Номенклатура дел – это систематизированный перечень всех видов документов, которые образуются в деятельности муниципального образования, а также указание сроков их хранения, места хранения и условий доступа. Правильное ведение номенклатуры является фундаментом эффективного архивного дела, упрощает работу с документами, обеспечивает их сохранность и соответствие требованиям законодательства.

Содержание статьи

1. Что такое номенклатура дел?
2. Правовое регулирование (2024‑2026 гг.)
3. Кому и когда следует заполнять номенклатуру?
4. Как правильно заполнить номенклатуру дел
5. Бланки и образцы документов
6. Сроки хранения и уничтожения документов
7. Особенности номенклатуры в муниципальном образовании
8. Часто задаваемые вопросы

Что такое номенклатура дел?

Номенклатура дел – это классификационный перечень всех дел (деловых единиц), образуемых в организации, с указанием:

• наименования дел;
• кода (условного обозначения) дел;
• категории (дело административное, финансовое, кадровое и т.д.);
• срока обязательного хранения;
• места хранения (архивный фонд, отдел, электронный ресурс);
• ответственного за ведение и контроль.

В муниципальном образовании номенклатура дел позволяет:

• сократить время поиска нужного документа;
• обеспечить соблюдение нормативных сроков хранения;
• упростить процесс передачи дел в архив;
• снизить риск потери или уничтожения важных сведений.

Правовое регулирование (2024‑2026 гг.)

Нормативно‑правовая база, регулирующая номенклатуру дел в России, включает:

Все муниципальные органы обязаны привести свою номенклатуру в соответствие с указанными актами в течение 6 месяцев с даты их вступления в силу.

Кому и когда следует заполнять номенклатуру?

Заполнение номенклатуры дел – обязанность организационных подразделений и службы архивного обеспечения муниципального образования.

• Ответственные лица:
  • Главный архивариус (или руководитель отдела архивного обеспечения);
  • Главный бухгалтер – за бухгалтерскую и налоговую документацию;
  • Начальник юридического отдела – за правовые и договорные документы;
  • Руководители структурных подразделений – за внутренние приказы, протоколы, отчёты.
• Когда заполняется:
  • При создании нового подразделения или реорганизации (слияние/разделение);
  • При вводе в действие нового нормативного акта, меняющего сроки хранения;
  • Ежегодно – в рамках периодической ревизии архивных фондов (обычно в конце финансового года);
  • При подготовке к проверке контролирующих органов (ФНС, Роспотребнадзор и др.).

Как правильно заполнить номенклатуру дел

Процесс заполнения состоит из нескольких этапов:

Сбор исходных данных

1. Составьте список всех видов документов, образующихся в подразделении (приказы, протоколы, отчёты, бухгалтерские книги, электронные письма и т.д.).
2. Определите, к какой категории относится каждый документ (административные, финансовые, кадровые, технические, правовые).
3. Согласуйте перечень с руководителем подразделения и архивариусом.

Присвоение кодов и названий

Согласно Приказу Минкультуры от , каждый вид дел получает условный код из 4‑х цифр:

• Первая цифра – раздел (1 – административные, 2 – финансовые, 3 – кадровые, 4 – технические, 5 – правовые).
• Вторая цифра – подраздел (по структуре муниципального образования).
• Третья и четвёртая цифры – порядковый номер в рамках подраздела.

Пример: 2105 – финансовый раздел (2), подраздел «Бюджетный отдел» (1), документ №05 – «Отчёт о выполнении бюджета».

Указание сроков хранения

Сроки берутся из нормативных актов (см. таблицу ниже). Если документ подпадает под несколько категорий, берётся более длительный срок.

Заполнение формы

Стандартный бланк (см. раздел «Бланки и образцы») содержит следующие реквизиты:

1. Код дел
2. Наименование дел
3. Категория (адм., фин., кадр., тех., прав.)
4. Срок обязательного хранения
5. Место хранения (архивный фонд, отдел, электронный ресурс)
6. Ответственный за делопроизводство
7. Дата утверждения и подпись уполномоченного лица

После заполнения форму необходимо:

• Согласовать с руководителем подразделения;
• Утвердить приказом руководителя муниципального образования;
• Внести в электронную систему документооборота (если используется).

Бланки и образцы документов

Ниже представлены два наиболее часто используемых шаблона.

Бланк «Номенклатура дел (печатный вариант)»

+---------------------------------------------------------------+| № | Код дел | Наименование дел | Срок хранения | Место |
| | | | (лет) | хранения |
+---+--------+------------------+---------------+-----------+| 1 | 1101 | Приказы руковод- | 3 | Архив А |
| | | ства | | |
| 2 | 2105 | Отчёт о выполнен- | 10 | Архив Б |
| | | ии бюджета | | |
| … | … | … | … | … |
+---------------------------------------------------------------+
Подпись ответственного: __________________ Дата: __________

Электронный шаблон (Excel/Google Sheets)

Скачать готовый файл можно по ссылке: nomenc_nomenklatura.xlsx

В электронном варианте предусмотрены автоматические расчёты даты окончания хранения (текущая дата + срок) и условные форматирования, подсвечивающие просроченные документы.

Сроки хранения и уничтожения документов

Сроки хранения дел делятся на три группы:

• Обязательное хранение – период, в течение которого документ обязан находиться в архиве. По истечении срока документ может быть либо уничтожен, либо переведён в «постоянный фонд» (для исторически ценных материалов).
• Периодическое хранение – документы, которые хранятся в течение определённого периода, после чего подлежат пересмотру (например, служебные записки).
• Постоянный фонд – документы, имеющие историческую, научную или культурную ценность (законы, уставы, решения органов власти).

Процедура уничтожения:

1. Подготовка акта об уничтожении (подписывается руководителем и архивариусом).
2. Утверждение акта приказом муниципального образования.
3. Физическое уничтожение (шрединг, сжигание) в соответствии с ТКП 2.04.01‑02.
4. Регистрация факта уничтожения в журнале учёта.

Особенности номенклатуры в муниципальном образовании

Для муниципальных образований вводятся дополнительные классификаторы, отражающие их специфические функции:

• Дела муниципального управления (коды 1xx0‑1xx9) – решения органов самоуправления, протоколы заседаний, планы развития.
• Дела территориального планирования (коды 4×10‑4×19) – градостроительные планы, карты, технические условия.
• Дела социального обеспечения (коды 3×20‑3×29) – документы по соцпомощи, пенсионные справки.
• Дела финансового контроля (коды 2×30‑2×39) – аудиторские заключения, отчёты о выполнении бюджета.

Важно помнить, что приоритетные документы (устав, решения о создании муниципального образования, изменения границ) помещаются в постоянный фонд и хранятся в центральном государственном архиве РФ.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вести номенклатуру для электронных документов?

Да. По Приказу Минкультуры № 345/2024 электронные документы учитываются в той же номенклатуре, только в колонке «Место хранения» указывается путь к электронному ресурсу (например, «ЭДО‑Система «Электронный архив», раздел «Финансы»).

Как часто следует обновлять номенклатуру?

Минимум раз в год – в рамках ежегодной ревизии. При любой реорганизации, изменении сроков хранения или появлении новых видов документов – немедленно.

Что делать, если срок хранения уже истёк, но документ всё ещё нужен?

Необходимо оформить запрос в архивный отдел о переводе документа в постоянный фонд. Перевод возможен только после экспертной оценки исторической или правовой ценности.

Можно ли использовать готовый шаблон из другого муниципального образования?

Технически можно, но необходимо адаптировать его под локальные коды и сроки, указанные в Приказе Минрегионального развития № 78/2026.

Как обеспечить контроль за соблюдением сроков хранения?

Рекомендуется внедрить автоматизированную систему контроля (например, 1С:Документооборот, SAP) с функцией «напоминание о приближающемся окончании срока хранения».

Номенклатура дел – это не просто список документов, а стратегический инструмент, позволяющий муниципальному образованию эффективно управлять своей документацией, соблюдать законодательные требования и сохранять историческую память. Правильное формирование, регулярное обновление и строгий контроль за исполнением номенклатуры позволяют избежать потери информации, сократить издержки на хранение и обеспечить прозрачность работы органов местного самоуправления.

Для успешного внедрения номенклатуры рекомендуется:

1. Сформировать рабочую группу из архивариуса, главного бухгалтера и руководителей подразделений.
2. Провести аудит текущей документации и выявить пробелы.
3. Утвердить номенклатуру приказом руководителя муниципального образования.
4. Обучить персонал правилам заполнения и использования номенклатуры.
5. Внедрить автоматизированный контроль сроков хранения.

Только комплексный подход гарантирует, что архив муниципального образования будет надёжным, доступным и соответствовать всем требованиям законодательства.

Дата публикации: