Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Деятельность государственных архивов в Российской Федерации строго регламентируется законодательством и направлена на сохранность, комплектование, учет и использование документов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации. Данная статья систематизирует ключевые нормативные основы и процедурные правила, регулирующие работу архивных учреждений на текущий момент (по состоянию на ноябрь 2026 года).

Правовая основа деятельности

Правовая база работы государственных архивов имеет иерархическую структуру. В соответствии со ст. 2 Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законодательство об архивном деле состоит из:

Конституции Российской Федерации;
Федерального закона № 125-ФЗ;
Других федеральных законов;
Нормативных правовых актов Президента и Правительства РФ;
Актов Федерального архивного агентства (Росархива);
Законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации.

Ключевые документы, необходимые для практической работы архивиста:

Федеральный закон № 125-ФЗ — базовый закон, регулирующий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ независимо от форм собственности.
Приказ Росархива от № 236 — «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Это основной инструмент экспертизы ценности и формирования сроков хранения.
Инструкция по применению Перечня № 236 (утв. тем же приказом) — разъясняет порядок выделения документов постоянного хранения и формирования дел.
Федеральный закон № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» — регулирует работу с запросами граждан.
Акты по информационной безопасности и защите гостайны (при наличии секретных документов).

Основные принципы архивного дела

Согласно ст. 3 Закона № 125-ФЗ, деятельность архивов строится на следующих принципах:

Единства Архивного фонда РФ и единообразия требований к его формированию, хранению, учету и использованию;
Обязательности сохранения документов, отнесенных к Архивному фонду РФ;
Доступности архивных документов для пользователей в порядке, установленном законодательством;
Федерализма, разделения полномочий между РФ и субъектами РФ в области архивного дела;
Ответственности за нарушение законодательства об архивном деле.

Организация хранения и комплектования фондов

Обязанности источников комплектования (Глава 4 Закона № 125-ФЗ)

Ст. 17 Закона возлагает на государственные органы, органы МСУ, организации, нотариусов и ИП обязанность обеспечивать сохранность архивных документов до момента их передачи в государственные архивы. Это включает:

Создание организаций архивов для временного хранения документов Архивного фонда РФ, отнесенных к государственной (федеральной или муниципальной) собственности. Право и обязанность создания таких архивов закреплены в Основных законодательствах 1993 г., Положении об Архивном фонде РФ (1994) и Положении о Росархиве (1998).
Проведение экспертизы ценности документов по истечении установленных сроков хранения (как правило, в течение 75 лет со дня создания для управленческих документов органов власти) перед передачей в госархив или уничтожением.

Формирование дел и экспертиза ценности

Процесс комплектования архива регулируется Инструкцией по применению Перечня № 236 (п. 4.9):

«Выявленные в таких делах документы постоянного срока хранения выделяются и присоединяются к однородным делам соответствующего годового раздела или формируются в самостоятельные дела».

Это правило является фундаментальным при научной обработке фондов: документы постоянного хранения не должны «теряться» внутри дел временного хранения, они выделяются в самостоятельные единицы хранения для бессрочного сохранения.

Сроки хранения

Сроки хранения устанавливаются исключительно Перечнем № 236. Основные категории:

Постоянное хранение (бессрочно) — документы исторической, научной, культурной ценности.
Временное хранение — от 1 до 75 лет (для управленческих документов органов власти). По истечении срока — экспертиза ценности.

Учет архивных документов

Учет в государственных архивах является обязательным и непрерывным процессом. Он включает:

Фондовый учет — описание фондов, описей, дел (составление описей, путеводителей, реестров).
Учет движения документов — поступление (акты приема-передачи), выдача в читальный зал, межархивная выдача, изъятие на экспертизу.
Учет использования — регистрация пользователей, учет выданных дел, статистика посещаемости и запросов.

Современные стандарты требуют ведения учета в автоматизированных информационных системах (АИС), обеспечивающих формирование электронных копий описей и предоставление доступа к ним через интернет-порталы архивов.

Использование архивных документов и доступность

Принцип доступности (ст. 3 Закона № 125-ФЗ) реализуется через:

Режимы доступа

Открытые документы — предоставляются всем пользователям без ограничений (по истечении 30 лет со дня создания, если иное не установлено законом).
Документы с ограниченным доступом — содержат сведения, составляющие гостайну, персональные данные, коммерческую тайну и др. (ст. 12 Закона № 125-ФЗ). Доступ предоставляется только уполномоченным лицам или по согласованию с собственником/субъектом ПДн.

Формы предоставления

Работа в читальном зале архива (оригиналы или копии).
Удаленное предоставление копий (цифровых изображений) через официальные порталы или по почте/электронной почте.
Выдача справок, выписок, заверенных копий.

Рассмотрение обращений граждан регламентируется Федеральным законом № 59-ФЗ (срок ответа — 30 дней, в сложных случаях до 15 дней продления).

Информационная безопасность и защита документов

Государственные архивы являются объектами критической информационной инфраструктуры (в части хранения гос. тайны) или значимыми объектами. Правила работы включают строгие меры безопасности:

Физическая защита: охрана зданий, пожароподавление (газовые системы), климат-контроль (температура 18±2°С, влажность 50±5%), защита от биовредителей.
Информационная безопасность: защита АСУ от несанкционированного доступа (НСД), средства криптографической защиты информации (СКЗИ) при передаче данных.
Обязанность оповещения: В соответствии с нормативными актами по ИБ, архив обязан оповещать вышестоящий орган управления архивным делом, а также собственников негосударственной части хранимых документов и владельцев авторских прав об угрозах информационной безопасности и фактах ее нарушения.

Компетенция и ведомственная подчиненность

Управление государственными архивами осуществляется на двух уровнях:

Федеральный уровень (Росархив): ведет федеральные государственные архивы (РГАДА, РГИА, РГВИА, ГАРФ, РГАНИ, РГАКФД и др.), центры хранения документации. Зона ответственности: хранение, комплектование, учет и использование архивных фондов федеральных органов власти, Генпрокуратуры, ЦБ РФ и др., отнесенных к федеральной собственности.
Региональный уровень (Органы исполнительной власти субъектов РФ): ведут государственные архивы субъектов РФ, архивы органов местного самоуправления (муниципальные архивы).

Исключительная компетенция РФ в сфере архивного дела включает разработку и проведение государственной политики, установление единых стандартов, ведение Реестра уникальных документов и т.д.

Современные тренды: Цифровизация и электронные архивы

На 2026 год ключевым направлением развития является переход к электронному архивному делу:

Создание электронных архивов для хранения документов, созданных в электронном виде (рожденно-цифровых), с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) и штампов времени.
Массовое цифровое копирование документов постоянного хранения для обеспечения доступа через портал «Архивы России» и веб-сайты ведомственных архивов.
Внедрение технологий ИИ/OCR для распознавания текстов рукописных и печатных документов XVIII–XX вв. для полнотекстового поиска.
Обеспечение доверительной сохранности электронных документов (проверка целостности хэш-сумм, миграция форматов).

Ответственность за нарушение законодательства

Нарушение правил работы государственных архивов влечет ответственность, установленную законодательством РФ:

Административная (КоАП РФ ст. 13.20 — нарушение правил хранения, учета, использования документов Архивного фонда РФ; штрафы на должностных лиц до 5000 руб., на юрлиц, до 50 000 руб.).
Гражданско-правовая — возмещение ущерба, причиненного утратой или порчей документов.
Дисциплинарная — в отношении работников архивов и сотрудников органов-источников комплектования.
Уголовная (УК РФ ст. 243 — уничтожение, повреждение или завладение документами, имеющими особую историческую, научную, культурную ценность).

Работа государственных архивов Российской Федерации — это сложный, многоуровневый процесс, жестко регламентированный Федеральным законом № 125-ФЗ и подзаконными актами (в первую очередь, Приказом Росархива № 236). Главные правила деятельности сводятся к обеспечению сохранности (физической и юридической), научной обработке (экспертиза ценности, описание), законному доступу пользователей и информационной безопасности. Современный этап характеризуется активной цифровизацией фондов и переводом архивных процессов в электронную среду, что требует от архивистов новых компетенций в области IT и цифрового курирования.

Статья подготовлена на основе действующего на года законодательства РФ. Для решения конкретных практических вопросов необходимо обращаться к актуальным редакциям нормативных правовых актов на официальных порталах (pravo.gov.ru, rg.ru, rosarhiv.ru).