до 5 лет) – делопроизводственная документация, отчёты о текущей деятельности.
- Среднесрочные (5–30 лет) – финансовые, кадровые, технические документы.
- Долгосрочные (30–100+ лет) – исторические, культурные, научные материалы.
Уничтожение документов производится только после завершения установленного срока и на основании приказа руководителя архива, оформленного в виде акта о списании.
Роль экспертных комиссий
Для определения культурного или исторического значения документов в номенклатуре дел привлекаются:
- Экспертно‑проверочная комиссия (ЭПК) городского архивного учреждения;
- Экспертные комиссии предприятий (если архив находится в структуре крупного предприятия).
Эти комиссии принимают решения о присвоении документам статуса «ценные архивные документы», что влияет на продление сроков хранения и условия доступа.
Автоматизированные системы и контроль
Современные архивы используют автоматизированные системы хранения документов (АСХД), которые позволяют:
- Вести электронный реестр номенклатуры дел;
- Отслеживать сроки хранения и формировать напоминания о предстоящем уничтожении;
- Обеспечивать быстрый поиск и доступ к документам через подсистему «Облачный архив»;
- Контролировать соответствие фактического состояния дел установленным нормативам.
Практические рекомендации архивариусам
- Соберите исходные документы: устав, штатное расписание, планы работы подразделений.
- Определите классификатор: используйте типовые номенклатуры дел, адаптируя их под специфику города.
- Утвердите сроки хранения в соответствии с нормативными актами и рекомендациями экспертов.
- Внедрите автоматизацию: настройте электронный реестр, привяжите к нему календарные напоминания.
- Проводите ежегодный аудит номенклатуры: проверяйте актуальность кодов, сроков и наличия документов.
- Документируйте изменения: каждое дополнение или корректировка фиксируются в протоколе заседания комиссии.
Пример «Типовой номенклатуры дел» для 2026 года
Ниже – упрощённый образец, который может быть использован в любой городской архивной структуре.
01.00 – Дела органов государственной власти 01.01 – Уставные документы 01.02 – Протоколы заседаний 01.03 – Приказы и распоряжения 02.00 – Дела научно‑технической документации 02.01 – Проектные документы 02.02 – Исследовательские отчёты 02.03 – Патенты и лицензии 03.00 – Дела личных собраний 03.01 – Мемуары 03.02 – Письма, дневники 04.00 – Дела до 1917 г. 04.01 – Архивные фонды XIX‑XX вв. 04.02 – Документы дореволюционного периода 05.00 – Дела финансово‑хозяйственной деятельности 05.01 – Бюджетные отчёты 05.02 – Налоговые декларации
Номенклатура дел – это ключевой инструмент управления архивным фондом городского архива. Она обеспечивает:
- Структурированность и единообразие учёта документов;
- Соблюдение законодательно установленных сроков хранения;
- Эффективный контроль за процессом уничтожения и сохранения ценного наследия;
- Возможность быстрого доступа к информации для исследователей и граждан.
С учётом современных требований к цифровизации и автоматизации, номенклатура дел в городском архиве должна постоянно совершенствоваться, опираясь на нормативные документы, опыт экспертов и технологические решения.
Помните: правильное формирование и поддержание номенклатуры дел – залог сохранения исторической памяти города и обеспечения её доступности для будущих поколений.