Номенклатура – это систематизированный перечень документов, материалов, фондов и единиц хранения, который позволяет быстро находить, классифицировать и управлять архивным наследием. В контексте областного архива номенклатура выступает как основной инструмент организации работы с документами, их хранения, учета и последующего использования.

Что такое номенклатура областного архива?

Номенклатура областного архива – это официально утверждённый перечень всех архивных фондов, дел, деловых единиц и электронных ресурсов, находящихся в ведении архива. Она отражает:

• структуру архивных фондов (по тематикам, периодам, органам власти);
• классификацию дел и деловых единиц (дела, листы, акты, карты и т.д.);
• правила хранения и сроки уничтожения (в соответствии с законодательством РФ);
• требования к описанию и метаданным (для бумажных и электронных документов).

Зачем нужна номенклатура в архиве?

Наличие чёткой номенклатуры обеспечивает:

1. Упорядочивание большого объёма документов, что упрощает их поиск и выдачу.
2. Контроль за соблюдением сроков хранения и уничтожения, что важно для выполнения требований законодательства о хранении архивных документов.
3. Оптимизацию процессов работы с документами (приём, регистрация, описание, выдача, цифровая конверсия).
4. Снижение риска потери информации за счёт единой системы учёта.
5. Поддержку электронных систем управления архивом (ЭУАР, электронные каталоги, системы документооборота).

Основные элементы номенклатуры областного архива

Фонды

Фонд – это совокупность документов, образующих единую историческую, административную или тематическую группу. В номенклатуре фонды делятся по следующим признакам:

• По органу‑создателю: государственные, муниципальные, партийные, общественные организации.
• По тематике: политическая, экономическая, социальная, культурная, научно‑техническая и др.
• По хронологии: периоды (например, 1917‑1922 гг., 1991‑2000 гг.).

Делопроизводственные единицы (дела)

Каждое дело – это отдельный документ или набор документов, объединённых по содержанию. В номенклатуре дел учитываются:

• номер дела;
• наименование (краткое описание содержания);
• уровень доступа (открытый, ограниченный, конфиденциальный);
• срок хранения (обязательный, нормативный, рекомендованный).

Электронные ресурсы

С учётом цифровизации, в номенклатуру включаются:

• сканированные копии бумажных документов;
• электронные файлы (текстовые, графические, аудио‑видео);
• метаданные (описание, ключевые слова, форматы, контрольные суммы).

Сроки хранения и уничтожения

Согласно Федеральному закону № 125-ФЗ и нормативным актам, каждый документ имеет установленный срок хранения. Номенклатура фиксирует:

1. постоянный срок (документы, сохраняемые бесконечно);
2. временный срок (например, 5, 10, 25 лет);
3. условный срок (зависит от решения органов государственной власти).

Структура номенклатурного документа

Ниже представлена типовая форма номенклатуры дел организации, адаптированная для областного архива.

Процедура формирования номенклатуры

Сбор и анализ исходных материалов

На первом этапе архивисты проводят инвентаризацию всех поступивших документов, определяют их принадлежность к фондам и делам.

Классификация по тематическим и хронологическим признакам

Документы распределяются по тематикам (политика, экономика, культура) и по периодам. Для этого используют международные классификаторы (например, ISAD(G), RDA) и национальные стандарты (ГОСТ 7.0‑5).

Присвоение кодов и номеров

Каждому фонду и делу присваивается уникальный код, который отражает его место в иерархии номенклатуры. Пример кода: 03-015-2022 (Фонд 03, дело 015, год создания 2022).

Описание и метаданные

Для каждого элемента создаётся описательная карточка (папка, электронный файл), где указываются:

• название;
• краткое содержание;
• источник (орган‑создатель);
• формат (бумажный/электронный);
• сроки хранения;
• уровень доступа.

Утверждение и публикация

Готовую номенклатуру утверждает руководитель архива и размещает в открытом доступе (внутренний портал, публичный сайт); Это гарантирует прозрачность и упрощает работу всех сотрудников.

Практические рекомендации по ведению номенклатуры

• Регулярно обновляйте перечень – новые поступления, переоформление фондов, изменения в законодательстве требуют корректировок.
• Используйте автоматизированные системы (ЭУАР, «Архив‑Онлайн») для ускорения ввода данных и снижения ошибок.
• Обучайте персонал – каждый сотрудник должен знать правила присвоения кодов и заполнения описательных карточек.
• Контролируйте сроки хранения с помощью напоминаний и отчётов; своевременно инициируйте процедуры уничтожения.
• Обеспечьте резервное копирование электронных метаданных и сканов, чтобы избежать потери информации.

Номенклатура и цифровизация архивных фондов

В последние годы в областных архивах активно внедряется цифровая номенклатура:

1. Создаётся единый электронный каталог, где каждый документ имеет уникальный идентификатор (UID).
2. Метаданные хранятся в формате XML или JSON, что упрощает интеграцию с другими информационными системами.
3. Для обеспечения долговечности цифровых копий применяется стандарты OAIS (Open Archival Information System).
4. Внедряется система электронного доступа (E‑Access), позволяющая пользователям получать документы онлайн в соответствии с их уровнем доступа.

Примеры типовых номенклатурных записей

Бумажный фонд

Код фонда: 04
Наименование: Фонд «Образование в Республике» (1990‑2005)
Состав: приказные акты, методические рекомендации, протоколы заседаний.
Срок хранения: постоянный.

Электронный документ

UID: 2024-07-10-0001
Наименование: Сканированный акт о создании муниципального музея (2024‑03‑15).
Формат: PDF/A-2b.
Метаданные: { "author":"МУК", "date":"2024-03-15", "keywords":["музей","муниципалитет"], "access":"open" }

Номенклатура областного архива – это фундаментальный документ, который обеспечивает порядок, законность и эффективность работы с архивным наследием. Правильно построенная и поддерживаемая номенклатура позволяет:

• быстро находить нужные материалы;
• соблюдать нормативные сроки хранения;
• внедрять современные цифровые решения;
• обеспечивать прозрачность и доступность архивных данных для исследователей и граждан.

Регулярное обновление, автоматизация процессов и постоянное обучение персонала – ключевые факторы успешного управления номенклатурой в условиях динамично меняющегося информационного пространства.

Дата публикации: 10 июля 2026 г.