Ульяновский государственный аграрный университет имени П. А. Столыпина (УГСХА) обладает собственным архивным фондом‚ в котором хранятся документы‚ связанные с историей учебного заведения‚ научными исследованиями‚ учебно‑методической деятельностью и жизнью студентов и преподавателей. Для удобного поиска и учёта каждого дела в архиве используется уникальный номер архива. Ниже подробно рассмотрим‚ что представляет собой этот номер‚ как он формируется‚ где его можно найти и как правильно им пользоваться.

Что такое номер архива УГСХА?

Номер архива – это цифро‑буквенный идентификатор‚ присваиваемый каждому архивному делу (файлу‚ документу‚ набору документов) при его поступлении в фонд УГСХА. Он служит:

• уникальным ключом для поиска в электронном каталоге;
• основой для формирования описей и справочников;
• средством ссылки при цитировании архивных источников в научных работах;
• инструментом контроля за сохранностью и движением документов.

Формат номера регламентирован внутренним положением УГСХА о работе с архивными фондами и соответствует общепринятым стандартам архивного дела (ФЗ‑125 «Об архивном деле в РФ»).

Структура номера архива УГСХА

Типичный номер архива УГСХА имеет следующий вид:

УГСХА‑Ф‑NNNN‑YY‑ZZZ

Где:

• УГСХА – сокращённое наименование учреждения (обязательная префиксная часть);
• Ф – код фонда (например‚ Ф – фонд «Учебно‑методическая документация»‚ Н – фонд «Научные исследования»‚ С – фонд «Студенческие дела» и т.д.);
• NNNN – порядковый номер дела внутри фонда (от 0001 до 9999);
• YY – две последние цифры года поступления дела в архив (например‚ 23 для 2023 г.);
• ZZZ – контрольная сумма или дополнительный индекс‚ используемый для дифференциации дел с одинаковым порядковым номером и годом (может быть буквенно‑цифровым).

Пример реального номера: УГСХА‑Н‑0457‑21‑А – это 457‑е дело фонда научных исследований‚ поступившее в 2021 году‚ с дополнительным индексом «А».

Где найти номер архива УГСХА?

В электронном каталоге архива

Основной источник – электронный каталог архива УГСХА‚ доступный на официальном сайте университета в разделе «Архив» → «Электронный каталог». При поиске по ключевым словам (название документа‚ автор‚ дата) система отображает полную карточку дела‚ где номер указан в поле «Инвентарный номер» или «Архивный номер».

В бумажных описях и справочниках

Для тех‚ кто работает с бумажными носителями‚ в читальном зале архива хранятся:

• описные листы (описания фондов) – каждый лист содержит перечень дел с их номерами;
• справочники «Архивные фонды УГСХА» (издаются раз в 5 лет);
• карточки учёта поступления (журнал приёма‑выдачи).

В сопроводительной документации к документам

При выдаче копии или скана документа архивный сотрудник ставит печать и указывает номер архива внизу листа (обычно в правом нижнем углу). Это позволяет пользователю легко указать источник в bibliographic ссылке.

Как правильно использовать номер архива в научной работе?

При цитировании архивного источника рекомендуется следовать ГОСТ 7.0.5‑2008 «Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления» и внутренним рекомендациям УГСХА. Пример оформления сноски:

УГСХА. Фонд научных исследований. Дело № 0457. 2021. Л. 12‑15. Архивный номер: УГСХА‑Н‑0457‑21‑А.

Если в работе используется несколько дел из одного фонда‚ достаточно указать фонд и номер дела‚ а архивный префикс можно опустить после первого упоминания.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли изменить номер архива уже существующего дела?

Номер архива является постоянным идентификатором. Изменение возможно только в случае ошибки при первоначальном внесении‚ и тогда проводится официальная процедура перерегистрации с оформлением акта о исправлении.

Что делать‚ если номер архива не указан в электронном каталоге?

Сначала проверьте правильность ввода поискового запроса. Если дело действительно отсутствует в каталоге‚ обратитесь к архивариусу – возможно‚ документ ещё не оцифрован или находится в процессе поступления.

Есть ли единый формат номера для всех архивов России?

Нет. Каждое архивное учреждение формирует собственную систему нумерации‚ однако все они должны соответствовать требованиям ФЗ‑125 о наличии уникального идентификатора и возможности поиска по нему.

Можно ли использовать номер архива при запросе копии документа через электронную форму?

Да. При заполнении формы запроса копии необходимо указать архивный номер в поле «Номер дела» – это существенно ускоряет процесс поиска и выдачи материала.

Полезные ссылки

• Официальный сайт УГСХА – раздел «Архив»
• Электронный каталог архива УГСХА (требуется авторизация)
• Портал «Архивы России» – общ» – справочная информация по архивному делу
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в РФ» (актуальная редакция)

Номер архива УГСХА – это не просто набор символов‚ а ключ к богатству исторического и научного наследия университета. Понимание его структуры‚ умение находить в электронном и бумажном каталогах‚ а также правильное оформление ссылок позволяют исследователям эффективно работать с архивными материалами‚ сохраняя при этом академическую честность и точность цитирования. Надеемся‚ представленная информация станет полезным руководством для студентов‚ аспирантов‚ преподавателей и всех‚ кто интересуеться историей УГСХА и её архивным фондом.