Цель статьи – дать полное представление о нормативных требованиях, технических условиях и организационных мерах, которые обеспечивают надёжное хранение документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации․

Нормативно-правовая база

Основу регулирования хранения архивных документов составляют следующие акты:

• Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от г․) – определяет правовой статус архивов, их задачи и принципы работы․
• Постановление Правительства РФ от № 596 «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения архивных фондов»․
• ГОСТ 7․0․97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу․ Архивные документы․ Общие требования к их оформлению, хранению и использованию»․
• ГОСТ 7․1‑2003 «Библиотечно‑информационная документация․ Унифицированные системы документации․ Термины и определения» (для терминологии)․
• Санитарные нормы и правила (СанПиН) -․‑10 «Гигиенические требования к условиям хранения бумажных и картонных материалов»․
• Технические регламенты по пожарной безопасности (Требования к системам противопожарной защиты в архивах)․

Классификация архивных документов

Для правильного выбора условий хранения документы делятся по следующим признакам:

1. По материалу изготовления:
   • Бумажные (печатные, рукописные, графические)․
   • Картонные․
   • Пластиковые (микрофиш, пленка)․
   • Металлические (фольги, стальные листы)․
   • Электронные носители (дисковые, флеш‑накопители)․
2. По сроку хранения:
   • Документы, подлежащие постоянному хранению (неограниченный срок)․
   • Документы, подлежащие длительному хранению (10‑30 лет)․
   • Документы, подлежащие среднесрочному хранению (5‑10 лет)․
   • Документы, подлежащие краткосрочному хранению (до 5 лет)․
3. По уровню ценности:
   • Ценные (исторически значимые, уникальные)․
   • Обычные (служебные, административные)․

Технические условия хранения

Температурный режим

Согласно ГОСТ 7․0․97‑2016 и СанПиН 2․‑10:

• Для бумажных и картонных документов оптимальная температура – 18‑22 °C․
• Для фотоматериалов и негативов – 16‑20 °C․
• Для микрофильмов и микрофиш – 18‑20 °C․
• Колебания температуры не должны превышать ±2 °C в течение суток․

Влажность

Относительная влажность (РВ) должна поддерживаться в диапазоне:

• Бумага, картон – 45‑55 % РВ․
• Фотоматериалы – 40‑50 % РВ․
• Микрофильмы – 30‑40 % РВ․

Колебания РВ не более ±5 % РВ в сутки․ При превышении допустимых уровней возникает риск:

• Развития плесени и грибка․
• Размягчения бумаги, деформации․
• Электростатического притягивания пыли к электронным носителям․

Освещение

Для хранения документов световой поток должен быть минимален:

• Общее освещение – ≤ 50 лк (при работе персонала)․
• Для фотоматериалов и оригиналов – ≤ 10 лк․
• Использовать светильники с лампами, не излучающими УФ‑лучи (LED‑светильники с фильтрами)․

Воздушные загрязнители

Необходимо обеспечить фильтрацию воздуха от пыли, химических частиц и запахов․ Рекомендуется:

• Установить системы вентиляции с HEPA‑фильтрами․
• Регулярно проводить измерения концентрации пыли (не более 10 мкг/м³)․
• Избегать размещения архивных помещений рядом с производственными цехами, автотрассами и химическими складами․

Пожарная безопасность

Согласно ТР ТС 021/2011 «Системы противопожарной защиты» архивы обязаны:

• Иметь автоматическую систему пожаротушения (водяная, газовая или аэрозольная) с классификацией «A»․
• Установить датчики дыма и температуры с сигнализацией․
• Обеспечить наличие огнетушителей класса В и С․
• Хранить документы в металлических или огнеупорных шкафах, соответствующих ГОСТ 12․2․007‑76․

Организация хранения в архиве

Архивные фонды и их структура

Документы группируются в архивные фонды, которые состоят из:

• Фонд (общий набор документов, относящихся к одной организации/событию)․
• Опись (перечень всех единиц хранения)․
• Единицы хранения (папки, коробки, ящики, стеллажи)․

Система стеллажей и полок

Для обеспечения доступа и сохранности применяются:

1. Металлические стеллажи с регулируемыми полками (высота полки 30‑45 см)․
2. Картонные или пластиковые коробки, маркированные согласно ГОСТ 7․0․97‑2016 (цветовая кодировка по сроку хранения)․
3. Системы «модульных ящиков», позволяющие быстро менять конфигурацию помещения․

Маркировка и учёт

Каждая единица хранения должна иметь:

• Уникальный идентификационный номер (пример: ГМ‑2023‑001‑A‑01)․
• Штрих‑код или QR‑код для автоматизированного учёта․
• Этикетку с указанием содержания, срока хранения и условий (температура/влажность)․

Автоматизированные системы управления (АСУ)

Современные архивы используют программные решения (например, «ЭРА», «КОНТУР‑Архив») для:

• Ведения электронных описей․
• Контроля климатических параметров в режиме реального времени․
• Управления доступом персонала (карточные системы, биометрия)․
• Планирования профилактических мероприятий (проветривание, проверка систем)․

Специальные меры для различных типов документов

Бумажные документы

• Хранить в вертикальном положении (в папках, коробках) – уменьшает нагрузку на волокна․
• Избегать склеивания и использования клейких лент․
• Проводить профилактическую «проветривающую» обработку 1‑2 раза в год (короткое проветривание при температуре +22 °C)․

Фотографические материалы

• Хранить в безкислотных конвертах или пластиковых папках с анти‑УФ покрытием․
• Температура +16 °C, влажность 45 % РВ․
• Регулярно проверять на появление пятен и «пятнистости» (симптомы окисления)․

Микрофильмы и микрофиши

• Хранить в герметичных ящиках, защищённых от света․
• Температура +18 °C, влажность 35‑40 % РВ․
• Проводить периодическую проверку на «размытие» изображения․

Электронные носители

• Хранить в анти‑статических контейнерах․
• Температура +20 °C, влажность 40‑45 % РВ․
• Обеспечить резервное копирование (минимум 3 копии, хранение в разных помещениях)․
• Регулярно проверять целостность файлов (контрольные суммы)․

Порядок доступа к документам

Доступ к архивным материалам регулируется:

1. Классификацией доступа (общедоступные, ограниченные, конфиденциальные)․
2. Регламентом выдачи – заявление, проверка правоспособности, запись в журнал выдач․
3. Контролем среды – при работе с документами в читальном зале поддерживается температура и влажность, аналогичные условиям хранения․

Профилактика и реставрация

Для поддержания долговечности архивных фондов рекомендуется:

• Проводить ежегодный осмотр состояния документов (визуальная проверка, измерение влажности)․
• Осуществлять профилактическую обработку (дезинфекция, удаление пыли мягкой кистью)․
• В случае обнаружения повреждений привлекать квалифицированных реставраторов (специалисты по консервации бумажных и фотоматериалов)․
• Вести журнал реставрационных работ с указанием использованных материалов и методов․

Ответственность и контроль

За соблюдение правил хранения отвечают:

• Главный архивариус – формирует политику хранения, утверждает нормативные документы․
• Специалисты по климатическому контролю – мониторинг температуры, влажности, уровня загрязнённости воздуха․
• Служба пожарной безопасности – проведение тренировок, проверка исправности систем тушения․
• Контролирующие органы (Росархив, региональные архивные управления) – проводят плановые и внеплановые проверки․

Практический чек‑лист для организации хранения

Перед запуском нового архивного помещения рекомендуется пройти следующий чек‑лист:

1. Проверить соответствие помещения требованиям по площади, высоте потолков и изоляции․
2. Установить систему климат‑контроля (датчики температуры и влажности, система вентиляции)․
3. Обеспечить наличие противопожарных систем (спринклеры, датчики дыма, огнетушители)․
4. Разработать схему расположения стеллажей и путей эвакуации․
5. Подготовить маркировочную систему (цветовая кодировка, штрих‑коды)․
6. Обучить персонал правилам обращения с документами и работе с АСУ․
7. Провести тестовый запуск: измерить параметры среды в течение 24 ч, скорректировать настройки․
8. Оформить протокол ввода в эксплуатацию и передать в архивный отдел․

Хранение документов в государственных и муниципальных архивах – это комплексный процесс, включающий правовое регулирование, технические требования к климату и безопасности, а также организационные меры по учёту и защите материалов․ Соблюдение указанных правил позволяет обеспечить:

• Долговременную сохранность исторически ценных и служебных документов․
• Доступность материалов для исследователей и граждан․
• Снижение риска потери информации из‑за пожара, влаги, плесени или механических повреждений․

Тщательное планирование, постоянный мониторинг и регулярные профилактические мероприятия – ключ к успешной работе любого государственного или муниципального архива․

Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ и нормативных документов (ФЗ 73‑ФЗ, ГОСТ 7․0․97‑2016, СанПиН 2․‑10) на дату 11 июля 2026 г․