Номер дела в архиве — это уникальный идентификационный код, присваиваемый каждому документу (делу) при его регистрации и учете в архивном фонде․ Он служит основным средством адресации, поиска и заказа дела в архивном хранилище․ Без номера дела невозможно обеспечить сохранность документов, быстрый доступ к ним и контроль за их движением․

Понятие и функции номера дела

В соответствии с архивной терминологией и методическими рекомендациями Федерального архивного агентства (Росархив), номер дела является обязательным элементом обложки дела и учетных документов (описей, номенклатур)․ Его основные функции:

• Идентификация: однозначное различение одного дела от другого в пределах фонда, описи или годового раздела․
• Адресация (топографическая функция): определение физического местонахождения дела в хранилище (номер стеллажа, полки, ячейки часто привязаны к номеру дела или шифру)․
• Учет и контроль: фиксация факта поступления, выдачи, возврата и перемещения дела (в карточках-заменителях, журналах выдачи)․
• Поиск: базовый параметр для поиска дела в электронных базах данных, картотеках и бумажных описях․

Структура и состав регистрационного номера

Состав регистрационного номера дела не является жестко унифицированным для всех архивов России․ Согласно Методическим рекомендациям по исполнению запросов социально-правового характера (Федеральное архивное агентство), структура номера определяется принятой в конкретном архиве системой регистрации, структурой архива и потребностями профильного структурного подразделения․

В качестве элементов регистрационного номера могут выступать:

1. Дата регистрации (например, )․
2. Делоизводственный номер (порядковый номер в журнале регистрации или номенклатуре)․
3. Буквенные обозначения, первые буквы (или одна буква) фамилии заявителя, названия организации или вида документа (например, Пет для Петрова)․

Пример комплексного номера: /2-15/Пет

Архивный шифр (Код дела)

В государственных архивах и архивах организаций, передающих документы в государственное хранение, номер дела часто входит в состав архивного шифра (полного адреса дела)․ Как показывает практика Государственного архива административных органов Свердловской области (ГААОСО), шифр записывается в левом нижнем углу обложки дела и имеет иерархическую структуру:

Ф․Р-7․ Оп․1․ Д․52․ Л․7․

Где:

• Ф․ — Номер фонда (Fund)․
• Оп․, Номер описи (Inventory)․
• Д․ — Номер дела (File number) в пределах данной описи (по годовому разделу сводной описи)․
• Л․ — Номер листа (Page number) внутри дела․

Таким образом, «номер дела» в строгом архивном смысле — это порядковый номер дела внутри описи (или годового раздела сводной описи)․

Оформление номера дела на обложке и в учетных документах

Согласно Требованиям к оформлению дел, принимаемых в архив (п․ 3․6, КонсультантПлюс), на обложке дела постоянного или длительного хранения (свыше 10 лет) обязательно указываются:

• Наименование организации и структурного подразделения․
• Индекс дела (шифр организации-образователя)․
• Архивный шифр дела (Фонд, Опись, Дело)․
• Номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел․
• Заголовок дела․

Нумерация дел внутри описи обычно сквозная (1, 2, 3․․․ n) или начинается с единицы каждый год (если опись ведется по годам)․ Если дело состоит из нескольких томов или частей, каждому томам присваивается свой порядковый номер (например, Д․ 52 т․ 1, Д․ 52 т․ 2)․

Номер дела в процессах выдачи и учета движений

Номер дела является ключевым атрибутом при любых операциях с документом․ В Порядке выдачи дел из хранилищ (п․ 4․5, КонсультантПлюс) и при передаче дел в судебные составы (п․ 22․7, КонсультантПлюс) регламентируется обязательное фиксирование номера дела в сопроводительных документах:

Карточка-заместитель (форма № 36 / Приложение 21)

На место изъятого из хранилища дела вкладывается карточка-заместитель, в которой указываются:

• Номер дела (по описи/шифру)․
• Наименование дела (заголовок)․
• Кем заказано и получено (ФИО, должность)․
• Дата выдачи․
• Расписка получателя․
• Дата возвращения в архив․
• Подпись специалиста архива, принявшего дело․

Журналы учета и справки об изъятии

При изъятии отдельных документов из дела (например, для направления в суд или выдачи копии) в дело вкладывается справка об изъятии, где указывается номер дела, а в учетных документах делается отметка с указанием номера, даты и названия документа-основания для изъятия․

Особенности нумерации в судебных и специализированных архивах

В архивах судов и правоохранительных органов (например, по приказу Службы по обеспечению деятельности мировых судей) номер дела формируется на основе сводной номенклатуры дел с добавлением порядкового номера дела (наряда)․ Заголовок дела в опись переносится с обложки без сокращений, а номер дела присваивается строго в соответствии с номенклатурой․

Для архивов ФСБ и иных ведомственных архивов поиск дела по номеру возможно только при наличии полного шифра (Фонд, Опись, Дело), так как нумерация ведется внутри каждого фонда и описи отдельно․

Номер листа внутри дела

Важно отличать номер дела от номера листа․ Как указано в описании фонда ГААОСО, каждый лист в архивном деле имеет свой номер․ Нумерация листов ставится сквозно по всем документам дела․ Допускается нумерация с буквами (например, 15а, 15б), если после прошивки дела обнаруживается необходимость вставить пропущенный документ без перешивания всего тома․

Современные подходы: электронные архивы и автоматизация

В системах электронного делопроизводства и автоматизации учета архивных фондов (СЭД, АИС «Архив») номер дела часто генерируется автоматически при создании карточки дела․ Однако логика формирования номера (маска номера) настраивается администратором в соответствии с утвержденной номенклатурой и инструкцией по делопроизводству организации․ В электронной среде номер дела служит первичным ключом (Primary Key) в базе данных для связывания метаданных дела, сканов страниц, записей о движении и прав доступа․

Резюме: что нужно помнить о номере дела