Термин «номенклатурный номер» используется в нескольких профессиональных сферах: архивоведении, складском учете, производстве и бухгалтерии. Несмотря на общность названия, смысл, структура и назначение этого идентификатора кардинально различаются в зависимости от контекста. В данной статье подробно разберем, что такое номенклатурный номер в архивном деле, как он соотносится с товарским учетом и какие правила его присваивания существуют в 2026 году.
Номенклатурный номер в архивном деле (Номенклатура дел)
В архивной практике под номенклатурным номером чаще всего понимают индекс дела в номенклатуре дел организации. Это уникальный код, присваиваемый каждому делу (папке-скоросшивателю) при его формировании для учета и быстрого поиска.
Нормативная база и сроки действия
Согласно актуальным правилам (в т.ч. рекомендациям Росархива и типовым номенклатурам 2026 года):
- Номенклатура дел, это перечень заголовочных частей дел, подлежащих хранению в архиве организации, с указанием сроков хранения.
- Утверждается руководителем организации один раз в 5 лет.
- Пересоставление производится раньше срока при изменении функций, структуры или наименования организации.
Структура индекса дела (Пример: 05-07)
Классический архивный индекс состоит из групп цифр, разделенных дефисом:
- Первая группа (Код структурного подразделения): Например, 05, код кадровой службы (бухгалтерии, секретариата) по штатному расписанию или классификатору административно-территориальных единиц/подразделений.
- Вторая группа (Порядковый номер дела): Например, 07, порядковый номер дела или папки внутри данного подраздела номенклатуры.
Пример: 05-07 — 7-е дело в номенклатуре кадровой службы (код 05).
Оформление и перенос индексов
- Индекс указывается в номенклатуре дел (в колонке «Индекс дела»).
- Переносится на корешок папки-скоросшивателя (на бирку или наклейку).
- При сдаче дел в государственный/муниципальный архив индекс переносят на обложку дела (ьный лист).
- В электронных системах (например, «Архивное дело», Directum, 1С:Архив) номенклатурные заголовки создаются для учета как бумажных, так и электронных документов.
Архивный шифр (Код документа в государственном архиве)
Не путать внутренний номенклатурный номер организации с архивным шифром (путевым листом), который присваивается документу уже в государственном архиве при комплектовании фонда.
Структура архивного шифра (Пример: ГААОСО. Ф.Р-7. Оп.1. Д.52. Л.7)
Разбор компонентов на примере Государственного архива административных органов Свердловской области:
| Элемент | Обозначение | Расшифровка |
|---|---|---|
| Архив | ГААОСО | Сокращенное название архива-хранителя |
| Фонд | Ф.Р-7 | Номер фонда (Р-7 — фонд конкретного ведомства/организации-источника) |
| Опись | Оп.1 | Номер описи внутри фонда |
| Дело | Д.52 | Порядковый номер дела в описи |
| Лист | Л.7 | Номер листа внутри дела (для ссылки на конкретный документ) |
Этот шифр является уникальным адресом документа в архивной информационной системе всей страны.
Номенклатурный номер в товарном и складском учете (1С, ERP, WMS)
В бухгалтерии, логистике и системах автоматизации (1С:Управление торговлей, 1С:ERP, Dynamics 365 Supply Chain Management) номенклатурный номер, это внутренний идентификатор номенклатуры (SKU).
Определение
Номенклатурный номер — постоянное цифровое, буквенное или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное каждому наименованию материала, товара, продукции, запчасти или полуфабриката в номенклатурном списке (справочнике номенклатуры) конкретной организации.
Ключевые особенности
- Уникальность в пределах базы: Один номер — одна номенклатурная позиция (характеристика: вид, марка, артикул, размер, сорт).
- Внутренний характер: Он не совпадает со штрих-кодом (GTIN/EAN), артикулом поставщика или ГОСТ-овым кодом. Его назначает сама организация.
- Неизменяемость: Присваивается один раз при заведении карточки товара и не меняется при переоценке, смене цены или поставщика.
Где используется (примеры полей в документах)
Согласно рекомендациям КонсультантПлюс и практике 1С, номенклатурный номер указывают:
- В карточке материала (справочник «Номенклатура»).
- На ярлыках/бирках на ячейках склада (наряду с наименованием, маркой, артикулом, размером, сортом, единицей измерения, ценой).
- В первичных документах: накладные (ТОРГ-12, ТОРГ-11), акты приема-передачи, инвентаризационные описи, заказ-наряды.
- В учетных политиках для аналитики по номенклатуре.
Современные подходы: Номенклатура номеров продуктов (Dynamics 365 / ERP)
В современных ERP-системах (Microsoft Dynamics 365 SCM, 1С:ERP 2.5+) уходит практика «бессмысленных» кодов (000001, 000002). Внедряется структурированная номенклатура номеров продуктов (Product Nomenclature):
- Целевой формат: Шаблон, включающий значимые части:
НомерШаблона-Аналитика1-Аналитика2. - Активные аналитики: Конфигурация, Размер, Цвет, Стиль, Модификация.
- Разделители: Дефисы, точки или слеши по выбору администратора.
- Пример:
TSHIRT-M-L-BLUE(Футболка, Мужская, Размер L, Синяя) вместо абстрактного001458.
Это позволяет читать код товара без доступа к базе данных и упрощает работу кладовщиков и менеджеров.
Номенклатурный номер vs Инвентарный номер
Часто возникает путаница. Важно различать:
| Характеристика | Номенклатурный номер | Инвентарный номер |
|---|---|---|
| Объект присвоения | Вид товара / номенклатурная позиция (тип продукта) | Конкретный экземпляр ОС / МЦ / предмета (единичный объект) |
| Цель | Классификация, учет остатков, закупки, продажи, производство | Инвентаризация, отслеживание местонахождения, ответственного лица, амортизации |
| Уникальность | Одинаков у всех единиц одного вида товара | Уникален для каждой единицы (на каждый стул, компьютер, станок — свой номер) |
| Пример | Ноутбук Lenovo ThinkPad X1 Carbon Gen 11 — NB-LN-X1C-G11 | Конкретный ноутбук с серийным номером PF12345, инв. № 004521 |
Практическое руководство: Как присваивать и где узнать (2026 год)
Для архивистов (Организация архива организации)
- Разработайте/обновите Номенклатуру дел (срок действия 5 лет).
- Назначьте коды структурным подразделениям (01, 02… или буквенные: BUH, KAD, OT).
- Пронумеруйте дела внутри каждого подраздела последовательно (01, 02, 03…).
- Оформите приказ об утверждении номенклатуры.
- Нанесите индексы (например, KAD-07) на корешки папок и в описи.
- При сдаче в госархив — согласуйте с куратором архива формат обложки и перенос индексов.
Для кладовщиков и бухгалтеров (Товарный учет в 1С/ERP)
- Не пытайтесь найти номенклатурный номер в интернете или справочниках ГОСТ — он уникален для вашей базы данных.
- Если у вас нет доступа к 1С: запросите у администратора базы или ответственного за справочник «Номенклатура» выгрузку в Excel (Колонки: Номенклатурный номер, Наименование, Артикул, Штрих-код).
- При заведении новых товаров:
- Используйте автонумерацию (если товаров много и они разнородны).
- Или настройте шаблон номенклатуры (Prefix-Color-Size), если товар имеет вариации (одежда, обувь, детали).
- Обязательно дублируйте номенклатурный номер на адресных этикетках ячеек склада (рекомендация КонсультантПлюс).
Резюме: Чего важно помнить
- Контекст решает всё. «Номенклатурный номер» в приказе по архиву — это индекс дела (
05-07). В накладной ТОРГ-12 — это код SKU товара (NB-LN-X1C-G11). В путевом листе госархива — это составной шифр (Ф.Р-7. Оп.1. Д.52). - Внутренний стандарт. Организация сама устанавливает правила формирования номеров (буквенные, цифровые, смешанные, с дефисами или без) во внутренних документах (Учетная политика, Инструкция по архивному делу, Регламент склада).
- Автоматизация — залог порядка. В 2026 году ручное присваивание номеров «от головы» считается плохой практикой. Используйте возможности ERP/1С для генерации структурированных кодов по шаблонам.
- Связь объектов. В идеальной информационной системе: Номенклатурный номер (Вид) → Инвентарный номер (Экземпляр) → Архивный шифр (Документ на списание/историю).
Грамотная работа с номенклатурными номерами — это фундамент прозрачного учета, быстрой инвентаризации и беспроблемной сдачи документов в архив.