В последние годы электронный документооборот (ЭДО) стал основной формой взаимодействия между организациями, государственными органами и контрагентами. Вместе с ростом объёма цифровой информации возросла необходимость в надёжном и законодательно закреплённом хранении электронных документов – так называемых электронных архивов. Ниже представлены ключевые нормативно‑правовые акты, определяющие порядок создания, ведения и уничтожения электронных архивов, а также требования к их структуре, безопасности и юридической силе.

Основные федеральные законы

• Федеральный закон № 122‑ФЗ от «Об архивном деле в Российской Федерации» – базовый закон, определяющий понятие архива, порядок его создания, хранения и использования. В статье 24 закона (изменённой Федеральным законом № 469‑ФЗ от ) закреплены требования к электронным архивам, их классификации и срокам хранения.
• Федеральный закон № 63‑ФЗ от «Об электронной подписи» – регламентирует использование электронной подписи (ЭЦП), без которой электронный документ не может обладать юридической силой, равной бумажному документу.
• Федеральный закон № 149‑ФЗ от «Об информации, информационных технологиях и защите информации» – устанавливает общие требования к защите информации, в т.ч. к электронным архивам, включая конфиденциальность, целостность и доступность данных.
• Федеральный закон № 152‑ФЗ от «О персональных данных» – определяет порядок обработки и хранения персональных данных, которые часто входят в состав электронных архивов (например, договоры, кадровые документы).
• Федеральный закон № 44‑ФЗ от «О порядке организации государственных и муниципальных услуг» – вводит обязательный электронный документооборот в сфере государственных услуг, что подразумевает создание электронных архивов государственных органов.
• Федеральный закон № 69‑ФЗ от «Об электронном документообороте в сфере закупок» – регулирует хранение и архивирование электронных документов, связанных с государственными закупками.
• Федеральный закон № 223‑ФЗ от «Об электронных цифровых подпись» – уточняет технические и юридические аспекты применения ЭЦП в электронных архивах.
• Налоговый кодекс РФ (части первая и вторая) – содержит положения о сроках хранения бухгалтерской и налоговой документации в электронном виде (5‑10 лет).
• Трудовой кодекс РФ – определяет сроки хранения трудовых документов, которые могут быть переведены в электронный архив (5 лет после прекращения трудовых отношений).

Приказы и постановления, уточняющие порядок работы с электронными архивами

• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ № 132 от «Об утверждении Временного регламента организации электронных архивов в судах общей юрисдикции» – создал условия для формирования электронных архивов в судах при наличии технической возможности.
• Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2020 г. № 123 – устанавливает требования к структуре цифровых копий документов (п; 160 Правил 77) и порядок их систематизации в электронных архивах.
• Постановление Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28 – вводит общие стандарты работы архивов организации, включая электронные архивы.
• Решение Коллегии Росархива от № 112 – «Основные правила работы архивов организации», в котором описаны уровни систематизации: Фонд → Опись → Раздел → Подраздел → Электронное дело → Электронный документ.
• Федеральный закон № 469‑ФЗ от «О внесении изменений в статью 24 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» – уточняет порядок формирования уведомлений об истечении сроков хранения, проекты актов о выделении к уничтожению и процедуры удаления электронных архивных документов из СХЭД.

Государственные стандарты (ГОСТ) и технические регламенты

• ГОСТ Р 7.0.100‑2018 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные документы. Общие требования» – определяет требования к формированию, хранению и обмену электронными документами.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Электронные документы. Требования к их оформлению и структуре» – регламентирует метаданные, подписи и контрольные суммы.
• ГОСТ Р ИСО/МЭК 27001‑2015 «Информационная безопасность. Система управления информационной безопасностью (СУИБ)» – применяется к системам электронного архива (СХЭД) для обеспечения конфиденциальности, целостности и доступности данных.
• ГОСТ Р 7.0.12‑2011 «Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов» – используется при формировании описи электронных архивов.

Структурирование электронных архивов: уровни систематизации

Согласно пункту 160 Правил 77 и рекомендациям Решения Коллегии Росархива, электронный архив должен быть построен по следующей схеме:

1. Фонд – высший уровень, объединяющий все документы, относящиеся к определённому субъекту (организации, подразделению).
2. Опись – перечень всех дел, входящих в фонд, с указанием их номеров и сроков хранения.
3. Раздел – тематическое деление описи (например, «Договорная работа», «Кадровые документы», «Бухгалтерия»).
4. Подраздел описи – более детальная классификация внутри раздела (например, «Договоры с поставщиками», «Трудовые договоры»).
5. Электронное дело – набор электронных документов, относящихся к одному деловому процессу, оформленный согласно номенклатуре дел.
6. Электронный документ – отдельный файл (PDF, XML, DOCX и т.п.) с присвоенной уникальной меткой, подписью и метаданными.

Такой подход обеспечивает быстрый поиск, контроль сроков хранения и автоматизацию процессов уничтожения или переноса документов.

Технические решения и системы управления электронными архивами (СХЭД)

Для реализации требований нормативных актов организации используют специализированные системы электронного документооборота (СЭД) и системы хранения электронных документов (СХЭД). Ключевые функции таких систем:

• Автоматическое присвоение меток и формирование описи.
• Контроль доступа на основе ролей (соответствие требованиям ФЗ 152‑ФЗ о персональных данных).
• Хранение электронных подписей в соответствии с ФЗ 63‑ФЗ и ФЗ 223‑ФЗ.
• Уведомления о приближении сроков хранения и формирование актов о выделении к уничтожению (по требованиям 469‑ФЗ).
• Поддержка резервного копирования и восстановления данных в соответствии с ГОСТ 27001.

Процедуры уничтожения и удаления электронных архивных документов

Согласно ФЗ 122‑ФЗ и ФЗ 469‑ФЗ, процесс уничтожения электронных документов включает несколько этапов:

1. Определение документов, срок хранения которых истёк (по описи и календарю сроков).
2. Формирование проекта акта о выделении к уничтожению.
3. Утверждение акта уполномоченным лицом (руководитель архива или главный бухгалтер).
4. Техническое удаление документов из СХЭД с записью в журнале операций.
5. Подтверждение уничтожения в виде электронного сертификата, подписанного ЭЦП.

Практические рекомендации для внедрения электронного архива

• Провести аудит текущего документооборота и определить, какие документы подлежат переводу в электронный вид.
• Разработать регламент электронного архива, учитывающий все уровни систематизации и сроки хранения, опираясь на нормативные акты.
• Выбрать СХЭД, совместимую с ГОСТ 7.0.100‑2018 и поддерживающую ЭЦП.
• Обучить персонал работе с системой, правилам формирования описи и процедурам уничтожения.
• Внедрить систему контроля доступа и регулярные аудиты безопасности в соответствии с ГОСТ 27001.
• Автоматизировать уведомления о приближении сроков хранения, чтобы своевременно формировать акты о выделении к уничтожению.

Регулирование электронных архивов в России построено на совокупности федеральных законов, приказов, постановлений и государственных стандартов. Они определяют юридическую силу электронных документов, требования к их структуре, сроки хранения, порядок их защиты и уничтожения. Соблюдение этих нормативных актов позволяет организациям:

• Обеспечить юридическую достоверность и доказательную силу электронных документов.
• Снизить риски утраты, подделки или несанкционированного доступа к информации.
• Оптимизировать затраты на хранение и управление документами.
• Соответствовать требованиям контролирующих органов (ФНС, Роскомнадзор, Роспотребнадзор и др.).

Тщательное изучение и применение перечисленных нормативных актов – залог успешного перехода к полностью электронному архиву, который будет надёжным, безопасным и полностью соответствовать законодательству Российской Федерации.