Архивное дело в Республике Казахстан регулируется комплексом нормативных правовых актов, направленных на формирование, сохранность и использование документального наследия государства. Ниже представлен подробный обзор действующих правил, основанных на последних законодательных инициативах и официальных разъяснениях.

Нормативная база

• Закон Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года № 326‑I «О Национальном архивном фонде и архивах» (с изменениями и дополнениями по состоянию на г.) – основополагающий документ, определяющий состав Национального архивного фонда, принципы его формирования и комплектования.
• Закон об архивном деле, подписанный Главой государства в 2024‑2025 гг., закрепляет комплексные и системные нормы, направленные на:
  • совершенствование законодательства в сфере архивного дела;
  • повышение статуса и эффективности деятельности государственных архивов;
  • защиту прав детей при работе с архивными материалами;
  • формирование цифрового архива и перевод документов в электронную форму.
• Постановление Правительства РК «Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами» – регламентирует практическую работу архивов.
• Инструкция по работе с электронным архивом (утверждена в 2025 г.) – определяет требования к созданию, хранению и предоставлению доступа к электронным архивным документам.

Состав Национального архивного фонда

Согласно ст. 4 Закона № 326‑I, Национальный архивный фонд включает:

1. Документы постоянного хранения (законы, указы, постановления, международные договоры и др.).
2. Документы временного хранения, находящиеся на ответственном хранении в государственных архивах до истечения установленного срока.
3. Электронные документы, внесённые в состав фонда в соответствии с правилами цифрового архива.
4. Материалы, имеющие особую историческую, культурную или социальную ценность (фотографии, аудио‑ и видеозаписи, карты и др.).

Основные правила комплектования

Комплектование Национального архивного фонда осуществляется на основе следующих принципов:

• Системность – документы отбираются в соответствии с утверждёнными номенклатурами дел и тематическими разделами.
• Полнота – стремление к захвату всех видов информации, отражающих деятельность государственных органов, организаций и граждан.
• Достоверность – проверка подлинности и целостности документов перед их включением в фонд.
• Своевременность – документы поступают в архив не позднее установленного срока после завершения их делопроизводственного цикла.
• Электронная форма – при наличии технической возможности документы переводятся в электронный вид с соблюдением стандартов долгосрочного хранения (PDF/A, TIFF, XML и др.).

Правила хранения

Хранение архивных документов обеспечивает их сохранность на протяжении всего срока действия. Основные требования:

• Температурно‑влажностный режим – для бумажных документов рекомендуется температура 18‑22 °C и относительная влажность 45‑55 %.
• Защита от света и загрязнений – использование плотных стеллажей, защитных коробок и фильтров ультрафиолетового излучения.
• Периодический контроль состояния – ежегодные осмотры, профилактическая консервация и реставрация при необходимости.
• Электронное хранение – резервное копирование на географически разнесённых серверах, контроль целостности через контрольные суммы (hash) и миграция форматов каждые 5‑10 лет.

Учёт и описание документов

Каждая единица хранения получает уникальный индекс и описываеться в соответствии с государственными стандартами:

• Библиографическое описание – включает заголовок, дату создания, автора, количество листов, особенности оформления (например, наличие печатей, подписей).
• Классификационный код – определяется по Общероссийскому классификатору документов (ОКД) с учётом национальных особенностей.
• Электронные метаданные – для цифровых документов фиксируются технические параметры (формат, размер, версия ПО, алгоритмы хеширования).

Использование документов

Доступ к архивным материалам регулируется следующими положениями:

• Открытый доступ – документы, не содержащие ограниченной информации, предоставляются бесплатно в читальных залах государственных архивов.
• Платные услуги – предоставление копий, заверенных выписок и консультаций осуществляется на основе утверждённого тарифного перечня.
• Ограниченный доступ – к документам, содержащим персональные данные, государственные тайны или сведения, подлежащие защите по законодательству, допуск осуществляется только после получения специального разрешения.
• Защита прав детей – при работе с материалами, касающимися несовершеннолетних, архив обеспечивает соблюдение конфиденциальности и не допускает раскрытия сведений, pouvant nuire à leurs intérêts.

Цифровой архив и электронные документы

С принятием Закона об архивном деле (2024‑2025 гг.) значительно расширились возможности работы с электронным архивом:

• Создание единого электронного каталога Национального архивного фонда, доступного через государственный портал.
• Внедрение систем электронного документооборота (ЭДО) в государственных органах для автоматической передачи документов на хранение в архив.
• Обеспечение долгосрочной сохранности через использование открытых форматов и регулярную проверку целостности (fixity checks).
• Развитие сервисов онлайн‑доступа: поиск по метаданным, просмотр сканов, загрузка электронных копий в личный кабинет пользователя.

Ответственность и контроль

Нарушение правил архивного хранения и использования влечёт за собой административную и, в отдельных случаях, уголовную ответственность:

• Контроль за соблюдением норм осуществляется Министерством культуры и спорта РК совместно с Государственным архивом Республики Казахстан.
• Периодические аудиты и проверки состояния фондов проводятся не реже одного раза в три года.
• В случае выявления фактов утраты, повреждения или незаконного распространения документов применяются штрафы, а также возможны дисциплинарные меры wobec виновных лиц.

Правила архива архивных документов Республики Казахстан представляют собой слаженную систему нормативных актов, методических рекомендаций и технических стандартов, направленных на надёжное сохранение национального документального наследия. Постоянное обновление законодательства (в частности, Закон об архивном деле и связанные с ним подзаконные акты) обеспечивает соответствие архивной деятельности современным вызовам: цифровизация, защита прав граждан, включая детей, и повышение доступности информации для общества и исследовательского сообщества.

Соблюдение данных правил гарантирует, что архивные фонды будут служить надёжным источником знаний о прошлом, настоящем и будущем Казахстана для поколений.