Современные организации всё чаще работают с электронными документами (ЭД). Это требует чёткого соблюдения нормативных требований к их приёму‚ хранению и выдаче в архивных учреждениях; Ниже представлен подробный обзор положений нормативной базы‚ основных требований к системам электронного документооборота (ЭДО) и практических рекомендаций по организации архивного хранения ЭД.

Нормативная база‚ регулирующая хранение электронных документов

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ч. 5 ст. 14) – устанавливает obowязки органов власти‚ государственных и частных организаций‚ а также граждан по хранению документов в соответствии с федеральными‚ региональными и местными нормативными актами.
• Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 – регламентирует порядок хранения электронных документов‚ требования к форматам‚ сохранности‚ учёту и контролю доступа в архивах.
• Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (утверждены 22 июля 2020 г.‚ обновлены 9 апреля 2026 г.).
• Региональные и муниципальные нормативные акты‚ уточняющие порядок передачи дел на хранение в архив (структурное подразделение‚ осуществляющее хранение архивных документов).

Согласно указанным актам‚ требования к хранению электронных документов должны полностью удовлетворять нужды заинтересованных сторон‚ которые будут использовать эти требования для достижения целей сохранности и доступности информации.

Основные требования к электронным документам при приёме в архив

Требования к формату и структуре

• Документы должны предоставляться в открытых‚ долговременно поддерживаемых форматах (PDF/A‚ TIFF‚ XML‚ ODF и др.)‚ обеспечивающих неизменяемость содержания.
• Каждый электронный документ обязан сопровождаться метаданными (реквизиты: номер дела‚ дата создания‚ автор‚ тип документа‚ классификационный индекс и т.п.).
• Файловая структура должна соответствовать описям дел и описям электронных документов‚ утверждённым в архиве.

Требования к сохранности и целостности

• Необходимо обеспечить контроль целостности (хэш‑суммы‚ цифровые подписи) на этапе приёма и периодически podczas хранения.
• Системы хранения должны обеспечивать резервное копирование‚ географическое распределение и защиту от несанкционированного изменения или удаления.
• Требования к режиму хранения электронных архивных документов в СХЭД (система хранения электронных документов) обеспечиваются её соответствием законодательству РФ в области создания‚ развития и использования информационных систем.

Требования к учёту и контролю доступа

• Ведение электронного реестра (журнала) приёма‑передачи документов с указанием даты‚ лица‚ передавшего документ‚ и лица‚ принявшего его на хранение.
• Контроль доступа реализуется через ролевую модель (роли: архивариус‚ оператор ввода‚ руководитель подразделения‚ аудитор) и журнал событий (who‚ what‚ when).
• Обеспечение конфиденциальности персональных данных и сведений‚ ограниченного доступа‚ в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных».

Порядок приёма электронных документов в архив

1. Подготовка дел – формирование электронного дела в соответствии с номенклатурой дел организации‚ проверка completeness и корректности метаданных.
2. Формирование описи – создание описи дел и описи электронных документов (в виде XML‑файла или таблицы‚ утверждённой архивом).
3. Передача на хранение – передача описи и самих файлов в структурное подразделение архива (например‚ отдел хранения электронных документов) посредством защищённого канала (SFTP‚ VPN‚ специализированный портал ЭДО).
4. Регистрация в архиве – архивариус принимает опись‚ проверяет соответствие требованиям‚ фиксирует факт приёма в журнале и выдаёт подтверждающий документ (акт приёма‑передачи).
5. Внесение в систему хранения – документы помещаются в СХЭД‚ где им присваиваются уникальные идентификаторы‚ обеспечивается долгосрочное сохранение и доступность.

По общему правилу требования новых нормативных актов вступают в силу 1 марта либо 1 сентября соответствующего года‚ но не ранее чем через 3 месяца после их официального опубликования.

Хранение электронных документов в архиве

Технические требования к СХЭД

• Поддержка версионирования и аудита изменений.
• Возможность экспорта данных в форматах‚ обеспечивающих долгосрочную доступность (например‚ migration‑ready форматы).
• Интеграция с системами электронного документооборота организации через стандартные интерфейсы (REST‚ SOAP‚ CMIS).
• Соответствие требованиям информационной безопасности (ГОСТ Р 57580.1‑2017‚ ISO/IEC 27001).

Обеспечение сохранности на длительный срок

• Регулярная проверка целостности (контрольные суммы) не реже одного раза в год.
• Выполнение миграции данных на новые носители каждые 5‑10 лет в зависимости от типа носителя и рекомендаций производителя.
• Хранение резервных копий в географически разнесённых дата‑центрах с соблюдением условий температуры и влажности.

Выдача документов из архива

• Запрос на выдачу оформляется в электронном виде через портал архива; указываются цель использования‚ срок и формат предоставления.
• Архивариус проверяет права заявителя наборов и формированную копию (с электронной подписью архива) либо предоставляет доступ к оригиналу в защищённом режиме просмотра.
• Все операции выдачи фиксируются в журнале доступа.

Пример типовых функциональных требований к системе хранения электронных документов в архиве

Эффективное управление электронными документами в архивах требует строгого соблюдения нормативных требований‚ чёткой организации процесса приёма‚ надёжного технического обеспечения хранения и прозрачной системы выдачи. Использование типовых функциональных требований‚ рекомендованных Росархивом и международными стандартами‚ позволяет организациям минимизировать риски потери информации‚ обеспечить её доступность для будущих поколений и выполнить обязательства перед государством и обществом.

Следует помнить‚ что законодательная база постоянно обновляется: новые приказы и постановления могут уточнять форматы‚ сроки хранения и порядок контроля доступа. Поэтому ответственные за архивное дело специалисты должны регулярно отслеживать изменения нормативных актов и своевременно адаптировать свои информационные системы.