Деятельность архивных учреждений Российской Федерации по предоставлению платных услуг строго регламентируется законодательством. Основным нормативным документом, определяющим перечень, условия и ценообразование таких услуг, является Номенклатура платных работ и услуг, оказываемых федеральными казенными учреждениями — государственными архивами, утверждаемая приказами Федерального архивного агентства (Росархива).

Правовая основа формирования номенклатуры

Формирование и утверждение номенклатуры платных услуг базируется на иерархии нормативных правовых актов:

• Гражданский кодекс РФ (ГК РФ), регулирует отношения по оказанию платных услуг (договор возмездного оказания услуг, ст. 779–783 ГК РФ).
• Бюджетный кодекс РФ (БК РФ) — определяет порядок поступления и использования средств от платных услуг (ст. 16, 247 БК РФ).
• Налоговый кодекс РФ (НК РФ) — вопросы налогообложения (НДС, корпоративный налог) при оказании услуг.
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 21, 42) — устанавливает права архивов на оказание платных услуг, не входящих в государственное задание.
• Приказы Росархива — ключевые ведомственные акты. Фундаментальным является Приказ Росархива от № 45 «Об утверждении перечня платных услуг, оказываемых подведомственными Росархиву организациями» (с последними изменениями).
• Рекомендации по оказанию платных услуг (утверждены Росархивом), методический документ, регламентирующий порядок расчета стоимости, оформления договоров, кассовой дисциплины и отчетности.

Важно: В соответствии с ч. 2 ст. 42 Закона № 125-ФЗ, платные услуги оказываются за плату, не возмещающую в полном размере расходы на их оказание, если иное не установлено законодательством. Средства от платных услуг направляются в доход бюджета соответствующего уровня.

Структура и основные разделы номенклатуры

Типовая номенклатура (Приказ № 45) включает широкий спектр работ, сгруппированных по направлениям деятельности. Ниже приведен обобщенный перечень основных категорий услуг, актуальный для федеральных государственных архивов (РГАДА, РГИА, РГВИА, РГАЭ, РГАКФФД, РГАНИ и др.) и ведомственных архивов.

Информационно-справочные и поисковые услуги

Это наиболее востребованная категория, связанная с удовлетворением запросов пользователей (граждан, организаций).

• Выдача архивных справок: по месту рождения, жительства, работе, об образовании, о награждении, о репрессиях и реабилитации, о участии в ВОВ и т.д.
• Поиск информации по архивным документам: при неточности или неполноте исходных данных, предоставленных пользователем (повышенный тариф за сложность поиска).
• Подготовка генеалогических справок и отчетов: комплексный поиск сведений о предках.
• Выдача копий документов: заверенных копий архивных документов (на бумажном носителе или в электронном виде).
• Тематические запросы: подготовка сборников документов, справок по истории предприятий, населённых пунктов, событий.

Услуги по воспроизведению и цифровизации документов

Оказываются с использованием спецтехники (планетные сканеры, фотолаборатории) с соблюдением режима бережного хранения.

• Цифровое сканирование: документов различных форматов (А4, А3, А2, А1, А0), книг, газет, крупноформатных чертежей, карт.
• Фотографирование и микрофирмирование: классические методы воспроизводства.
• Изготовление копий на фото/видеопленке, аудио/видеодисках: для кинофотофонодокументов (специфика РГАКФФД).
• Цветное и черно-белое копирование: с разным разрешением (dpi) в зависимости от назначения (для чтения / для публикации / для выставки).
• Оптическое распознавание текста (OCR): преобразование сканов в редактируемые текстовые форматы.

Научно-издательские и экспертные услуги

• Экспертиза ценности документов: проведение экспертизы актами экспертных комиссий для ведомственных архивов и организаций (формирование номенклатур дел).
• Научное описание фондов: составление путеводителей, описей, реестров по заказу заинтересованных организаций.
• Издательская подготовка: редактирование, верстка, корректура сборников документов, статей, каталогов.
• Консультации по архивному делу: по вопросам делопроизводства, хранения, уничтожения документов, перевода на электронный документооборот.

Услуги по предоставлению документов во временное пользование

• Выдача оригиналов документов во временное пользование: государственным органам, организациям, гражданам (в читальный зал или по подписке).
• Предоставление уникальных и ценных документов: по повышенным тарифам с обязательным страхованием и особыми условиями хранения/перевозки (коэффициент повышенной ответственности — до 3 и выше).
• Организация мобильных читальных залов / выездных консультаций.

Услуги по приему, хранению и оформлению документов (для ведомственных/негосударственных архивов)

• Прием документов на хранение от ведомственных архивов и организаций.
• Формирование дел, скрепка, нумерация, оформление обложек.
• Составление номенклатур дел и переносных описей.
• Обеспечение условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность).

Особенности ценообразования и прейскурантов

На основе утвержденной Росархивом Номенклатуры (Перечня) каждый федеральный архив разрабатывает и утверждает свой Прейскурант платных услуг.

Ключевые принципы формирования прейскуранта:

1. Базовая стоимость (себестоимость): расчитывается на основании прямых затрат (ФОТ специалистов, амортизация оборудования, расходные материалы, электроэнергия, аренда площадей).
2. Коэффициенты сложности (повышающие тариф):
   • К 1.3 — 1.5: при неточности/неполноте исходных данных пользователя (дополнительный поиск).
   • К 3.0 и выше: при работе с уникальными, особо ценными, поврежденными документами, требующими особого режима обращения.
   • К срочности: ускоренное оказание услуги (обычно удвоение тарифа).
3. Единицы измерения: страница (лист), экземпляр, час работы специалиста, Гб информации, единицу хранения.
4. НДС: в прейскуранте цены могут указываться с НДС (20%) или без него с обязательным указанием в договоре/счете.

Примеры дифференциации тарифов (на основе практики РГВИА, РГАЭ, РГАКФФД):

Порядок оказания платных услуг: от заявки до отчета

Процесс регламентируется Рекомендациями Росархива и внутренними локальными актами архива (Положение о платных услугах, Правила внутреннего распорядка читальных залов).

Этапы взаимодействия с пользователем:

1. Обращение пользователя: лично в читальном зале, по почте, через портал «Госуслуги» (ЕПГУ/РПГУ), по электронной почте, через форму на сайте архива.
2. Регистрация запроса: учет в журнале / АИС «Архив» / CRM-системе. Проверка полноты исходных данных.
3. Расчет стоимости и согласование: архив готовит расчет (смету) на основании прейскуранта. Пользователь согласовывает стоимость и сроки (подписывает акт приема-передачи, договор, оферту или оплачивает счет).
4. Оплата:
   • Наличными/картой в кассе архива (чеки ККТ).
   • Безналичным расчетом (СБП, реквизиты казначейства/банка — для юрлиц и ИП).
   • Через ЕРИП / портал Госуслуг.
5. Исполнение услуги: поиск, сканирование, подготовка справки, экспертиза. Соблюдение сроков (обычно до 30 календарных дней, если иное не оговорено).
6. Выдача результата: лично под роспись, почтой (ценным бандеролем), в электронном виде (защищенная ссылка, портал Госуслуг, эл. почта).
7. Закрытие заявки и отчетность: формирование Акта выполненных работ / УПД, передача данных в бухгалтерию для отражения доходов (КБК) и НДС.

Бесплатное оказание услуг: исключения и льготы

Несмотря на наличие номенклатуры платных услуг, законодательство (ст. 42 Закона № 125-ФЗ, Приказ Росархива о бесплатных услугах) устанавливает категории пользователей и случаи бесплатного предоставления информации из гос. архивных фондов:

• Государственные органы — для исполнения своих полномочий.
• Суды, прокуратура, следственные органы — по делам в производстве.
• Граждане — для подтверждения прав на пенсию, льготы, жилищные права, реабилитации (справки об архивных документах, подтверждающих стаж, награждения, репрессии).
• Организации ветеранов, общественные объединения, для патриотической работы (в установленных пределах).
• Научные организации — для подготовки фундаментальных научных работ (по соглашению).
• СМИ — для подготовки материалов о деятельности архивов.

Примечание: Бесплатность обычно распространяется на информационные услуги (справки, копии документов для подтверждения прав). Услуги воспроизведения (сканирование большого объема, цветная печать, цифровизация для коммерческих целей) как правило, остаются платными для всех категорий.

Региональные и ведомственные особенности

Помимо федеральных архивов (подведомственных Росархиву), номенклатуру платных услуг утверждают:

• Архивы субъектов РФ: на основании законов субъектов и распоряжений глав администраций/губернаторов (пример: Государственный архив Новосибирской области — свои прейскуранты и формы договоров/оферт).
• Ведомственные архивы (министерств, ведомств, госкорпораций): на основании приказов руководителей ведомств с согласованием Росархива (если архив входит в систему Росархива) или самостоятельно.
• Муниципальные архивы: решениями органов местного самоуправления.

Пример из практики (Новосибирская область): допускается заключение договора путем оферты и акцепта (оплата счета = согласие на условия), что упрощает работу с удаленными пользователями.

Перспективы развития: цифровизация и «Электронный архив»

Современная номенклатура трансформируется под влиянием федерального проекта «Цифровая культура» и перехода на электронное взаимодействие:

• Расширение перечня электронных услуг: выдача заверенных электронных копий с ЭЦП архива, доступ к оцифрованным фондам по подписке (платный доступ к базам данных).
• Автоматизация расчетов: внедрение калькуляторов стоимости на сайтах архивов и в ЕПГУ.
• Упрощение оплаты: полный переход на СБП и интеграцию с ГИС «Электронный кошелек» / ЕРИП.
• Новые виды услуг: 3D-сканирование музейных предметов-документов, VR-туры по фондам, подготовка датасетов для ИИ (обучение нейросетей на архивных текстах).

Номенклатура платных услуг архива, это динамичный инструмент, балансирующий между необходимостью обеспечения доступности архивной информации для граждан (бесплатный минимум) и необходимостью привлечения внебюджетных средств для сохранения фондов, закупки оборудования и развития инфраструктуры (платные услуги).

Для пользователей ключевыми моментами являются: знание своих прав на бесплатные справки (пенсионные, льготные), понимание структуры прейскуранта (коэффициенты срочности и сложности) и умение пользоваться дистанционными каналами обращения (Госуслуги, сайты архивов). Для архивистов — грамотный расчет себестоимости, соблюдение кассовой дисциплины и своевременное обновление прейскурантов в соответствии с приказами Росархива (актуальный базовый приказ № 45 от и последующие изменения).

Статья подготовлена на основе нормативных актов Росархива (Приказ № 45, Рекомендации), ФЗ № 125-ФЗ, ГК/БК/НК РФ и открытых прейскурантов федеральных архивов (РГВИА, РГАЭ, РГАКФФД, РГАНИ) и региональных архивов по состоянию на 2026 год.