В архивном деле номер описи является одним из ключевых элементов‚ позволяющих точно идентифицировать набор документов‚ передаваемых на хранение. Он указывается в заголовке описи‚ участвует в формировании архивного шифра и служит основой для поиска и учёта дел.

Что такое опись документов?

Опись – это учётный документ‚ в котором фиксируются состав‚ количество и краткое содержание дел‚ передаваемых в архив. Составляется в двух экземплярах: один остаётся в отделе‚ второй – в самом архиве. Основой для заполнения граф описи служит информация с обложек дел; при её недостатке используют номенклатуру дел и дополняют её.

Каждое дело в описи получает самостоятельный номер‚ а сама опись – собственный номер‚ который присваивается после её завершения.

Структура титульного листа описи

На титульном листе (заголовочной части листа фонда) указываются следующие сведения:

• Полное название архива;
• Название и номер архивного фонда;
• Номер и название описи;
• Дата составления описи;
• ФИО составителя (или название подразделения).

Пример оформления:

Государственный архив административных органов Свердловской области
Фонд Р-7
Опись № 1 «Документы по организации работы с кадрами»
Составлена 
Составитель: И.И. Иванов

Как формируется номер описи?

Номер описи присваивается в рамках конкретного фонда и отражает её порядковый номер среди всех описей этого фонда. При необходимости к номеру могут добавляться дополнительные обозначения (литера‚ том‚ часть)‚ особенно если опись объёмная и делится на части.

Пример полной записи в архивном шифре:

ГААОСО. Ф.Р-7. Оп.1. Д.52. Л.7.

• ГААОСО – название архива;
• Ф.Р-7 – фонд Р-7;
• Оп.1 – опись № 1 фонда;
• Д.52 – дело № 52 в описи;
• Л.7 – лист № 7 дела.

В данном примере Оп.1 – это именно номер описи. Если опись состоит из нескольких томов‚ запись может выглядеть так: Оп.1‚ том 2 или Оп.1а (литера указывает на часть описи).

Правила составления и оформления описей

1. Учётная функция – фиксируется точное количество дел‚ их состав и объём.
2. Информационно-поисковая функция – обеспечивает быстрый поиск дела по его заголовку или номеру.
3. Каждому делу в описи присваивается отдельный номер‚ начиная с единицы и увеличиваясь последовательно.
4. После завершения описи составляется итоговая запись‚ в которой подводятся итоги по количеству дел‚ листам и т.д.
5. Опись оформляется в двух экземплярах (один – в отделе‚ второй – в архиве).
6. На титульном листе обязательно указываются: название архива‚ название и номер фонда‚ номер и название описи‚ дата составления.

Пример заполнения граф описи

В данном примере каждое дело получило свой номер (1‚ 2‚ 3)‚ а опись в целом – номер Оп.1 фонда Р‑7.

Значение номера описи в архивном шифре

Архивный шифр – это компактный код‚ позволяющий однозначно локализовать любой лист любого дела в фонде. Он состоит из нескольких блоков‚ разделённых точками:

• Название архива;
• Фонд (Ф.);
• Опись (Оп.) – номер описи;
• Дело (Д.);
• Лист (Л.).

Номер описи может включать:

• Простую цифру (Оп.3);
• Литеру для обозначения части (Оп.2а);
• Том (Оп.1‚ том 2) или часть (Оп.1 ч.2).

При расшифровке шифра ГААОСО. Ф.Р-7. Оп.1. Д.52. Л.7. мы понимаем‚ что ищем лист 7 дела 52 описи 1 фонда Р‑7 в Государственном архиве административных органов Свердловской области.

Практические рекомендации

• При составлении описи всегда проверяйте полноту данных с обложек дел; при пробелах обращайтесь к номенклатуре.
• Нумерацию дел ведите без пропусков; если дело исключено‚ сделайте пометку «исключено» и не перепутайте последующие номера.
• После завершения описи составьте итоговую запись и подпишите оба экземпляра.
• Храните один экземпляр описи в отделе‚ второй – в архиве‚ чтобы обеспечить двойную контрольную проверку.
• При необходимости создания нескольких томов описи присваивайте каждому тому отдельный подномер (Оп.1 том 1‚ Оп.1 том 2 и т.д.).

Номер описи – фундаментальный элемент архивного учёта‚ который обеспечивает:

• Уникальную идентификацию набора документов внутри фонда;
• Удобство и скорость поиска дела по архивному шифру;
• Надёжное ведение учётной документации и соблюдение государственных стандартов архивного дела;

Соблюдение правил формирования и оформления номера описи гарантирует прозрачность архивных фондов‚ упрощает работу сотрудников архива и способствует сохранению исторической памяти для будущих поколений.