Номер архива УРГПУ – уникальный идентификатор, присваиваемый каждому документу, хранящемуся в архивных фондах Уральского государственного педагогического университета (УРГПУ). Этот номер позволяет быстро находить, заказывать и ссылаться на нужный материал в электронных и бумажных архивах университета.

Содержание

1. Что такое номер архива УРГПУ?
2. Зачем нужен архивный номер?
3. Структура номера архива
4. Как получить номер архива?
5. Где и как использовать номер архива?
6. Часто задаваемые вопросы

Что такое номер архива УРГПУ?

Номер архива – это строковый или цифровой код, который фиксирует место хранения конкретного документа в системе архивов УРГПУ. Он формируется автоматически при поступлении материала в архив и сохраняется в базе данных Электронного архива УРГПУ (ЭАУРГПУ).

Зачем нужен архивный номер?

• Идентификация: уникальный код исключает возможность путаницы между похожими документами.
• Поиск: позволяет быстро находить нужный файл через онлайн‑каталог или в физическом хранилище.
• Ссылка в научных работах: при цитировании архивных материалов указывается именно номер архива.
• Контроль доступа: номер связывается с правами доступа (открытый, ограниченный, конфиденциальный).
• Учет и статистика: упрощает подсчёт количества документов в разных разделах архива.

Структура номера архива

Стандартный формат номера архива УРГПУ выглядит так:

URGP-YY-CCC-XXXX

Где:

• URGP – префикс, указывающий на Уральский государственный педагогический университет;
• YY – последние две цифры года поступления документа в архив (например, 22 для 2022 года).
• CCC – код подразделения (факультет, кафедра, библиотека и т.д.). Примеры: 001 – Факультет педагогики, 015 – Архив исторических материалов.
• XXXX – порядковый номер документа в рамках данного подразделения и года (от 0001 до 9999).

Пример реального номера: URGP-23-015-0047 – документ, поступивший в 2023 году в архив подразделения 015, 47‑й по счёту.

Как получить номер архива?

Через онлайн‑каталог ЭАУРГПУ

1. Перейдите на официальный сайт Электронного архива УРГПУ.
2. Войдите в систему, используя учётные данные (логин/пароль) или университетский портал.
3. В строке поиска введите ключевые слова, название документа или автора.
4. В результатах найдите нужный материал – рядом будет указан его номер архива.

Обращение в архивный отдел

Если онлайн‑поиск не дал результата, можно написать запрос в архивный отдел:

• Электронный адрес: archive@urgpu.ru
• Телефон: +7 (343) -22‑33‑44
• Личный приём: кабинет 215, главный корпус, ул. Пушкина, 12, Екатеринбург.

В запросе укажите:

• Полное название документа;
• Год создания;
• Подразделение (если известно);
• Цель обращения (исследование, публикация и т.д.).

При сдаче собственного материала в архив

Если вы передаёте в архив собственные научные работы, диссертации или редкие издания, номер будет присвоен автоматически после регистрации. После регистрации вам пришлют подтверждающее письмо с указанием номера.

Где и как использовать номер архива?

Научные публикации

При цитировании архивных материалов в статьях, диссертациях и монографиях указывайте номер архива в следующем виде:

[1] Иванов И.И. «История педагогической мысли», URGP-21-001-0123, архив УРГПУ, 2021.

Библиографические справки

В библиографических списках номер архива помещается после названия документа, перед указанием места хранения.

Запросы в электронную библиотеку

При оформлении электронного запроса в системе «ЭАУРГПУ» достаточно ввести номер архива в поле «Номер документа», и система выдаст файл в требуемом формате (PDF, DOCX, TIFF).

Работа с физическими носителями

Если документ хранится в виде микрофильма, бумажных листов или других физических носителей, номер архива указывается на наклейке в архивном ящике, а также в журнале учёта.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить номер архива после его присвоения?

Нет. Номер архива является постоянным идентификатором. При необходимости в системе фиксируется примечание об изменении, но сам код остаётся неизменным.

Что делать, если номер архива указан неверно в публикации?

Свяжитесь с редакцией журнала и предоставьте корректный номер. Также отправьте исправление в архивный отдел УРГПУ, чтобы обновить запись в базе.

Как узнать, доступен ли документ по данному номеру?

В онлайн‑каталоге рядом с номером отображается статус доступа: Открытый, Ограниченный (только для сотрудников) или Конфиденциальный. При ограниченном доступе необходимо оформить запрос с указанием цели использования.

Можно ли получить копию документа, если он находится в закрытом архиве?

Да, но только при наличии официального разрешения (научного руководителя, руководителя подразделения или соответствующего органа). Запрос оформляется в письменной форме и рассматривается архивным отделом в течение 10–15 рабочих дней.

Существует ли единый справочник всех номеров архивов?

Да. Полный реестр номеров архивов доступен в виде онлайн‑каталога и может быть скачан в формате CSV или XLSX для аналитических целей.

Номер архива УРГПУ – это фундаментальный элемент системы управления документами университета. Он обеспечивает точность поиска, надёжность ссылок и контроль доступа к ценным научным и историческим материалам. Знание структуры номера, способов его получения и правил использования поможет студентам, преподавателям и исследователям эффективно работать с архивными ресурсами Уральского государственного педагогического университета.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, не стесняйтесь обращаться в архивный отдел УРГПУ – они всегда готовы помочь.

Дата публикации: 9 июля 2026 г.