Номенклатура электронного архива (НЭА) – это упорядоченный перечень наименований дел и электронных документов, которые подлежат хранению в архиве, с указанием сроков их хранения, уровня доступа и ответственных подразделений. Правильное формирование номенклатуры позволяет обеспечить законность, эффективность и экономию ресурсов при работе с электронными архивными материалами.
Правовая база
Составление и использование номенклатуры дел регулируется рядом нормативных актов:
- Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда РФ (п. 4.2 Правил).
- Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота (ЭДО) и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (утверждены приказом Росархива от 15 июня 2020 г.);
- Приказы и инструкции Федерального архивного агентства, а также региональные нормативные акты, регламентирующие сроки хранения и порядок передачи документов в архив.
Во всех этих документах подчёркивается, что номенклатура дел обязана быть закреплена в инструкции по делопроизводству организации и должна учитываться при передаче документов в архив, в т.ч. при работе с электронными оригиналами.
Что такое номенклатура дел?
Номенклатура дел – это структурированный список, включающий:
- Наименование дел (категорий документов).
- Код (индекс) дел, используемый в системах ЭДО.
- Сроки хранения (в т.ч. сроки обязательного уничтожения).
- Ответственное подразделение или должностное лицо.
- Уровень доступа (общедоступный, ограниченный, конфиденциальный).
- Тип документа (оригинал, копия, проект, электронный оригинал).
Для электронного архива дополнительно фиксируются:
- Формат файлов (PDF/A, XML, DOCX и др.).
- Метаданные (дата создания, автор, подпись, контрольные суммы).
- Требования к цифровой подписи и шифрованию.
Классификация электронных документов в номенклатуре
3.1 По сроку хранения
- Краткосрочные (до 1 года) – служебные записки, черновики, внутренние сообщения.
- Среднесрочные (от 1 до 10 лет) – первичные учетные документы, бухгалтерские отчёты, договоры.
- Долгосрочные (более 10 лет) – акты, лицензии, судебные решения, документы, подлежащие передаче в государственный архив.
3.2 По типу документа
- Электронные оригиналы (подписанные электронной подписью).
- Электронные копии (не подписанные, но подтверждённые контрольными суммами).
- Проекты и черновики.
- Метаданные и журналы аудита.
Структура номенклатуры дел
Оптимальная структура позволяет быстро находить нужный документ и автоматизировать процессы передачи в архив.
| Код дел | Наименование дел | Срок хранения | Ответственное подразделение | Уровень доступа | Тип документа |
|---|---|---|---|---|---|
| 01.01 | Договоры с контрагентами | 10 лет | Юридический отдел | Ограниченный | Электронный оригинал |
| 02.03 | Бухгалтерские отчёты | 5 лет | Бухгалтерия | Конфиденциальный | Электронный оригинал |
| 03.07 | Служебные записки | 1 год | Все отделы | Обычный | Электронный оригинал |
Как разработать номенклатуру электронного архива: пошаговый алгоритм
- Определить нормативные требования. Согласовать перечень документов с архивным куратором и изучить сроки хранения, указанные в нормативных актах.
- Сформировать межотделочный рабочий комитет. Включить представителей юридического отдела, бухгалтерии, ИТ, архивного отдела и руководителей подразделений.
- Собрать перечень всех типов документов. Проанализировать текущие бизнес‑процессы, выявить входящие, исходящие и внутренние документы.
- Классифицировать документы по срокам хранения. Применить классификатор «до 1 года», «от 1 до 10 лет», «более 10 лет».
- Назначить коды (индексы) дел. Использовать схему «раздел‑подраздел‑номер» (например, 01.02.03).
- Определить уровни доступа и ответственных. Для каждого кода указать подразделение‑владельца и ограничения доступа.
- Разработать метаданные. Установить обязательные поля (дата, автор, подпись, контрольная сумма).
- Внедрить в систему ЭДО. Настроить автоматическое присвоение кода дел каждому документу при его регистрации.
- Тестировать и утвердить. Провести проверку корректности индексации, сроков хранения и прав доступа; оформить утверждающий документ (приказ).
- Обучить персонал. Провести инструктаж и разместить методические материалы в интранете.
- Регулярно актуализировать. Пересматривать номенклатуру минимум раз в год или при изменении законодательства.
Функциональные требования к системе электронного архива
Согласно типовым требованиям Федерального архивного агентства, система должна поддерживать:
- Автоматическое формирование и хранение индексов дел в соответствии с номенклатурой.
- Контроль сроков хранения и автоматическое перемещение (переподготовку) документов по истечении срока.
- Поддержку электронных подписей и шифрования в соответствии с ГОСТ Р 34.10‑2012.
- Ведение журнала аудита всех операций (создание, изменение, удаление, передача в архив).
- Поиск по метаданным, полному тексту и коду дел.
- Интеграцию с корпоративными системами (ERP, CRM, бухгалтерией).
- Репликацию и резервное копирование данных с соблюдением требований к целостности и доступности.
Взаимодействие номенклатуры с системой электронного документооборота (ЭДО)
При использовании ЭДО каждый документ получает индекс номенклатуры автоматически:
- Документ регистрируется в системе.
- Система проверяет тип документа и назначает соответствующий код дел (п. 5.52, 5.53 Примерной инструкции).
- Метаданные заполняются автоматически (дата, автор, подпись).
- При изменении статуса документа (например, «готов к передаче в архив») система инициирует процесс архивирования согласно сроку хранения.
Такой подход исключает ручные ошибки и обеспечивает полную прослеживаемость всех действий с документом.
Лучшие практики при формировании номенклатуры электронного архива
- Согласуйте номенклатуру с архивным куратором ещё на этапе её разработки.
- Используйте универсальную схему кодирования (раздел‑подраздел‑номер), чтобы избежать дублирования.
- Включайте в номенклатуру все типы электронных оригиналов, а не только бумажные аналоги.
- Обеспечьте регулярный аудит соответствия фактического содержания дел заявленной номенклатуре.
- Автоматизируйте уведомления о приближающемся сроке уничтожения или передачи в архив.
- Храните «живую» версию номенклатуры в системе управления документами, а не в виде статических файлов.
- Обучайте сотрудников правилам выбора кода дел при создании новых документов.
Типичные ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Решение |
|---|---|---|
| Отсутствие согласования с архивным куратором | Отказ в приёме документов в архив, штрафы | Проводить совместные совещания и фиксировать согласования в протоколах. |
| Неполный перечень типов документов | Потеря информации, дублирование процессов | Провести аудит текущих бизнес‑процессов и включить все категории в номенклатуру. |
| Слишком сложные коды дел | Снижение эффективности работы пользователей | Сократить уровень вложенности, использовать понятные аббревиатуры. |
| Отсутствие автоматизации присвоения кода | Ручные ошибки, задержки в архивировании | Настроить правила в системе ЭДО, использовать скрипты или бизнес‑правила. |
Номенклатура электронного архива – это фундаментальный документ, который связывает законодательные требования, бизнес‑процессы и техническую инфраструктуру организации. Правильно построенная номенклатура обеспечивает:
- Законность хранения и передачи документов;
- Оптимизацию расходов на хранение данных;
- Прозрачность и контроль над жизненным циклом электронных документов;
- Упрощение аудита и взаимодействия с государственными архивами.
Следуя изложенным рекомендациям, вы сможете создать эффективную номенклатуру, интегрировать её в систему электронного документооборота и обеспечить надёжную работу электронного архива вашей организации.
Помните: номенклатура – это живой документ. Ее необходимо регулярно пересматривать, актуализировать и поддерживать в соответствии с изменениями законодательства и бизнес‑процессов.