Деятельность государственных архивов в Российской Федерации строго регламентируется федеральным законодательством и подзаконными актами. Главным документом, определяющим правовые, организационные и методические основы архивного дела, является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». На его основе разработаны и утверждены единые Правила, обязательные для исполнения всеми государственными и муниципаальными архивами, а также архивами музеев, библиотек и научных организаций.

Нормативная основа и ключевые документы

На текущий момент (по состоянию на 2025–2026 годы) основным регулятором внутренней работы архивов являются:

• Приказ Министерства культуры РФ от № 236 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципаальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».
• Приказ Минкультуры России от № 231, отменивший устаревшие «Правила работы ведомственных архивов» (Приказ Главархива СССР от № 263), которые долгое время действовали на территории РФ.
• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Важно: Новые Правила (Приказ № 236) сохраняют традицию и преемственность с ранее применяемой методикой и технологиями выполнения основных работ с архивными документами. Выполнение требований новых Правил не влечет за собой необходимости переделки сделанного ранее государственными архивами и проведения повторных работ в области фондирования, учета, экспертизы ценности, описания архивных документов и фондов.

Структура и основные разделы Правил

Документ имеет четкую структуру, охватывающую весь жизненный цикл архивного документа в государственном архиве:

1. Раздел 1. Общие положения. Цели, задачи, сфера действия, основные понятия и определения.
2. Раздел 2. Организация и фондирование документов Архивного фонда РФ. Принципы формирования фондов, приемка документов от источников комплектования.
3. Раздел 3. Организация работы архива. Внутренняя структура, режим работы, материально-техническая база, кадровое обеспечение, планирование и отчетность.
4. Раздел 4. Учет документов Архивного фонда РФ. Виды учета (государственный, научный, оперативный), паспорт архива, реестры описей.
5. Раздел 5. Описание и экспертиза документов. Научное описание дел, определение сроков хранения, категорирование.
6. Раздел 6. Хранение и обеспечение сохранности. Условия хранения, упаковка, дезинфекция, пожарная безопасность, защита от ЧС.
7. Раздел 7. Использование документов. Предоставление доступа, чтение в читальных залах, выдача копий, дистанционный доступ, электронные документы.
8. Раздел 8. Методическое обеспечение и контроль. Работа с источниками комплектования, инспекции, обучение кадров.

Ключевые процессы работы государственного архива

Комплектование и фондирование

Государственные архивы формируются за счет документов, поступающих от источников комплектования (государственные органы, органы местного самоуправления, государственные организации и др.). Процесс включает:

• Согласование сводных номенклатур дел источников комплектования.
• Экспертизу документооборота и акта экспертизы ценности документов.
• Приемку документов на хранение с составлением акта приема-передачи.
• Фондирование: включение документов в состав архивного фонда с присвоением номеров фондов и описей.

Централизованный государственный учет

Это критически важная функция. В соответствии с Правилами, для централизованного государственного учета документов Архивного фонда РФ в архиве организации-источника комплектования составляется паспорт архива организации.

В самом государственном архиве ведется реестр описей, в котором фиксируются основные данные по составу каждой поступившей описи:

• Номер фонда;
• Номер описи;
• Количество единиц хранения в описи;
• Количество листов в описи и ее экземпляров.

Научно-справочный аппарат и описание

Создание научного описи дел, основной способ приведения документов в состояние, пригодное для использования. Правила регламентируют:

• Порядок подготовки документов к описанию (разборка, упорядочивание, реставрация).
• Структуру и реквизиты описи (заголовок, преамбула, систематический указатель, перечень дел).
• Порядок экспертизы ценности документов для установления сроков хранения (постоянное или временное, свыше 10 лет).

Организация хранения и сохранность

Правила устанавливают жесткие требования к условиям хранения (температура, влажность, освещение, чистота воздуха), системам пожароподавления, защите от несанкционированного доступа и действий в чрезвычайных ситуациях. Особое внимание уделяется:

• Хранению документов на традиционных носителях (бумага, фотопленка, кинофильм).
• Хранению электронных документов и документов на машинных носителях (создание резервных копий, миграция форматов, контроль целостности).
• Учету документов личного происхождения и документов по личному составу (строгий режим доступа, защита персональных данных).

Использование документов (Информационно-справочное обслуживание)

Государственные архивы обеспечивают доступ к документам в соответствии с законодательством (ФЗ-125, ФЗ-152 «О персональных данных», ФЗ-149 «Об информации…»). Основные формы:

• Работа в читальных залах (стационарные и мобильные).
• Выдача копий документов (бумажных и электронных).
• Написание справок, выписок, ответов на запросы.
• Дистанционное обслуживание через порталы архивов, АИС «Архивный фонд РФ», электронную почту.
• Публикация документов, проведение выставок, образовательных мероприятий.

Особенности работы с источниками комплектования

Государственные архивы осуществляют методическое руководство архивным делом в организаций в источниках комплектования. Это выражается в:

• Согласовании проектов номенклатур дел.
• Проведении проверок (инспекций) состояния архивного дела.
• Оказании консультативно-методической помощи.
• Организации обучения кадров архивных служб источников комплектования.

Персонал и кадровое обеспечение

Правила устанавливают требования к квалификации архивистов. Работа с документами Архивного фонда РФ требует наличия специализированного высшего или среднего профессионального образования (профиль «Архивоведение», «Документоведение», «История» и смежные). Предусматривается обязательное повышение квалификации не реже одного раза в 3–5 лет.

Планово-отчетная документация

Деятельность архива планируется и отчитывается через систему документов:

• Годовой план работы архива.
• Отчет о выполнении плана работы.
• Статистическая отчетность (формы федерального статистического наблюдения).
• Отчетность по использованию документов (количество посетителей, выданных копий, запросов).

Современные «Основные правила работы государственных архивов» (в редакции Приказа Минкультуры № 236) представляют собой сбалансированную систему, сочетающую доверие к проверенным десятилетиями технологиям (фондирование, описание, учет) с требованиями цифровой эпохи (электронные документы, дистанционный доступ, информационные системы).

Главный принцип остается неизменным: обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ как национального достояния и гарантированное предоставление доступа к ним гражданам и организациям в порядке, установленном законом.

Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы: ФЗ № 125-ФЗ, Приказ Минкультуры РФ № 236 от , Приказ Минкультуры РФ № 231 от , а также методических материалов Федерального архивного агентства (Росархива). Данные актуальны на .