Номенклатура дел — это основной справочный архивный документ, определяющий состав, структуру и сроки хранения дел, образующихся в деятельности государственного архива (или организации, передающей дела в архив). Она является юридически обязательным инструментом, обеспечивающим системность, сохранность и доступность документов архивного фонда.

Статья подробно разбирает нормативную базу, этапы разработки, структуру номенклатуры, а также актуальные изменения, вступившие в силу по состоянию на 2026 год.

Нормативно-правовая основа (актуально на 2026 год)

Формирование номенклатуры дел в государственных архивах РФ регулируется иерархией нормативных актов. Ключевыми документами являются:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 9, 13, 22) — задает общие принципы учета и хранения документов.
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, с указанием сроков их хранения» (далее — Перечень № 236). Это базовый документ для формирования номенклатур ведомственных архивов и архивов-хранителей.
• Приказ Росархива от № 241 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в государственных архивах» — регламентирует внутреннюю работу архива, включая ведение номенклатуры дел архива-хранителя (собственных дел архива).
• Приказ Росархива от № 319 «Об утверждении Методических рекомендаций по формированию номенклатуры дел организации» — методологическая основа для экспертизы и утверждения номенклатур.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартов. Архивное дело. Номенклатура дел организации. Общие требования к составу и параметрам» — технический стандарт оформления.

Виды номенклатур в системе государственного архива

В практике государственного архива различают два принципиально разных вида номенклатур:

Номенклатура дел организации-передатчика (ведомственная номенклатура)

Разрабатывается самим ведомством (министерством, агентством, госучреждением) и утверждается в согласовании сRosархивом (или уполномоченным органом субъекта РФ). Именно по этой номенклатуре ведомство формирует дела для передачи в государственный архив.

• Цель: Обеспечить единообразие формирования дел в ведомстве за годы деятельности.
• Срок действия: Утверждается обычно на 5 лет (с возможностью ежегодных изменений/дополнений).

Номенклатура дел самого государственного архива (внутренняя номенклатура)

Разрабатывается архивом самостоятельно для учета собственной управленческой документации (приказы архива, отчеты, делопроизводство, кадровые дела, бухгалтерия, работы по приему/хранению/использованию фондов).

• Основание: Приказ Росархива № 241 (Инструкция), Перечень № 236 (разделы, касающиеся архивной деятельности).
• Утверждение: Утверждается директором архива ежегодно не позднее 1 января текущего года.

Структура и обязательные реквизиты номенклатуры (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Номенклатура оформляется в виде таблицы. Использование иных форм (простых списков без кодов и сроков) недопустимо.

Обязательные колонки (реквизиты):

1. Код дела — условное обозначение (индекс), присваиваемое по классификационному указателю (например, 01-01, 02-15-03). Обеспечивает уникальную идентификацию дела в АИС (автоматизированной информационной системе).
2. Наименование дела — точное, полное название, отражающее тематику документов внутри дела. Должно соответствовать заголовкам в актах (приказах, распоряжениях).
3. Срок хранения — указывается в годах (Вр, временно, Пост, постоянно) или категориями (Д — до проверки стоимости). Критически важно: сроки берутся строго из Перечня № 236.
4. Индекс дела в архиве — заполняется при передаче дела в архив (фонд, опись, дело). В ведомственной номенклатуре колонка может быть пустой или содержать плановый индекс.
5. Примечания, основание для установления срока (ссылка на пункт Перечня № 236), особенности доступа (Гриф «Секретно», «Для служебного пользования», персонифицированные данные), форма хранения (бумага/электронный).

Дополнительные рекомендуемые колонки:

• Год начала/окончания дела (для удобства поиска).
• Объем дела (л./МБ/ГБ) — для планирования складских площадей и серверных емкостей.
• Форма представления (оригинал/копия, носитель информации).

Этапы разработки и утверждения номенклатуры (алгоритм 2026 г.)

Этап 1. Анализ документооборота и функциональной структуры

Проводится экспертиза структуры организации/архива: выделяются функции, процессы, виды деятельности. Для госархива это: «Прием фондов», «Хранение и учет», «Научно-справочная работа», «Использование и публикация», «Управленческая деятельность».

Этап 2. Сопоставление с Перечнем № 236 (Ключевой этап)

Каждой выделенной серии документов ставится в соответствие пункт Перечня № 236.

• Если точного совпадения нет — используется пункт «Иные документы…» соответствующего раздела с указанием минимального срока (обычно 10 лет для Вр, 5 лет для отчетности).
• Запрещено устанавливать сроки хранения короче, чем в Перечне № 236. Увеличивать сроки (до «Постоянно») можно только с обоснованием исторической/научной ценности и согласия экспертной комиссии.

Этап 3. Проектная работа и согласование

• Составление проекта номенклатуры ответственным исполнителем (архивистом/делопроизводителем).
• Согласование со структурными подразделениями (юридическим отделом, ИТ-отделом, службой безопасности — по вопросам грифов доступа).
• Рассмотрение на совещании рабочей группы/экспертной комиссии архива.

Этап 4. Утверждение

• Внутренняя номенклатура архива: Приказом директора архива.
• Ведомственная номенклатура (передатчика): Приказом руководителя ведомства в согласовании с Росархивом (или органом архивного дела субъекта РФ). Согласование Росархива оформляется официальным письмом.

Этап 5. Ввод в действие и учет

Номенклатура вводится в действие с 1 января года, следующего за годом утверждения (для ведомственных — на 5-летний период). В АИС архива (например, «Архивист», «ЭлАР», 1С:Архив) заводится справочник «Номенклатура дел» с привязкой к классификатору.

Особенности работы с электронными документами и АИС

В 2026 году подавляющее большинство государственных архивов перешло на электронное делопроизводство (СЭД/АИС). Это накладывает отпечаток на номенклатуру:

• Единая номенклатура для бумаги и электронного вида. Не создаются отдельные номенклатуры для «сканов» и «оригиналов». Дело формируется гибридное или полностью электронное с единым кодом.
• Метаданные дела. В АИС реквизиты номенклатуры (код, название, срок) становятся обязательными атрибутами карточки дела (согласно ГОСТ Р 7.0.100-2018).
• Автоматический расчет сроков. Современные АИС позволяют настроить правила: при выборе кода дела из номенклатуры срок хранения и категория ценности проставляются автоматически, исключая человеческий фактор.
• Электронная передача (СМЭВ/ЕАИС). При передаче дел в госархив (форма 040-У/Э или через ЕАИС «Архив») номенклатура передается в виде XML-файла, соответствующего схеме обмена Росархива.

Изменения и дополнения в номенклатуре: порядок действий

Номенклатура — динамический документ. В течение года возникают новые виды документов (новые приказы, отчетные формы, ИС).

Порядок внесения изменений (для внутренней номенклатуры архива):

1. Выявление необходимости (появление нового вида дела).
2. Подготовка листа изменений (приложение к приказу об изменении).
3. Согласование с заинтересованными подразделениями.
4. Приказ директора архива «О внесении изменений в номенклатуру дел архива на 20XX год».
5. Обновление справочника в АИС (версионирование).

Для ведомственной номенклатуры:

Изменения вносятся аналогично, но требуют повторного согласования с Росархивом (или уполномоченным органом), если меняются сроки хранения или добавляются новые серии документов, не покрытые действующим Перечнем № 236. Простое уточнение наименований без смены кодов и сроков может не требовать согласования (зависит от регионального методического указания).

Типичные ошибки и риски при проверках (Росархив, Прокуратура, Счетная палата)

Практический пример фрагмента номенклатуры (Государственный архив)

Ниже приведен пример оформления строк номенклатуры внутренних дел архива (согласно Приказу № 241 и Перечню № 236, Раздел «Деятельность архивов»):

Экспертиза документов на предмет исторической ценности: роль номенклатуры

Номенклатура — это входной билет на экспертизу. Экспертная комиссия архива (или ведомственная) рассматривает дела только те, которые включены в утвержденную номенклатуру.

• Если дело сформировано, но в номенклатуре под него нет кода — оно не подлежит экспертизе и не может быть передано в госархив или уничтожено легально.
• Колонка «Срок хранения» в номенклатуре является рекомендацией для комиссии. Комиссия имеет право продлить срок (например, с 10 лет до «Постоянно»), но не имеет права сократить срок ниже установленного в номенклатуре/Перечне № 236.
• Решения экспертной комиссии (протоколы) являются основанием для внесения изменений в номенклатуру (смены срока «Вр 10» на «Пост») в следующем году.

Чек-лист для архивиста: готовность номенклатуры к новому году

1. [ ] Проект номенклатуры подготовлен не позднее 1 октября текущего года.
2. [ ] Проведена сверка всех пунктов с актуальной редакцией Приказа Росархива № 236 (учитывая последние изменения).
3. [ ] Учтены новые виды документов, появившиеся за год (новые отчетные формы, внедренные ИС, изменения в законодательстве).
4. [ ] Согласовано с юридическим отделом (грифы доступа), ИТ-отделом (коды АИС), службой безопасности.
5. [ ] Рассмотрено на совещании рабочей группы/экспертной комиссии (составлен протокол).
6. [ ] Подписан приказ директора архива (или направлен на согласование в Росархив для ведомственной номенклатуры) не позднее 20 декабря.
7. [ ] Справочник «Номенклатура дел» в АИС обновлен/загружен (тестовый прогон формирования дела с новым кодом).
8. [ ] Расследованы инструкции для сотрудников по применению новых кодов/наименований.

Номенклатура дел — это не просто бюрократическая формальность, а «каркас» архивного фонда. В условиях полного перехода на электронное делопроизводство и интеграции с ЕАИС «Архив» качество номенклатуры напрямую определяет: скорость поиска документов, законность их уничтожения или вечного хранения, безопасность персональных данных и способность архива выполнять свои функции по обеспечению информационных прав граждан и государства.

Строгое соблюдение Приказа Росархива № 236, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и своевременное обновление номенклатуры — залог беспроблемного прохождения проверок Росархива и прокуратуры, а также гарантия сохранности национального документного наследия.

Статья подготовлена на основе нормативных актов, действующих на . Перед применением рекомендуется проверить актуальность редакций Приказов Росархива на официальном портале rosarhiv.gov.ru и в правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант).