Номер городского архива – это уникальный идентификатор‚ присваиваемый каждому документу (или группе документов) в архивах муниципального уровня. Он позволяет быстро находить‚ классифицировать и ссылаться на материалы‚ хранящиеся в архивных фондах.
Содержание - Что такое номер городского архива?
- Зачем нужен такой номер?
- Структура номера
- Как присваивается номер?
- Как искать документ по номеру?
- Оцифровка и современные технологии
- Нормативно-правовая база
- Как запросить документ?
- Часто задаваемые вопросы
Что такое номер городского архива?
Номер городского архива (далее – архивный номер) представляет собой комбинацию букв‚ цифр и иногда символов‚ отражающих:
- Код архивного фонда (например‚ ГА‑01 – фонд «Городская администрация»);
- Подфонда или серии документов;
- Порядковый номер дела или листа;
- Год создания или поступления в архив.
Пример: ГА‑01‑2020‑015/12 – документ из фонда городской администрации‚ созданный в 2020 году‚ дело № 15‚ лист 12.
Зачем нужен архивный номер?
Наличие единого номера упрощает работу как архивистов‚ так и исследователей:
- Идентификация: каждый документ имеет уникальный «паспорт».
- Поиск: быстрый доступ к материалам через электронные каталоги.
- Ссылка в научных работах: возможность точно указать источник.
- Контроль доступа: система прав доступа привязывается к номеру.
Структура номера
Структура может немного различаться в разных муниципалитетах‚ но в большинстве случаев используется следующая схема:
| Элемент | Обозначение | Пример |
|---|---|---|
| Код фонда | Буквенно‑цифровой | ГА‑01 |
| Год создания/поступления | Четырёхзначный | 2020 |
| Номер дела | Цифры‚ иногда с подномером | 015/12 |
| Дополнительный код (при необходимости) | Буквы/цифры | А‑B |
Как присваивается номер?
Процесс присвоения номера регулируется внутренними инструкциями архивного отдела. Основные шаги:
- Определение фонда (какое подразделение или организация создало документ).
- Регистрация даты поступления в архив.
- Присвоение порядкового номера в рамках фонда.
- Внесение записи в электронный каталог (если он существует).
Как искать документ по номеру?
Для поиска используйте один из следующих способов:
- Электронный каталог – вводите полный или частичный номер в поисковую строку.
- Картотека – физические карточки с указанием номера и краткого описания.
- Запрос по телефону или e‑mail – указываете номер и получаете информацию о наличии и условиях доступа.
Оцифровка и современные технологии
С 2011 года многие городские архивы начали масштабные проекты по оцифровке документов. Пример – Новосибирский городской архив‚ где Департамент связи и информатизации мэрии в 2011 году:
- Запустил программу «Электронный архив Новосибирска»;
- Оцифровал более 200 000 страниц исторических материалов;
- Внёс в публичный доступ более 30 000 документов через онлайн‑каталог.
В результате оцифровки номер документа стал не только физическим идентификатором‚ но и метаданными‚ которые включают:
- Авторство;
- Ключевые слова;
- Теги доступа (публичный/ограниченный).
Нормативно-правовая база
Регулирование архивных номеров осуществляется следующими актами:
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ.
- Приказ Минкультуры России № 44 от «Об утверждении Положения о порядке ведения архивных фондов».
- Региональные нормативные акты (например‚ постановление администрации Новосибирской области № 12‑О от ).
Как запросить документ?
Если вам известен архивный номер‚ выполните следующие шаги:
- Подготовьте заявление (в бумажном виде или онлайн) с указанием номера‚ цели исследования и сроков.
- Приложите паспорт или иной документ‚ подтверждающий личность.
- Отправьте запрос в отдел доступа к архивным материалам (обычно это отдел «Документация и справочная служба»).
- Ожидайте ответа – в большинстве случаев срок рассмотрения не превышает 10 рабочих дней.
При положительном решении вам будет предоставлен:
- Копия документа (в печатном виде или в электронном PDF‑формате);
- Справка о месте хранения (если требуется личный просмотр).
Часто задаваемые вопросы Что делать‚ если номер неизвестен‚ но известен тема документа?
Обратитесь к каталогам по тематикам или к спискам фондов. Сотрудники архива помогут подобрать нужный материал по ключевым словам;
Можно ли изменить уже присвоенный номер?
Номера в архиве не меняются‚ так как они служат постоянным указателем. При необходимости вносятся только примечания к записи.
Как узнать‚ находится ли документ в открытом доступе?
В электронных каталогах рядом с номером указано статус доступа («Открытый»‚ «Ограниченный»‚ «Конфиденциальный»). При отсутствии информации уточняйте у архивариуса.
Что такое «подфонды»?
Подфонды – это более мелкие подразделения внутри основного фонда‚ которые группируют документы по более узкой тематике (например‚ «Подфонды финансового отдела»).
Какой срок хранения у архивных материалов?
Согласно федеральному закону‚ документы‚ имеющие историческую ценность‚ хранятся не менее 50 лет. Некоторые материалы могут быть переданы в государственные архивы и храниться бесконечно.
Если у вас возникли дополнительные вопросы‚ обращайтесь в архив вашего города – специалисты всегда готовы помочь.