Государственные архивы Российской Федерации выполняют важную функцию – обеспечение постоянного (вечного) хранения документального наследия страны. В их фондах сосредоточены материалы, отражающие деятельность органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и частных лиц. Ниже подробно рассмотрены основные виды документов, подлежащих архивному хранению, нормативные основы их комплектования и примеры типовой номенклатуры дел.

Нормативная база

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет принципы формирования, хранения и использования Архивного фонда РФ.
• Приказ Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. – утвердил Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утверждён 20 декабря 2019 г.) – служит основой для составления номенклатуры дел и определения сроков хранения типовых документов.
• Приказ Росархива № 77 от 31 июля 2023 г. – ввёл обновлённые правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

Все перечисленные нормативные акты регламентируют, какие документы подлежат передаче в государственные архивы, как они должны оформляться, какие сроки хранения устанавливаются и как обеспечивается их сохранность.

Основные категории документов, хранящихся в государственных архивах

В зависимости от характера деятельности, из которой документы возникают, выделяют несколько крупных групп:

1. Управленческие документы – отражают организационно‑распорядительную деятельность органов власти и управления.
2. Лично‑социальные документы – касаются гражданского состояния, трудовой деятельности, образования, здравоохранения и т.п.
3. Научно‑технические и культурные документы – включают результаты научных исследований, патентную документацию, архивы культурных учреждений.
4. Финансово‑экономические документы – бухгалтерская отчётность, налоговые декларации, сметы, контракты.
5. Судопроизводственные и правоохранительные документы – материалы дел, протоколы, постановления, акты надзора.
6. Военно‑исторические документы – приказы, боевые журналы, списки личного состава, карты и планы.

Каждая из этих групп далее делится на подкатегории, которые конкретизируются в Перечне типовых управленческих архивных документов и в отраслевых номенклатурах дел.

Примеры типовых управленческих архивных документов

Согласно Перечню, утверждённому 20 декабря 2019 г., к типовым управленческим документам относятся, в частности:

• Приказы и распоряжения руководителей;
• Протоколы заседаний коллегиальных органов (советов, комиссий, советов директоров);
• Планы и программы деятельности (стратегические, оперативные, финансовые);
• Отчёты о выполнении планов и заданий;
• Документы по кадровой работе (штатные расписания, приказы о приёме, переводе, увольнении, трудовые договоры);
• Материалы по обеспечению деятельности (закупки, контракты, акты приёма‑передачи имущества);
• Документы по информационному обеспечению (журналы регистрации incoming/outgoing correspondence, электронные реестры);
• Документы по обеспечению законности и правопорядка (акты проверок, представления, предписания).

Для каждого из этих видов документов в Перечне указаны рекомендуемые сроки хранения (например, приказы руководителей – постоянно, протоколы заседаний – 10 лет, финансовые отчёты – 5 лет и т.д.).

Особенности хранения разных видов документов

Постоянно хранящиеся документы

К ним относятся:

• Нормативные правовые акты (законы, постановления, указы);
• Уставы и учредительные документы организаций;
• Документы, имеющие историческую, культурную или научную ценность (архивы известных личностей, рукописи, редкие издания);
• Документы, подтверждающие права собственности и иные вещные права.

Срок их хранения – бессрочный (постоянный).

Документы со срочным хранением

К этой группе относятся большинство управленческих, финансово‑экономических и кадровых документов. Сроки хранения варьируются от 1 года до 50 лет в зависимости от вида документа и его значимости. Например:

• Приказы о поощрении и дисциплинарных взысканиях – 5 лет;
• Бухгалтерские книги и регистры – 5 лет;
• Трудовые книжки – 50 лет после увольнения;
• Документы по охране труда и технике безопасности – 10 лет;
• Материалы проверок и ревизий – 5 лет.

Документы, подлежащие уничтожению

По истечении установленного срока хранения документы могут быть уничтожены в порядке, установленном законодательством (акты об уничтожении, комиссии по уничтожению). Однако перед уничтожением проводится экспертиза на предмет наличия исторической или научной ценности.

Порядок комплектования государственных архивов

1. Формирование номенклатуры дел – на основе Перечня типовых управленческих документов и отраслевых нормативов составляется список дел, подлежащих передаче в архив.
2. Определение сроков хранения – каждому делу присваивается срок (постоянный, временный) согласно нормативным актам.
3. Приём‑передача документов – документы оформляются описями, передаются в архив с сопроводительными письмами и актами приёма‑передачи.
4. Учёт и хранение – в архиве ведётся электронная и бумажная учётная система, обеспечивается контроль за сохранностью, создаются условия хранения (температура, влажность, защита от света и пожара).
5. Использование и предоставление информации – документы доступны для исследователей, государственных органов и граждан в соответствии с режимом доступа (открытый, ограниченный, закрытый).

Все этапы регламентированы Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (приказ Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г.).

Примеры из практики

Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)

В фондах ГАРФ хранятся документы, ранее находившиеся в упразднённых архивах, таких как Московский историко‑революционный архив (МИРА) (1917‑1920 гг.), архивы белого движения и эмиграции. Это подчёркивает важность сохранения документов даже после ликвидации учреждений, которые их создавали.

Региональные архивы

На уровне субъектов РФ аналогичные принципы применяются: например, в Архиве Москвы хранятся протоколы заседаний Московской городской Думы, приказы мэра, документы по благоустройству города, а также личные дела сотрудников municipalных организаций.

Корпоративные архивы

Крупные предприятия, такие как «Газпром», «Роснефть» и «Сбербанк», ведут собственные архивные отделения, где хранятся типовые управленческие документы (приказы, отчёты, контракты) в соответствии с внутренними номенклатурами, разработанными на основе федерального Перечня.

Государственные архивы России являются хранилищем разнообразнейшего документального наследия, от нормативных правовых актов до личных дел граждан. Основой для определения, какие именно документы подлежат архивному хранению, служат:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения;
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ;
• Отраслевые и ведомственные номенклатуры дел.

Соблюдение этих нормативных положений обеспечивает системный подход к комплектованию архивов, гарантирует сохранность документов на протяжении установленных сроков и позволяет использовать их в научной, образовательной и практической деятельности. Понимание структуры и содержания архивных фондов помогает государственным служащим, исследователям и гражданам эффективно работать с документальными ресурсами страны.