Дата получения информации: 00:45:10 ().
Нормативные требования к списку фондов
Согласно действующим инструкциям и Приказу Росархива от N 24 (ред. от ) список фондов архива должен соответствовать следующим обязательным условиям:
- Прошнуровка – все листы списка соединяются прошивкой, предотвращающей их разъединение.
- Твёрдая обложка – список помещается в плотную переплётную обложку для защиты от механических повреждений.
- Предварительная нумерация листов – каждый лист получает последовательный номер, начиная с единицы.
- Лист‑заверитель – в конце списка оформляется лист, на котором указываются дата составления, фамилия и должность ответственного лица, а также расшифровка подписей.
- Подпись руководителя – список подписывается руководителем архива или лицом, его замещающим, с обязательной расшифровкой подписи (ФИО, должность).
Этапы формирования списка фондов по личному составу
- Сбор описей и исторических справок – извлекаются названия фондов из ьных листов описей, актов приёма‑передачи и справочных материалов.
- Присвоение порядковых номеров – фонды нумеруются в хронологической последовательности их поступления в архив.
- Внесение в список – каждый фонд оформляется отдельной строкой с указанием номера, полного названия, даты создания (или периода охвата) и краткой аннотации.
- Проверка и корректировка – осуществляется сверка с фактическим наличием документов, уточнение названий и дат.
- Оформление листа‑заверителя и подпись – завершающий этап, после которого список считается официальным документом архива.
Пример оформления списка фондов (личный состав)
- № 1
Название фонда: Офицерские сказки и другие документы о службе личного состава русской армии (1688‑1802)
Период охвата: 1688‑1802 гг.
Аннотация: Состоит из рукописных сказок, приказов, списков личного состава и наградных листов, отражающих службу офицерского корпуса в период Петра I и последующих императоров.
Источник названия: ьный лист описи фонда. - № 2
Название фонда: Фонд крупнейших учёных XIX‑XX в. (Архив РАН)
Период охвата: 1800‑1950 гг.
Аннотация: Включает личные дела, переписку, рукописи трудов и фотоматериалы таких учёных, как Д.И. Менделеев, И.П. Павлов, А.Н. Колмогоров и др.
Источник названия: Историческая справка, подготовленная отделом комплектования Архива РАН. - № 3
Название фонда: Список фондов по личному составу Филиала КГКУ Государственный архив Камчатского края
Период охвата: 2000‑2023 гг.
Аннотация: Содержит сведения о служебных картах, аттестационных листах и наградах сотрудников филиала, расположенного по адресу: 667010, Республика Тыва, г. Кызыл, ул. Кечил-оола, 91.
Источник названия: ьный лист описи фонда филиала.
Рекомендации по ведению и обновлению списка фондов
- Регулярная ревизия – не реже одного раза в год проводить сверку списка с фактическим наличием фондов.
- Внесение изменений – при поступлении новых фондов или исключении устаревших обновлять список, сохраняя хронологическую нумерацию (новые фонды получают следующий номер).
- Электронный дубликат – рекомендуется вести электронную версию списка в формате PDF или XML для удобства поиска и резервного копирования.
- Обучение персонала – сотрудники архива должны проходить инструктаж по правилам оформления и ведения списка фондов.
- Контроль сохранности – проверять состояние обложки и прошивки, при необходимости выполнять реставрационные работы.
Список фондов архива по личному составу является ключевым документом, обеспечивающим системный учёт, доступность и сохранность ценных исторических материалов. Соблюдение нормативных требований, чёткое следование этапам формирования и регулярное обновление списка гарантируют его актуальность и надёжность как инструмента научной и административной работы. Применение предложенных рекомендаций поможет архивным учреждениям поддерживать высокий уровень порядка и прозрачности в работе с документами личного состава.