• Конституция Республики Беларусь․
• Закон Республики Беларусь «Об архивном деле» от № 166‑З․
• Постановление Министерства юстиции от № 119 «Об утверждении Правил работы государственных архивов»․
• Государственные стандарты (ГОСТ) в области архивного дела‚ в частности ГОСТ 7․0‑2003 «Библиографическая запись․ Сокращения слов» и ГОСТ 7․1‑2003 «Библиографическая ссылка»․
• Приказы и методические рекомендации Министерства юстиции и Национального архива Республики Беларусь․

Основные понятия и классификация архивных фондов

Согласно правилам‚ архивный фонд организации делится на следующие категории:

1. Документы текущего учета – документы‚ находящиеся в активном использовании (не более 3 лет)․
2. Документы промежуточного хранения – документы‚ срок хранения которых превышает 3 года‚ но они ещё не переданы в постоянный архив (от 3 до 10 лет)․
3. Документы постоянного хранения – документы‚ обладающие исторической‚ научной‚ культурной или правовой ценностью‚ которые сохраняются бессрочно․
4. Документы‚ подлежащие уничтожению – документы‚ срок хранения которых истёк и которые не имеют ценности для государства․

Порядок создания и ведения архивных дел

Регистрация архивных документов

Каждый документ‚ подлежащий архивному хранению‚ должен быть зарегистрирован в журнале регистрации архивных дел․ При этом указываются:

• Наименование документа;
• Срок хранения (по нормативным актам);
• Код архивного дела (по классификатору);
• Ответственное лицо за документ․

Классификация и систематизация

Для упрощения поиска и обеспечения единой системы хранения применяется Классификатор архивных документов Республики Беларусь․ Он делит документы на разделы‚ подразделы и группы в зависимости от их содержания и функции․

Оформление архивных дел

Документы собираются в архивные дела (папки‚ коробки‚ файлы)․ Каждое дело имеет:

• Уникальный идентификационный номер;
• Титульный лист с указанием содержания и сроков хранения;
• Перечень входящих документов․

Условия хранения архивных материалов

Для обеспечения долговечности документов необходимо соблюдать следующие требования:

• Температурный режим – от +18 °C до +22 °C․
• Влажность – от 45 % до 55 % относительной влажности․
• Освещение – естественный свет ограничен‚ искусственное освещение не должно превышать 300 лк․
• Защита от пыли и загрязнений – использование герметичных шкафов и архивных коробок․
• Пожарная безопасность – наличие систем автоматического пожаротушения и регулярные проверки․

Доступ к архивным материалам

Правила доступа регулируются принципом «открытости» и «конфиденциальности»:

1. Открытый доступ – к документам‚ срок хранения которых истёк‚ а также к материалам‚ не содержащим сведений‚ ограниченных законом․
2. Ограниченный доступ – к документам‚ содержащим персональные данные‚ государственную тайну‚ коммерческую тайну и иные сведения‚ охраняемые законом․
3. Запросы на доступ оформляются в письменной форме через службу доступа к архивным материалам организации․
4. Ответ на запрос предоставляется в течение 30 календарных дней‚ если иное не предусмотрено специальными нормативными актами․

Дигитализация и электронный архив

В соответствии с Постановлением № 119 организации обязаны вести работу по оцифровке архивных материалов:

• Приоритет отдается документам‚ часто используемым в работе․
• Оцифрованные копии хранятся в электронном архиве с резервным копированием на внешних носителях и в облачных сервисах‚ одобренных Министерством юстиции․
• Электронные документы должны сопровождаться метаданными (дата создания‚ автор‚ классификатор‚ срок хранения)․
• Для обеспечения юридической силы электронных копий используется система цифровой подписи в соответствии с Законом «Об электронном документе и электронной подписи»․

Ответственность и контроль

За соблюдение правил работы архивов отвечают:

• Руководитель организации – обеспечивает создание архивного отдела и выделение ресурсов․
• Главный архивариус (ведущий специалист по архивному делу) – организует работу с документами‚ контролирует их хранение и доступ․
• Ответственное лицо за каждый архивный фонд – следит за соблюдением сроков хранения и правильностью оформления․

Контроль за выполнением правил осуществляют:

1. Внутренний аудит организации (проверка соответствия внутренним регламентам);
2. Контрольные проверки со стороны Национального архива Республики Беларусь и Министерства юстиции (периодичность – раз в 2–3 года)․
3. Ответственность за нарушение правил может включать административные штрафы‚ а в случае утраты или порчи документов – уголовную ответственность в соответствии с Уголовным кодексом Республики Беларусь․

Порядок передачи документов в государственный архив

Организации обязаны передавать в Государственный архив Республики Беларусь документы‚ подлежащие постоянному хранению‚ в соответствии с установленными сроками:

• Подготовка пакета документов (перечень‚ титульные листы‚ метаданные)․
• Подписание акта передачи обеими сторонами․
• Регистрация полученных материалов в реестре государственного архива․
• Сохранение копий (в бумажном и электронном виде) в организации в течение 5 лет после передачи․

Практические рекомендации для организаций

1. Создать архивный отдел или назначить ответственного сотрудника‚ прошедшего специализированное обучение․
2. Разработать внутренний регламент архивного дела‚ учитывающий особенности деятельности организации․
3. Внедрить систему электронного документооборота с автоматическим формированием метаданных․
4. Проводить регулярные аудиты состояния архивных фондов (не реже одного раза в год)․
5. Обеспечить обучение персонала правилам обращения с документами и требованиям конфиденциальности․
6. Разработать план дегранулирования (уничтожения) документов‚ не подлежащих дальнейшему хранению․

Соблюдение правил работы архивов организаций в Республике Беларусь – это не только юридическая обязанность‚ но и важный элемент сохранения национального исторического наследия․ Правильная организация архивного дела повышает эффективность управленческих процессов‚ облегчает доступ к необходимой информации и гарантирует защиту конфиденциальных данных․ Следуя нормативным актам‚ в частности Постановлению Министерства юстиции № 119 от ‚ организации могут построить надёжную систему архивного хранения‚ отвечающую современным требованиям цифровой эпохи․

Дата актуализации статьи: 10 июля 2026 г․