Архивное дело в России регулируется комплексом нормативных правовых актов‚ которые определяют порядок хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных материалов. Ниже представлен обзор основных нормативных документов‚ действующих на сегодняшний день.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»

Основополагающим актом является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Закон устанавливает:

• понятия архивного фонда‚ архивных документов‚ государственных и муниципальных архивов;
• принципы организации архивного дела (единообразие‚ доступность‚ сохранность);
• полномочия федеральных органов исполнительной власти в сфере архивного дела;
• требования к хранению‚ комплектованию‚ учёту и использованию документов;
• ответственность за нарушение архивного законодательства.

Все остальные нормативные акты разрабатываются в соответствии с положениями данного закона.

Подзаконные нормативные акты

Приказы Федерального архивного агентства (Росархив)

Приказы Росархива конкретизируют требования Федерального закона и устанавливают обязательные правила для государственных и муниципальных архивов‚ музеев‚ библиотек и научных организаций. Наиболее значимые из них:

1. Приказ Федерального архивного агентства от 02 марта 2020 г. № 24 «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах‚ музеях и библиотеках‚ научных организациях».
2. Приказ Федерального архивного агентства от … (примерные номера и даты уточняются в официальном реестре Росархива) – касается формирования номенклатуры дел‚ установления сроков хранения и порядка проведения экспертизы ценности документов.

В данных приказах содержатся:

• общие положения о структуре архивного фонда;
• требования к составлению номенклатуры дел и формированию дел;
• перечни типовых архивных документов с указанием установленных сроков их хранения;
• методические указания по проведению экспертизы ценности и определению дальнейшей судьбы документов (постоянное хранение‚ временное хранение‚ уничтожение).

Методические рекомендации и инструкции

Для практического применения нормативных актов издаются методические рекомендации‚ разработанные совместно Росархивом и ВНИИДАД (Всероссийским научно‑исследовательским институтом документоведения и архивного дела). К ним относятся:

• «Методические рекомендации к Правилам организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах‚ музеях и библиотеках‚ научных организаций»;
• Инструкции по учёту архивных документов в электронном виде;
• Рекомендации по созданию и ведению электронных архивов и цифровых копий документов.

Нормативные акты субъектов Российской Федерации

Помимо федерального законодательства‚ субъекты РФ (республики‚ края‚ области‚ автономные округа‚ города Москва и Санкт‑Петербург) принимают свои нормативные правовые акты‚ которые не противоречат Федеральному закону № 125‑ФЗ и уточняют порядок работы региональных архивов. Примеры:

• Законы и постановления о государственных архивах субъектов;
• Региональные перечни типовых документов с установленными сроками хранения;
• Положения о порядке предоставления доступа к архивным материалам для граждан и организаций.

Международные и отраслевые стандарты

Хотя международные нормы не имеют прямой силы в российском законодательстве‚ они часто используются как ориентир при разработке внутренних документов:

• ISO 15489‑1:2016 «Информация и документация. Управление записями. Часть 1: Общие принципы»;
• ISO 16175‑3:2012 «Принципы и функциональные требования к информационным системам управления записями»;
• Рекомендации ЮНЕСКО по сохранению documentary heritage.

Эти стандарты учитываются при внедрении электронных систем управления документами и при формировании архивных политик организаций.

Краткое содержание основных требований

Сводно‚ нормативные документы архива Российской Федерации предписывают следующее:

1. Комплектование документов – формирование номенклатуры дел на основе типовых перечней и утверждённых сроков хранения.
2. Хранение – обеспечение условий‚ соответствующих категории документа (постоянное‚ долгосрочное‚ краткосрочное хранение) в государственных и муниципальных архивах‚ музеях‚ библиотеках и научных организациях.
3. Учёт – ведение архивных описей‚ карточек и электронных реестров с обязательным указанием реквизитов документа‚ даты поступления‚ срока хранения и места расположения.
4. Использование – предоставление доступа к документам в соответствии с режимом конфиденциальности‚ соблюдение авторских и смежных прав‚ оформление запросов и выдача копий.
5. Экспертиза ценности – проведение оценки документов на предмет их исторической‚ научной‚ культурной или практической значимости с последующим решением о дальнейшей судьбе (постоянное хранение‚ передача в другой архив‚ уничтожение).

Нормативная база архивного дела в Российской Федерации представляет собой многоуровневую систему‚ где Федеральный закон № 125‑ФЗ служит фундаментом‚ а приказы Росархива‚ методические рекомендации и региональные акты детализируют и адаптируют общие положения к конкретным условиям работы архивов‚ музеев‚ библиотек и научных учреждений. Соблюдение всех этих требований гарантирует сохранность documental heritage‚ обеспечивает законный доступ к информации и способствует эффективному использованию архивных ресурсов в интересах государства‚ общества и науки.