В любой архивной структуре (федеральный, региональный, муниципальный или корпоративный архив) номер фонда – это основной идентификационный элемент, позволяющий быстро находить, классифицировать и вести учёт документальных материалов․ Правильное присвоение и использование номера фонда гарантирует целостность архивного дела, упрощает работу архивистов и облегчает доступ исследователей к нужным документам․

Что такое архивный фонд?

Архивный фонд – это совокупность документов, относящихся к определённому субъекту (человек, семья, организация, учреждение) или к определённой теме, собранных в единую учетную единицу․ Фонд может включать в себя несколько описей дел, а каждая опись состоит из отдельных документов․

• Личные архивные фонды (например, фонды помещиков в СССР)․
• Фонды общественных организаций (профсоюзы, партии, научные общества)․
• Фонды государственных органов (архивные фонды министерств, региональных администраций)․

Каждому фонду присваивается уникальный номер, который фиксируется во всех учетных документах архива․

Принципы нумерации фондов

Нумерация фондов регулируется нормативными актами, в частности «Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации» (Федеральное архивное агентство)․ Основные принципы:

1. Уникальность․ В пределах одного архива каждый фонд имеет свой неповторимый номер․
2. Последовательность․ При поступлении нового фонда ему присваивается следующий свободный номер․
3. Сохранность номера․ Присвоенный номер фиксируется в лицевой карточке фонда, в описях и в инвентарных листах․
4. Стандартизация формата․ Формат записи номера может включать буквы, цифры и знаки разделения (например, Ф․Р-7, ГАРФ-12)․

Как присваивается номер фонда?

Процедура присвоения номера фонда выглядит следующим образом:

• Поступление материалов․ При поступлении в архив новых документов формируется заявка о приёмке․
• Определение принадлежности․ Архивисты определяют, к какому субъекту (семье, организации, событию) относятся документы․
• Назначение названия фонда․ Формируется официальное название (например, «Фонд личных дел директора завода «Энергия»»)․
• Присвоение номера․ На основании свободных номеров в архиве назначается следующий номер (например, Ф․Р-7)․
• Регистрация․ Номер фиксируется в лицевой карточке фонда, в реестре фондов и в инвентарных листах․

Для архивов, которые не ведут нумерацию фондов, вместо номера могут использоваться инвентарные номера или другие учетные данные․

Формат записи номера фонда

В разных архивах могут применяться различные схемы нумерации, однако они обычно включают:

Пример полного обозначения: Ф․Р-7 – фонд с номером Р-7, где «Ф․» указывает на фондовую принадлежность․

Примеры из практики

Пример 1․ Публичный фонд в государственном архиве

В Государственном архиве административных органов Свердловской области (ГААОСО) встречается запись:

Ф․Р-7 – номер фонда, в котором хранится архивный документ․

Здесь «Ф․» – обозначение фонда, «Р-7» – уникальный номер внутри данного архива․

Пример 2․ Множественное хранение одного фонда

Если поместно‑вотчинный фонд хранится в двух архивах (центральном и местном), в каждом архиве ему присваивается свой номер:

• Центральный архив: Ф․Ц-12
• Местный архив: Ф․М-5

Это позволяет точно указать, где находится конкретный набор документов․

Пример 3․ Нумерация описей внутри фонда

В организации хранится 3 фонда, каждый из которых имеет по 2 описи․ При поступлении новой описи в фонд присваивается очередной номер:

1. Фонд Ф․01 – опись Оп․1, Оп․2
2. Фонд Ф․02 – опись Оп․1, Оп․2
3. Фонд Ф․03 – опись Оп․1, Оп․2

Если в фонд Ф․02 поступает новая опись, она получает номер Оп․3․

Взаимосвязь номера фонда с другими учетными данными

Номер фонда тесно связан с:

• Номером описи дел․ В каждой описи указывается номер фонда, к которому она относится․
• Инвентарным листом․ На листе фиксируются все документы фонда, их порядковые номера и состояние․
• Ярлыком на лице первичного средства хранения․ На коробке, папке или файле размещается ярлык с номером фонда, номером описи и другими реквизитами․

Эти связи позволяют быстро отследить путь любого документа от места хранения до его описания в реестре․

Особенности нумерации в разных типах архивов

Ошибки при работе с номером фонда и рекомендации

• Дублирование номеров․ Всегда проверяйте реестр перед присвоением нового номера․
• Отсутствие номера на ярлыке․ На каждом первичном средстве хранения должен быть ярлык с полным номером фонда․
• Несоответствие номера в описи и в реестре․ При изменении номера фонда (например, при реорганизации) необходимо обновить все связанные документы․
• Неправильный формат․ Соблюдайте установленный в архиве шаблон (буквенный префикс, дефис, цифры)․

Рекомендация: Вести электронный каталог фондов с возможностью поиска по номеру, названию и дате создания․ Это существенно ускорит работу архивистов и снизит риск ошибок․

Номер фонда – это фундаментальный элемент архивного учёта, который обеспечивает:

• Уникальную идентификацию каждого фонда;
• Связь фонда с описями, инвентарными листами и физическими носителями;
• Упорядоченность и прозрачность работы архива․

Соблюдение нормативных требований и внимательное отношение к процессу присвоения номера позволяют поддерживать высокие стандарты хранения и использования архивных документов, а также облегчать доступ к историческим материалам для исследователей и общественности․

Дата актуализации: