В последние годы цифровизация охватывает все сферы государственной и муниципальной деятельности.
Переход от бумажных носителей к электронным документам требует создания правовой базы,
регламентирующей порядок их создания, хранения, использования и уничтожения.
Данная статья рассматривает ключевые ведомственные акты, регулирующие работу
электронных архивов в России, а также практические аспекты их применения.

Что такое ведомственный архив?

Ведомственный архив – это структурное подразделение организации, которое осуществляет:

• комплектование, учет и хранение архивных документов;
• обеспечение их юридической силы и достоверности;
• организацию доступа к архивным материалам в соответствии с установленными правилами.

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят документы всех видов и форматов,
включая электронные и телеметрические документы, а также документы, находящиеся
в иностранных государствах, если они относятся к государственному архивному делу.

Основные нормативно‑правовые акты, регулирующие электронные архивы

Ниже перечислены ключевые федеральные законы и стандарты, которые являются фундаментом для
организации электронных архивов:

1. Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (2023 г.) – определяет требования к защите информации, включая архивные электронные документы.
2. Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» – устанавливает порядок применения электронной подписи для подтверждения подлинности электронных архивных материалов.
3. Стандарт РФ «Делопроизводство и архивное дело» (утверждён приказом Росархива от № 53) – регламентирует сроки хранения, порядок уничтожения и требования к хранению документов в бумажном и электронном виде.
4. Приказ Росархива № 236 от – утверждает Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения.
5. Приказ Росархива № 53 от – «Порядок работы Единой комиссии Федерального архивного агентства по осуществлению закупок путем проведения открытого конкурса в электронной форме» (в контексте обеспечения ИТ‑инфраструктуры архивов).
6. Инструкция о порядке работы с электронными документами в архивах государственных органов, утверждённая Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь № 20 от 6 февраля 2019 г. – применяется в межгосударственных проектах и при интеграции белорусских архивных систем.

Приказы Росархива, касающиеся электронных архивов

Росархив регулярно издаёт приказы, уточняющие практические детали работы с электронными документами:

• Приказ № 236 (2019) – определяет перечень управленческих документов, сроки их хранения и порядок их электронного комплектования.
• Приказ № 53 (2010) – регламентирует проведение электронных конкурсов и закупок ИТ‑решений для архивов.
• Приказ Директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РФ от № 40 – устанавливает требования к электронному документообороту в государственных органах.

Стандарты и методические рекомендации

Для обеспечения совместимости и надёжности электронных архивов применяются следующие стандарты:

• ISO/IEC 27001 – система управления информационной безопасностью.
• ГОСТ Р 7.0.100‑2018 «Электронные документы. Общие требования».
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Электронный архив. Требования к структуре и содержанию электронных описей архивных дел».
• Методические рекомендации по формированию электронных справочников, указателей и каталога (разработаны в рамках проекта «Уникальный межархивный проект»).

Трансформация традиционных бумажных технологий в электронные

Процесс оцифровки и последующего управления электронными документами регулируется
Инструкцией о порядке работы с электронными документами. Ключевые этапы трансформации:

1. Идентификация и классификация документов, подлежащих оцифровке.
2. Выбор технологической платформы (сканеры, программное обеспечение для распознавания текста – OCR).
3. Присвоение уникального идентификатора (UID) каждому электронному документу.
4. Создание электронного описания в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97‑2016.
5. Подписание электронных копий с помощью квалифицированной электронной подписи.
6. Внесение записей в Автоматизированную информационную систему (АИС) «Ведомственный архив».
7. Обеспечение резервного копирования и длительного хранения (минимум 30 лет для большинства государственных документов).

Требования к безопасности и целостности электронных архивов

Безопасность электронных архивов – один из приоритетных вопросов, учитывающий как
технические, так и юридические аспекты:

• Контроль доступа – реализуется через роле‑ориентированные политики (RBAC) и двухфакторную аутентификацию.
• Шифрование – обязательное для всех документов, содержащих персональные данные или сведения ограниченного доступа.
• Аудит и журналирование – каждый доступ, изменение или удаление фиксируется в журнале событий.
• Резервное копирование – ежедневные инкрементные бэкапы и ежемесячные полные копии, хранящиеся в географически разнесённых дата‑центрах.
• Контроль целостности – использование хеш‑функций (SHA‑256) и периодическая проверка контрольных сумм.

Организация доступа и ограничения

Доступ к электронным архивным материалам регулируется в соответствии с их правовым статусом:

• Документы, относящиеся к критически важным объектам (например, сведения о чрезвычайных ситуациях) – доступ только уполномоченным сотрудникам и органам государственной безопасности.
• Личные дела (акты ЗАГС, медицинские карты) – доступ ограничен родственниками, законными представителями и уполномоченными специалистами.
• Документы, срок хранения которых истёк, подлежат уничтожению или передаче в публичный доступ в соответствии с приказом Росархива № 236.

Практические рекомендации по внедрению электронного архива

Для успешного перехода на электронный архив рекомендуется следовать следующему чек‑листу:

1. Анализ текущего документооборота – определить типы и объёмы документов, подлежащих оцифровке.
2. Разработка проекта – включить в него технические требования, бюджет, сроки и ответственных лиц.
3. Выбор программного обеспечения – предпочтительно сертифицированные решения, совместимые с ГОСТ и ISO‑стандартами.
4. Обучение персонала – провести тренинги по работе с АИС, электронными подписями и правилам информационной безопасности.
5. Пилотный запуск – оцифровать ограниченный набор документов, проверить корректность описей и работу системы контроля доступа.
6. Полномасштабное внедрение – постепенно расширять охват, контролируя соответствие нормативным требованиям.
7. Мониторинг и аудит – проводить регулярные проверки соответствия требованиям ФЗ, приказам Росархива и внутренним политикам.

Ведомственные акты в сфере электронных архивов образуют комплексную правовую основу,
позволяющую обеспечить юридическую значимость, надёжность и безопасность электронных
документов. Соблюдение федеральных законов, приказов Росархива и международных стандартов
гарантирует, что цифровой архив будет отвечать требованиям как текущего, так и будущего
архивного дела. При правильном подходе электронные архивы становятся мощным инструментом
поддержки управленческих процессов, сохранения исторической памяти и обеспечения доступа
к информации в условиях современной цифровой экономики.

Дата публикации: