Номенклатура дел — это основной документ, определяющий систему организации делопроизводства в любом учреждении. Для государственных органов, организаций и учреждений Свердловской области вопросы составления, согласования и утверждения номенклатуры регулируются Управлением архивами Свердловской области. В данной статье подробно разбираются нормативная база, этапы составления, требования к оформлению и актуальные контакты для взаимодействия с архивными учреждениями региона.

Нормативная база и регулирующие органы

Деятельность по формированию номенклатур дел в Свердловской области строится на федеральном законодательстве (ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации», ФЗ-149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации») и региональных нормативных актах.

Ключевые архивные учреждения региона:

• ГКУСО «Государственный архив Свердловской области» (ГАСО) — главное хранилище архивных фондов регионального значения.
• ГКУСО «Государственный архив административных органов Свердловской области» (ГААОСО), специализированный архив для документов органов власти и управления.
• ГКУСО «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области» (ГАДЛССО), хранит личные дела, делопроизводство по кадрам.
• Управление архивами Свердловской области — орган исполнительной власти, осуществляющий контроль, методическое руководство и экспертизу номенклатур.

Именно Управление архивами является экспертно-проверочной комиссией, на которую организации-источники комплектования представляют проекты номенклатур для утверждения.

Виды номенклатур дел

В зависимости от структуры организации, выделяют два основных вида номенклатур:

1. Номенклатура дел структурного подразделения — составляется для отдельного отдела, управления, отдела внутри крупной организации.
2. Номенклатура дел организации — сводный документ, объединяющий дела всех структурных подразделений юридического лица.

Формы этих документов унифицированы и приведены в методических рекомендациях Управления архивами (Приложения 1 и 2 к Памятке 2023 года).

Этапы составления номенклатуры дел

Процесс создания номенклатуры — это последовательная работа, включающая несколько критических стадий.

Разработка классификационной схемы

На первом этапе определяется систематическая основа — классификационная схема. Она отражает структуру функций и задач организации/подразделения. Схема строится по функциональному признаку: дела группируются не по хронологии, а по видам деятельности (функциям).

Выявление состава документов

Проводится инвентаризация документооборота: какие документы создаются, принимаются, обрабатываются. Важно зафиксировать как бумажные, так и электронные документы.

Составление заголовков дел — самый ответственный этап

Заголовок дела должен быть четким, полным и точным, отражать сущность документов внутри дела.

Элементы заголовка дела:

• Тематическая часть, что в деле? (напр., «Договоры поставки канцелярских товаров»).
• Хронологическая часть — за какой период? (напр., «2024 г.»).
• Видовые характеристики (при необходимости), тип документов (напр., «Исходящая корреспонденция», «Акты приемки-передачи»).

Принципы группировки и порядка расположения:

• Внутри раздела (функции) заголовки располагаются по номинальной значимости: сначала дела по основной деятельности, потом по вспомогательной.
• Дела с одинаковым названием, но разными сроками хранения, выделяются в отдельные строки номенклатуры.
• Электронные дела включаются в общую номенклатуру на общих основаниях, с указанием в примечании формы представления (электронный/бумажный).

Определение сроков хранения дел

Сроки устанавливаются в соответствии с:

• Федеральным перечнем типовых управленческих архивных документов (Приказ Минкультуры/Росархива).
• Отраслевыми перечнями (если применимо).
• Актом экспертизы стоимости документов (для уникальных серий).

Важно: Срок хранения устанавливается на всё дело целиком. Нельзя в одно дело сложить документы с разными сроками хранения (кроме случаев, предусмотренных методикой).

Оформление номенклатуры дел: требования к форме

Номенклатура оформляется в табличной форме (согласно Приложениям 1, 2 Памятки Управления архивами СО). Основные графы:

Дополнительные обязательные элементы оформления:

• Гриф утверждения, место для подписи руководителя организации, печати (при наличии), даты утверждения и номера протокола экспертно-проверочной комиссии Управления архивами.
• Список сокращений — расшифровка всех аббревиатур, использованных в заголовках.
• Предисловие — краткая характеристика организации/подразделения, основания для составления, перечень нормативных актов.

Порядок представления на экспертизу и утверждения

1. Подготовка проекта в 2-х экземплярах (или электронном виде по согласованию).
2. Направление в Управление архивами Свердловской области на экспертно-проверочную комиссию (ЭПК).
3. Рассмотрение ЭПК (обычно в течение 30 дней). Проверяется соответствие законодательству, полнота отражения функций, правильность сроков хранения, оформление.
4. Исправление замечаний (если выявлены) и повторное представление.
5. Утверждение — протокол ЭПК является основанием для утверждения номенклатуры руководителем организации.
6. Действие номенклатуры — вступает в силу с 1 января года, следующего за годом утверждения (если иное не решено ЭПК).

Внесение изменений в действующую номенклатуру

Изменения оформляются листом изменений (для незначительных правок) или составляется новая редакция номенклатуры (при кардинальной реорганизации, смене функций). Лист изменений также проходит экспертизу в Управлении архивами.

Работа с Государственным архивом Свердловской области (ГАСО): практическая информация

После окончания сроков хранения в организации дела с постоянным сроком или истекшим временным сроком (подлежащие передаче в архив) готовятся к сдаче в ГАСО (или ГААОСО/ГАДЛССО в зависимости от профиля).

Режим работы читального зала ГАСО (актуально на 2026 год):

• Приостановка работы: плановые реставрационные работы могут вызывать перерывы (например, июль 2026 г. — читальный зал закрыт с 1 по 31 июля).
• Запись на посещение: осуществляется электронно/по телефону. Запись на август 2026 г. открывалась в 10:00.
• Доступ: строго по пофамильному списку в день записи (список на посту охраны).
• Заказ дел: оформленный заказ направляется на почту не позднее 16:00 за 2 рабочих дня до визита. Поздние заказы не принимаются.
• Продление работы с делом: если не успели за смену, можно продолжить в следующий день своего посещения (при соблюдении сроков выдачи).
• Невостребованный заказ: расформировывается на следующий день, дела возвращаются в хранилище.

Прием граждан (отдел работы с обращениями):

• Понедельник и четверг: с 9:00 до 13:00.
• Альтернативные каналы: портал Госуслуг, МФЦ, Почта России.

Методические материалы и шаблоны (Ссылки для скачивания)

Управление архивами Свердловской области регулярно обновляет методические рекомендации. Актуальная версия на 2023-2024 годы доступна по ссылке (PDF-документ «Памятка. Основные требования к составлению номенклатур дел организации»):

• Скачать Памятку и формы номенклатур 2023 (PDF), содержит подробное описание этапов, формы Приложений 1-6, схему систематизации и примеры оформления.

Внимание: Перед началом работы обязательно уточняйте актуальность форм и требований на официальном сайте Управления архивами Свердловской области или по телефонам контактного центра.

Типичные ошибки при составлении (Чек-лист для самопроверки)

• Нарушение функционального принципа: дела сгруппированы по хронологии или видам документов, а не по функциям.
• Неполные заголовки: отсутствует хронологическая часть или вид документов.
• Несоответствие сроков хранения: установлены сроки без ссылки на перечень (Федеральный/Отраслевой) или завышены/занижены.
• Смешение сроков в одном деле: в одно дело включены документы 10-летнего и постоянного хранения.
• Отсутствие списка сокращений или предисловия.
• Неверное заполнение графы «Количество дел»: указано «много» или «по мере поступления» вместо прогнозного числа.
• Игнорирование электронных документов: электронные дела не включены в номенклатуру или не отмечены в примечании.

Грамотно составленная номенклатура дел — это залог правомерного документооборота, возможности своевременного уничтожения неценных документов и сохранения ценных архивных фондов. Для организаций Свердловской области ключевым этапом является взаимодействие с Управлением архивами Свердловской области на стадии экспертизы. Использование актуальных методических рекомендаций (Памятки 2023 г.) и форм Приложений значительно ускоряет процесс согласования и исключает возврат проекта на доработку.

Рекомендация: Проводите внутренний аудит номенклатуры ежегодно (обычно в IV квартале) для своевременного внесения изменений, связанных с реорганизацией структуры, изменением законодательства или появлением новых видов документооборота (в т.ч. в электронном виде).