Федеральное государственное бюджетное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) является ведущим научным центром, формирующим методологическую базу архивного дела в Российской Федерации. В условиях перехода к цифровому делопроизводству ключевое значение приобретают разработки института по вопросам комплектования, учета, хранения и использования электронных архивных документов.
Ниже представлен подробный разбор основных документов ВНИИДАД, регулирующих процесс формирования электронных архивов в организациях, государственных и муниципальных архивах.
Ключевые нормативные документы ВНИИДАД
Методологическая основа комплектования электронных архивов опирается на несколько фундаментальных документов, разработанных ВНИИДАД по госзаказу Росархива:
- Рекомендации по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций — базовый документ для корпоративных архивов.
- Методические рекомендации «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов» — регулирует этап научной обработки и ввода в оборот.
- Методические рекомендации по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов (2012 г.) — задает требования к программно-аппаратной инфраструктуре.
- Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом — актуально для цифровизации фондов бумажного носителя.
- Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ (утв. Приказом Росархива от № 24) — базовый документ для госархивов.
Сфера действия и объекты комплектования
Согласно рекомендациям ВНИИДАД, действие документов распространяется на электронные управленческие документы, которые:
- Создаются, обрабатываются и хранятся в информационных системах организаций (СЭД, ERP, CRM, специализированные АСУ).
- Входят в состав документального фонда организации.
- После исполнения (завершения работы с документом в делопроизводстве) подлежат хранению в архиве организации.
Важный принцип: Сроки хранения и порядок комплектования электронных документов устанавливаются в соответствии с правилами, действующими для аналогичных документов на бумажном носителе (единый номенклатурный подход).
Этапы процесса комплектования электронного архива
ВНИИДАД выделяет последовательные этапы перевода документов из действующих систем в архивный фонд:
Отбор и экспертиза стоимости документов
На этом этапе проводится определение архивной стоимости. Экспертиза проводится по утвержденным номенклатурам дел и перечням типовых управленческих архивных документов. Для электронных документов критически важна проверка:
- Наличия квалифицированной электронной подписи (КЭП) или усиленной неквалифицированной подписи (УНЭП) у ответственных лиц (составителя, согласующего, утверждающего).
- Целостности файлов (проверка хеш-сумм).
- Читаемости форматов (предпочтение открытым стандартам: PDF/A, XML, TIFF, ODF).
Упорядочение и формирование архивных дел (папок)
Электронные документы объединяются в архивные дела (или папки/пакеты в терминологии СЭД) в соответствии с номенклатурой дел. ВНИИДАД рекомендует соблюдать принцип происхождения (фоновность) и первоначального порядка.
Особенности для электронной среды:
- Формирование единого архивного дела в виде логической структуры (папка/пакет/контейнер), включающей файлы документов, файлы подписей, метаданные.
- Исключение дублирования: в архив передается только официальная версия документа (финальная, подписанная), черновики и промежуточные версии не комплектованы (если иное не предусмотрено отраслевыми стандартами).
Описание и формирование архивных описей (инвентаризаций)
Согласно методическим рекомендациям «Составление архивных описей в электронной форме», описание ведется в автоматизированных системах архивного дела (АСАД) или модулях архивирования СЭД.
Структура электронной описи включает:
- Шапку описи (реквизиты фонда, описи, сроки хранения, ответственные).
- Табличную часть с реквизитами каждого дела: шифр, заглавие, даты начала/окончания, количество электронных документов/файлов, объем в Мб/Гб, срок хранения, категория доступа, примечания.
Интеграция: Описи должны быть интегрированы в единую информационную инфраструктуру архива (ЕИА) для обеспечения поиска и выдачи.
Передача на хранение (инжистирование)
Процесс передачи документов из СЭД/ИС в архивную систему хранения (Хранилище электронных документов) должен быть формализован актом приема-передачи. ВНИИДАД настаивает на использовании стандартных протоколов обмена (например, на базе стандарта SIP — Submission Information Package по модели OAIS) для гарантии сохранения аутентичности.
Организация хранения: технологические требования
На основе «Методических рекомендаций по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов (2012)» и актуальных стандартов (ГОСТ Р ИСО 14721-2018 / OAIS, ГОСТ Р 7.0.100-2018), ВНИИДАД определяет ключевые требования к хранилищу:
| Требование | Суть рекомендации ВНИИДАД |
|---|---|
| Целостность и аутентичность | Применение хеш-контроля (SHA-256, ГОСТ Р 34.11-2012) при приеме, периодическая верификация, ведение журналов событий (audit trails). |
| Долгосрочное сохранение форматов | Миграция на устойчивые форматы (PDF/A-1b/2b, XML, TIFF) при изменении программного обеспечения. Эмуляция как альтернатива. |
| Информационная безопасность | Разделение доступа по ролям (RBAC), шифрование данных «в покое» и «в движении», защита от несанкционированного доступа (СЗИ НСД), соответствие 152-ФЗ и требованиям ФСТЭК/ФСБ для гостайны/персданных. |
| Надежность инфраструктуры | Резервное копирование по стратегии 3-2-1, географически распределенные копии (ГЗС), RAID-массивы, контроль среды (температура/влажность для серверных). |
| Управление метаданными | Хранение пресейвинг-метаданных (PREMIS) наряду с архивными (описными) для обеспечения воспроизводимости контекста. |
Специфика комплектования документами личного происхождения
ВНИИДАД уделяет особое внимание электронным документам личного происхождения (личные архивы,nachlässe, коллекции), поступающим в государственные и муниципальные архивы.
- Правовые аспекты: Обязательное оформление договоров дарения/передачи с четким разграничением исключительных прав (авторское право) и архивных прав (право на хранение, доступ, публикацию).
- Технический прием: Работа с неструктурированными массивами данных (почтовые ящики PST/OST, облачные выгрузки Google Takeout/VK Data, носители флеш/HDD). Необходима фиксация исходной файловой системы и меток времени.
- Упорядочение: Сохранение логической структуры, заданной автором (папки, теги, ярлыки), с одновременным формированием архивной структуры (делов/серий) для каталогизации.
Типичные ошибки при комплектовании и рекомендации по их предотвращению
Анализ практики внедрения электронных архивов (в т.ч. на базе 1С:Документооборот и иных СЭД) позволяет выделить системные ошибки, на которые указывают эксперты ВНИИДАД и консалтинговые центры:
- Комплектование «всего подряд» без экспертизы стоимости. Рекомендация: Строгое следование номенклатуре дел и перечню типовых документов. Настройка правил автоматического отбора в СЭД.
- Передача в архив документов без квалифицированной электронной подписи (КЭП). Рекомендация: Контроль наличия валидной КЭП на этапе регистрации/исполнения документа; блокировка передачи в архив неподписанных финальных версий.
- Хранение только в СЭД без выделенного архивного хранилища. Рекомендация: Физическое и логическое разделение «рабочей зоны» СЭД и «архивной зоны» (Хранилища) с разными режимами доступа и политиками хранения.
- Игнорирование форматной политики (хранение в проприетарных форматах .docx, .xlsx без конвертации в PDF/A). Рекомендация: Внедрение модуля автоматической конвертации при инжистировании (SIP-генерация).
- Отсутствие акта приема-передачи и журнала инжистирования. Рекомендация: Оформление юридически значимого акта (в ЭДО или на бумаге с КЭП) о передаче дел на хранение в архив организации/госархив.
- Неполные метаданные в описях (нет объема, форматов, хеш-сумм). Рекомендация: Автоматическое заполнение описи из метаданных SIP-пакета при загрузке в АСАД.
Внедрение электронного архива: стратегический подход
Внедрение электронного архива в соответствии с рекомендациями ВНИИДАД — это не просто установка ПО, а стратегический проект, включающий:
- Аудит текущего делопроизводства (инвентаризация ИС, форматов, подписей).
- Разработку/актуализацию номенклатуры дел с учетом электронных документов.
- Выбор программного обеспечения (СЭД + Модуль архивирования / АСАД / Специализированное Хранилище), сертифицированного ФСТЭК/ФСБ при необходимости.
- Настройку бизнес-процессов «Отбор — Описание — Передача — Хранение — Использование — Уничтожение/Бессрочное хранение».
- Обучение кадров (архивистов, администраторов ИС, секретарей) работе с электронными архивными документами и КЭП.
Актуальные источники и дальнейшее чтение
Для глубокого изучения темы рекомендуется обращаться к первоисточникам на официальном сайте Росархива (archives.gov.ru) и в изданиях ВНИИДАД:
- Приказ Росархива от № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (с Методическими рекомендациями).
- Вестник ВНИИДАД — научный информационно-аналитический журнал института (регулярно публикует статьи по электронному архивированию).
- Материалы Международной конференции «Документация в информационном обществе» (проведается ежегодно).
- ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело. Электронные архивные документы. Общие требования к организации хранения».
- ГОСТ Р 7.0.99-2018 «Архивное дело. Электронные архивные документы. Форматы файлов для долгосрочного хранения».
Рекомендации ВНИИДАД по комплектованию электронных архивов формируют единый методологический стандарт, обеспечивающий правовую значимость, аутентичность, целостность и доступность архивных документов в цифровой среде. Ключевым условием успеха является не формальное выполнение требований, а их интеграция в корпоративную культуру делопроизводства на этапе создания документа («Архивирование начинается в момент рождения документа»).
Соблюдение данных рекомендаций позволяет организациям и госархивам минимизировать риски потери информации, обеспечить соответствие законодательству (125-ФЗ, 149-ФЗ, 63-ФЗ, 152-ФЗ) и создать надежную доказательную базу для защиты прав и законных интересов юридических лиц и граждан.