Номер архива АГУ – уникальный идентификатор, присваиваемый каждому документу, материалу или набору материалов в Архиве Государственного Университета (АГУ) (или в аналогичном архивном учреждении, использующем данную аббревиатуру). Такой номер позволяет быстро находить нужный документ, точно указывать его в научных публикациях и вести учёт архивных фондов.

Понятие «номер архива»

В архивоведении номер архива – это системный код, который отражает:

• Тип документа (дело, письмо, карта, фото и т.д.);
• Год создания или поступления в архив;
• Порядковый номер в рамках определённого фонда;
• Дополнительные сведения (секция, подраздел, уровень доступа).

Наличие единого номера упрощает работу как архивистов, так и исследователей, позволяя избежать путаницы при работе с тысячами единиц хранения.

История появления архивных номеров в АГУ

С начала 1990‑х годов в АГУ была внедрена автоматизированная система учёта (АСУ «Архив»), в которой каждому новому поступающему материалу автоматически присваивался номер архива. С тех пор система претерпела несколько модернизаций, но основной принцип – уникальная комбинация цифр и букв – остался неизменным.

Структура номера архива АГУ

Стандартный номер архива в АГУ выглядит так:

АГУ-YY-FFF-PPP-SS

где:

1. АГУ – префикс, указывающий на учреждение (Архив Государственного Университета).
2. YY – последние две цифры года поступления (например, 23 для 2023 года).
3. FFF – код фонда (три цифры, например 005 – фонд «История университета»).
4. PPP – порядковый номер документа в фонде (от 001 до 999).
5. SS – уровень доступа (01 – открытый, 02 – ограниченный, 03 – закрытый).

Пример полного номера: АГУ-23-005-042-01 – открытый документ 42‑й в фонде 005, поступивший в 2023 году.

Как найти номер архива АГУ

Поиск в электронных каталогах

Большинство архивов АГУ имеют онлайн‑каталог, доступный через официальный сайт университета. Чтобы найти нужный номер, выполните следующие шаги:

1. Перейдите на страницу Электронного каталога АГУ.
2. В строке поиска введите ключевые слова (тема, автор, год).
3. В результатах найдите интересующий документ и нажмите на его название.
4. В карточке документа будет указан полный номер архива.

Запрос в архивных отделах

Если нужный материал не найден в онлайн‑каталоге, можно обратиться напрямую в архивный отдел:

• По телефону (не путайте с виртуальными номерами – они относятся к телефонным сервисам, а не к архивным).
• По электронной почте с указанием темы и предполагаемых дат.
• Лично, заполнив форму запроса в читальном зале.

Сотрудники архива предоставят номер архива и, при необходимости, копию документа.

Практическое применение номера архива АГУ

Цитирование и ссылки в научных работах

При написании диссертации, статьи или реферата важно указывать точный номер архива, чтобы читатели могли самостоятельно проверить источник. Пример оформления ссылки:

Иванов П. П. История факультета физики АГУ. – АГУ, фонд 005, документ 042, 2023. Номер архива: АГУ-23-005-042-01.

Оформление запросов на копирование

Для получения копий документов в печатном виде или в электронном формате необходимо указать номер архива в заявке. Это ускоряет процесс и исключает ошибки.

Управление доступом

Номер архива содержит код уровня доступа (SS). При работе с закрытыми материалами (например, 03) требуется специальное разрешение, а открытые (01) доступны всем пользователям.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Понимание номера архива АГУ – ключ к эффективной работе с архивными материалами университета. Правильное использование номера упрощает поиск, ускоряет процесс получения копий и гарантирует точность ссылок в научных публикациях. Не забывайте проверять уровень доступа и использовать официальные каналы (онлайн‑каталог, запрос в архивный отдел) для получения актуальной информации.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь к службе поддержки архива АГУ или посетите веб‑портал архива.