Нормативная база: от поправок в ФЗ к подзаконным актам

Ключевым событием стал Федеральный закон от № 339-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». Данный закон ввел в Основы законодательства РФ о нотариате (ФЗ № 4462-1) статью 39.1 «Нотариальные документы‚ нотариальный архив».

Основные положения ст. 39.1:

• Определение нотариальных документов: созданные на бумажном носителе или в электронной форме в результате нотариальной деятельности.
• Создание нотариальных архивов: формируется система архивов для хранения документов нотариусов‚ прекративших деятельность‚ а также государственных нотариальных контор при их упразднении.
• Единая информационная система нотариата (ЕИСН): закреплена обязанность формирования электронных образов документов и их передачи в ЕИСН.
• Сроки хранения у нотариуса: установлен четкий регламент‚ в течение которого документы должны храниться у нотариуса перед обязательной передачей в архив.

Для детальной регламентации процессов Министерством юстиции РФ разработан Приказ от 14 декабря 2022 г. № 395 «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования нотариальных документов». На момент ноября 2026 года данный документ является основным методологическим руководством‚ регулирующим:

1. Порядок комплектования дел (нарядов) нотариуса.
2. Требования к подготовке документов для передачи в архивное учреждение (составление номенклатур).
3. Условия хранения (температура‚ влажность‚ пожаробезопасность) как для бумажных‚ так и для электронных носителей.
4. Порядок выдачи архивных справок и копий (в т.ч. в электронной форме).

> Важно: Согласно информации из открытых источников‚ Приказ Минюста № 395 на момент принятия не вступил в силу немедленно‚ предусматривая переходный период для адаптации нотариальных палат и нотариусов к новым стандартам комплектования и передачи дел.

Организационная модель: региональный подход и «Единый архив»

Законодатель не навязал единую для всей страны организационную форму‚ поэтому на практике сложились две основные модели:

А. Региональные нотариальные архивы при нотариальных палатах

Наиболее распространенная модель. Архив создается как структурное подразделение или отдельное юридическое лицо при субъектной нотариальной палате.

• Свердловская область: В Екатеринбурге функционирует нотариальный архив НПСО‚ принимающий документы от всех нотариусов региона. Обеспечивается выдача сведений‚ архивных справок и копий физическим и юридическим лицам.
• Республика Башкортостан: Нотариальный архив НП РБ работает по новой редакции Положения (утвержденной палатой). Регламентированы тарифы‚ порядок выдачи документов и электронного взаимодействия.
• Другие регионы: Аналогичные структуры созданы в Гомельском нотариальном округе (Беларусь — переезд в новое здание)‚ Павлодарской области (Казахстан — филиал палаты)‚ Мангистауской области (Частный нотариальный архив).

Б. Централизованные городские архивы (Модель Москвы)

В городе Москве реализован проект «Единый нотариальный архив города Москвы» (при МГНП).

• Концентрирует документы всех нотариусов столицы (как частной практики‚ так и бывших госнотариальных контор).
• Расположение: г. Москва‚ ул. Электрозаводская‚ д. 107023 (по данным на 2016 г.‚ актуализируется).
• Интегрирован с Электронной биржей труда и порталами госуслуг для удаленного заказа справок.

В. Архивы бывших государственных нотариальных контор

Отдельный пласт — документы упраздненных госнотариальных контор. Они передаются в нотариальные архивы по правилам преемственности. Пример: Харьковский областной государственный нотариальный архив (Украина‚ ЕДРПОУ 06717839) или архивы госнотариальных контор г. Москвы‚ которые исторически формировались отдельно и сейчас интегрируются в общую систему.

Цифровая трансформация: ЕИСН и электронные образы

Согласно новой редакции ст. 18.1 Закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» и ст. 39.1 Основ нотариата‚ происходит смена парадигмы: первичным носителем становится электронный образ.

Ключевые аспекты цифровизации:

• Сканирование и верификация: Бумажные документы сканируются‚ электронные копии подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) нотариуса/архивиста.
• ЕИСН как репозиторий: Единая информационная система нотариата становится центральным хранилищем электронных образов. Это обеспечивает поиск документа по реквизитам за секунды из любой точки страны.
• Выдача в электронной форме: Нотариальные палаты получили право выдавать копии нотариальных документов и архивные справки в электронном виде через личные кабинеты заявителей или ЕИСН.
• Долгосрочное хранение (ДХЭД): Применяются стандарты доверенного хранения электронных документов (форматы PDF/A‚ XML‚ контроль целостности хэш-суммами);

Практический порядок взаимодействия с архивом (для граждан и юристов)

Процедура получения документов из нового нотариального архива стандартизирована:

1. Определение места хранения: Уточняется‚ в архиве какой нотариальной палаты (субъекта РФ) находятся документы нужного нотариуса (по месту его последней деятельности).
2. Подача заявления:
   • Лично в архиве/палате.
   • По почте (с нотариально заверенной подписью).
   • Электронно через сайт палаты / ЕИСН / Госуслуги (с использованием ЭЦП/Госключ).
3. Основания для выдачи: Заявление заинтересованного лица (участника сделки‚ наследника‚ уполномоченного представителя) + документы‚ удостоверяющие личность и полномочия.
4. Сроки и тарифы: Устанавливаются нотариальной палатой региона (утвержденные тарифы на выдачу справок‚ копий‚ поиск дел). Оплата производится до выдачи.
5. Форма результата: Архивная справка‚ заверенная копия документа (бумажная с печатью палаты/архива или электронная с УКЭП).

Проблемы этапа внедрения и перспективы на 2026–2027 гг.

Несмотря на законодательный каркас‚ практика выявляет ряд вызовов:

Международный контекст (кратко)

Реформа в РФ соответствует мировым трендам:

• Украина (Закон «О нотариате»‚ ст. 23): Сеть государственных нотариальных архивов в областных центрах‚ Киеве‚ Севастополе. Централизованное государственное финансирование.
• Казахстан: Архивы при нотариальных палатах областей (Мангистау‚ Павлодар). Активное внедрение «Электронного нотариата» и единого реестра полномочий.
• ДНР/ЛНР: Создание Республиканских нотариальных архивов (пример: отчет за 2022 г. — 329 архивов нотариусов/контор на хранении). Интеграция в правовое поле РФ.

Новый нотариальный архив, это не просто склад бумаг‚ а высокотехнологичный комплекс для обеспечения правовой значимости нотариальных актов в долгосрочной перспективе. Ключевые векторы развития на ближайшие годы:

1. Полный переход на «безбумажку» для новых поступающих документов (хранение только ЭО с УКЭП в ЕИСН).
2. Создание единого федерального навигатора по архивным фондам нотариата.
3. Автоматизация выдачи стандартных архивных справок через Госуслуги без участия оператора архива.
4. Гарантия сохранности за счет геораспределенного резервного копирования ЕИСН.

Для нотариусов‚ юристов и граждан это означает: прозрачность‚ скорость доступа и юридическую надежность каждого нотариального документа‚ независимо от того‚ когда он был составлен — вчера или 30 лет назад.

Статья подготовлена на основе открытых нормативных актов (ФЗ № 339-ФЗ‚ Приказ Минюста № 395)‚ информации с сайтов ФНП‚ МГНП‚ нотариальных палат субъектов РФ и открытых интернет-источников (актуальность сведений на ).