Архивный номер – это уникальный идентификатор, присвоенный каждому документу или делу, хранящемуся в фондах архива. Он позволяет быстро находить нужные материалы, оформлять запросы и вести учёт поступлений. В данной статье подробно рассматривается, что такое номер архива АГУ, где его можно узнать, как правильно им пользоваться и какие контакты понадобятся для работы с архивом Астраханского государственного университета.
Что такое номер архива и зачем он нужен
- Идентификация документа. Каждое дело, книга, фотография или электронный файл получает свой номер, по которому его можно однозначно отличить от остальных.
- Ускорение поиска. При обращении в читальный зал или отправке электронного запроса достаточно указать номер – архивариус сразу находит нужный материал.
- Ведение учёта. Номер фиксируется в описях, каталогах и электронных базах данных, что упрощает инвентаризацию и контроль сохранности фондов.
- Юридическая значимость. При оформлении справок, выписок или использования документов в научных работах номер архива указывается в библиографическом описании.
Где найти номер архива АГУ им. В. Н. Татищева
Номер архива можно получить несколькими способами:
- В электронном каталоге. На официальном сайте АГУ (
agu.ru) есть раздел «Электронный архив» или «Научная библиотека». После авторизации (единая учётная запись сотрудников и обучающихся) можно выполнить поиск по названию, автору, дате и получить карточку дела, где указан номер архива. - В бумажных описях. В читальном зале научной библиотеки АГУ (ул. Татищева, 20а, главный корпус, ауд. 112) хранятся печатные описи фондов. Каждая страница содержит перечень дел с их номерами.
- Через запрос в архивный отдел. Написав письмо или позвонив по телефону структурного подразделения АГУ (ул. Татищева, 20А, пристрой, к. 408), вы получите номер интересующего вас дела после уточнения его содержания.
- В справках и выписках. При получении справки из архива (например, о прохождении практики или публикации) номер архива указывается в шапке документа.
Как правильно использовать номер архива
После того как вы получили номер, follow these steps:
- Уточните тип материала. Номер может относиться к делу, книге, фотоколлекции или электронному ресурсу. Это влияет на порядок выдачи (в читальный зал, на копирование, в цифровой форме).
- Сформируйте запрос. В запросе укажите:
- Полное название учреждения – «Астраханский государственный университет им. В. Н. Татищева»;
- Наименование фонда или коллекции (например, «Фонд личных документов В. Н. Татищева»);
- Номер архива (например, Ф. 12‑Оп. 3, д. 57);
- Цель использования (научная работа, родословная, юридическая процедура и т.д.).
- Согласуйте сроки и условия выдачи. Некоторые материалы могут находиться на ограниченном доступе (например, персональные данные, документы, находящиеся на экспертизе). Уточните, нужен ли вам доступ в читальный зал, копирование или электронная копия.
- Оформите получение. При получении документа распишитесь в журнале выдачи, укажите дату и цель использования. Это необходимо для учёта и сохранности фонда.
Примеры номеров архива АГУ (иллюстративные)
Ниже приведены типичные формы номерные форматы, которые можно встретить в каталогах АГУ. Они даны только для примера – реальные номера зависят от конкретного фонда.
| Фонд | Опись | Дело | Пример номера архива |
|---|---|---|---|
| Фонд личных документов В. Н. Татищева | Оп. 1 | д. 12 | Ф. 1‑Оп. 1, д. 12 |
| Фонд учебно‑методических материалов | Оп. 5 | д. 234 | Ф. 7‑Оп. 5, д. 234 |
| Фонд фотографий campus life | Оп. 3 | д. 567 | Ф. 15‑Оп. 3, д. 567 |
Контакты архивного отдела АГУ им. В. Н. Татищева
Для получения номера архива, консультации по работе с фондами или оформления запроса используйте следующие данные:
- Адрес: г. Астрахань, ул. Татищева, 20А, пристрой, кабинет 408 (архивный отдел).
- Телефон: +7 (8512) -5‑55‑55 (доб. 123).
- Электронная почта: archive@agu.ru.
- Часы работы: пн‑пт 09:00‑18:00, обед 13:00‑14:00.
- Сайт: agu.ru/archive (раздел «Архив и научная библиотека»).
Номер архива Астраханского государственного университета – ключевой элемент эффективной работы с его документальными фондами. Зная, где и как его получить, вы сможете быстро находить нужные материалы, оформлять запросы и использовать архивные данные в научной, образовательной и профессиональной деятельности. Не забывайте пользоваться официальными каналами связи (сайт, телефон, электронная почта) и соблюдать правила обращения с документами, чтобы сохранить культурное и историческое наследие университета для будущих поколений.