Деятельность государственных архивов в Российской Федерации строго регламентируется федеральным законодательством и нормативными правовыми актами Федерального архивного агентства (Росархив). На 2026 год основным документом‚ определяющим единые стандарты организации архивной работы‚ является Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77. Данная статья подробно разбирает иерархию нормативных актов‚ ключевые положения действующих Правил и сопутствующие административные регламенты.

Правовая основа архивного дела

Верхним звеном правового регулирования является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Именно этот закон устанавливает:

• Понятие Архивного фонда Российской Федерации;
• Полномочия федеральных органов исполнительной власти (Росархива);
• Принципы хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов;
• Права граждан на доступ к архивной информации.

На основании ст. 125-ФЗ Росархив разрабатывает и утверждает подзаконные акты‚ детализирующие требования закона для практической работы архивных учреждений.

Главный действующий документ: Приказ Росархива № 77 от

Полное наименование и статус

«Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах‚ органах местного самоуправления и организациях».

Документ вступил в силу 31 июля 2023 года и заменил собой ранее действовавшие разрозненные нормативные акты‚ объединив требования в единый свод правил (далее — Единые Правила).

Сфера действия (кто подчиняеться Правилам)

Согласно п. 1.2 Единых Правил‚ требования обязательны для:

1. Государственных и муниципальных архивов;
2. Государственных и муниципальных музеев и библиотек;
3. Научных организаций;
4. Государственных органов‚ органов местного самоуправления и иных организаций‚ формирующих и хранящих архивные документы.

Ключевые разделы Единых Правил

Документ комплексно охватывает весь жизненный цикл документа в архиве:

А. Организация хранения

• Требования к помещениям (климатические режимы‚ пожаробезопасность‚ охрана);
• Системы размещения фондов (статические‚ подвижные стеллажи);
• Упаковка документов (архивные коробки‚ пачки‚ фольги) в соответствии с ГОСТами;
• Обеспечение сохранности при чрезвычайных ситуациях.

Б. Комплектование архивов

• Порядок приема документов от образователей (государственных органов‚ организаций);
• Критерии отбора документов на постоянное хранение (историческая‚ научная‚ практическая ценность);
• Сроки передачи документов в архивы (обычно не позднее 1 года после завершения дела);
• Прием документов частного происхождения и ведомственных архивов.

В. Учет архивных документов

• Ведение государственной учетной документации (инвентаризационные книги‚ описи‚ карточки учета);
• Присвоение шифров фондам‚ описям‚ делам;
• Ведение электронных баз данных и информационных систем (ЭАРЧИВ‚ АИС «Архив»);
• Государственная регистрация уникальных документов.

Г. Использование документов (доступ и предоставление)

• Режимы доступа: открытый‚ ограниченный (гостайна‚ персональные данные‚ коммерческая тайна);
• Порядок работы в читальных залах (правила пользования‚ оформление заявок);
• Удаленный доступ через интернет-порталы архивов и Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ);
• Выдача копий (бумажных‚ электронных)‚ заверенных в установленном порядке;
• Предоставление документов в исходном виде (только по решению руководителя архива при соблюдении мер безопасности).

Административный регламент: предоставление государственных услуг

Параллельно с Едиными правилами функционирует Административный регламент Росархива по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан‚ а также лиц без гражданства‚ связанных с реализацией их законных прав и свобод‚ оформления в установленном порядке архивных справок‚ направляемых за границу».

Ключевые параметры регламента:

• Срок исполнения запроса: до 30 календарных дней (может быть продлен до 30 дней при сложности запроса с уведомлением заявителя);
• Формы обращения: лично‚ по почте‚ через портал «Госуслуги» (ЕПГУ)‚ через официальный сайт Росархива/архива;
• Результат услуги: архивная справка‚ выписка из документа‚ уведомление об отсутствии сведений‚ мотивированный отказ;
• Особенности для иностранцев: запросы принимаются через дипломатические представительства или напрямую‚ справки оформляются на русском языке с переводом (при необходимости) и заверяются печатью архива.

Сопутствующие нормативные акты (база НПА Росархива)

Помимо основных Правил № 77 и Административного регламента‚ работу архивов регулируют специализированные приказы и типовые нормативы:

Принципы‚ заложенные в современную нормативную базу

Анализ действующих документов (Приказ № 77‚ Адм. регламент) позволяет выделить ключевые принципы‚ на которых строится работа госархивов сегодня:

1. Единообразие стандартов: Одинаковые требования к хранению‚ учету и использованию для всех категорий архивов (гос‚ мун‚ ведомственные‚ музеи‚ библиотеки).
2. Цифровизация и электронное документооборото: Обязательное ведение электронных учетных систем‚ создание электронных копий для удаленного доступа‚ интеграция с ЕГАФ и порталом «Госуслуги».
3. Правовая ответственность: Четкое разграничение режимов доступа (ст. 12‚ 13 Закона № 125-ФЗ) и ответственность за разглашение сведений‚ составляющих гостайну или иную охраняемую законом тайну.
4. Ориентация на потребителя: Административный регламент фиксирует сроки‚ формы обратной связи и качество выдаваемых архивных справок.
5. Синтез традиций и ИТ: Как указано в преамбуле к устаревшим‚ но идеологически актуальным Правилам 2002 г.‚ современная база «синтезирует опыт отечественного архивного дела‚ учитывает современные достижения в применении технических средств и информационных технологий».

Практический алгоритм работы архива (сводная схема)

На основе Приказа № 77 процесс работы с документом в госархиве выглядит так:

1. Поступление (Комплектование): Приемка документов от образователя по акту приема-передачи после экспертизы ценности и сроков хранения.
2. Обработка (Учет): Раскладка по фондам‚ описание (составление описей)‚ присвоение шифров‚ ввод данных в АИС/БД.
3. Размещение (Хранение): Упаковка в архивные коробки‚ расстановка по стеллажам по адресу хранения (фонд-описание-дело-ед. хранения).
4. Обеспечение сохранности: Мониторинг микроклимата‚ дезинсекция‚ профилактика ПЧ‚ контроль доступа в фондовые помещения.
5. Использование:
   • Внутренняя: Научная обработка‚ публикация путеводителей‚ оцифровка.
   • Внешняя (Гражданам/Органам): Поиск по запросу -> Подготовка дела -> Выдача в читальном зале / Сканирование -> Выдача копии/справки.

На текущий момент (декабрь 2026 г.) нормативная база работы государственных архивов России представлена иерархической системой‚ вершиной которой является ФЗ № 125‚ а операционным инструментом — Приказ Росархива № 77 от (Единые Правила). Данный документ унифицировал требования ко всем этапам жизненного цикла архивного документа — от момента его образования в ведомстве до предоставления копии исследователю или выдачи архивной справки гражданину на портале «Госуслуги».

Важно для специалистов: Необходимо регулярно отслеживать изменения в Приказе № 77 (на сайте Росархива в разделе «Нормативно-правовая база» или в правовых системах КонсультантПлюс/Гарант)‚ так как агентство вносит поправки в связи с развитием информационных технологий и изменением законодательства о персональных данных и гостайне.

Статья подготовлена на основе открытых данных сайта Федерального архивного агентства (Росархив)‚ текста Федерального закона № 125-ФЗ и Приказа Росархива № 77 от . Актуальность информации на дату публикации: .