Эффективная работа архива немыслима без грамотного планирования трудозатрат. Нормирование труда в архивном деле — это система установления мер труда (норм), необходимых для выполнения определенных операций при установленных условиях организации труда. Оно служит основой для планирования численности персонала, расчета фонда оплаты труда, оценки производительности и обеспечения соблюдения сроков выполнения государственных заданий.

Нормативная правовая база

В Российской Федерации нормирование труда в архивах регулируется иерархией нормативных актов:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 159, 160) — общие принципы установления норм выработки и норм времени.
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — определяет требования к архивной деятельности.
• Приказ Росархива от № 102 «Об утверждении Методических рекомендаций по нормированию труда в государственных архивах Российской Федерации» — главный ведомственный документ, регламентирующий процесс разработки, утверждения и применения норм.
• Отраслевые соглашения и локальные нормативные акты (ЛНА) — коллективные договоры, положения о нормировании труда, утвержденные руководителем архива с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Основные виды норм, применяемые в архивах

Согласно Методическим рекомендациям Росархива (Приказ № 102) и общему трудовому праву, в архивной практике используются три основных вида норм:

Норма времени (Tr)

Определение: Установленное затрачиваемое время на выполнение единицы работы (операции) одним работником или группой работников.

Формула: Tr = Tосн + Tвсп + Tобсл + Tотд + Tперер

• Tосн — основное время (прямое выполнение операции: описание дела, сканирование листа, перешивка).
• Tвсп — вспомогательное время (подготовка рабочего места, поиск дела в депо, оформление служебной записки).
• Tобсл — время на обслуживание рабочего места (подзарядка сканера, смазка скреплера, уборка пыли).
• Tотд, время на отдых и личные нужды (обычно 4–7% от операционного времени).
• Tперер, время на подготовку к работе и завершение работы (раздевание/одевание, получение задания, сдача отчета — обычно 2–3% от смены).

Применение: Описание дел, оцифровка, реставрация, перешивка, формирование справочных аппаратов.

Норма выработки (Nвыр)

Определение: Установленное количество продукции (работ, операций), которое должен изготовить (выполнить) работник за единицу времени (смену, час, месяц).

Формула: Nвыр = Tсм / Tr, где Tсм — продолжительность смены (в минутах или часах), Tr, норма времени на единицу работы.

Применение: Массовые повторяющиеся операции: сканирование документов единого формата, нумерация листов, перешивка дел стандартной толщины, ввод метаданных в АИС по шаблону.

Норма обслуживания (Nобсл)

Определение: Установленное количество объектов (делов, единиц хранения, метров погонных стеллажей, запросов), которые должны находиться в обслуживании у одного работника.

Применение: Хранение (фондовед), выдача/приемка документов в читальном зале, ведение учетных систем, кураторство фондов.

Норма численности (Nчисл)

Определение: Установленное необходимое число работников определенной профессии/квалификации для выполнения заданного объема работы.

Формула: Nчисл = (V × Tr) / (Tгод × Кисп)

• V — плановый объем работы за год (в единицах: дела, листы, запросы).
• Tr, норма времени на единицу работы.
• Tгод — ежегодный фонд рабочего времени одного работника (часы).
• Кисп — коэффициент использования рабочего времени (обычно 0.85–0.95).

Нормируемые виды архивных работ (Перечень)

Приказ Росархива № 102 приводит примерный перечень работ, подлежащих нормированию. Их можно сгруппировать по функциональным блокам:

Прием и учет документов (Фондообразование)

1. Прием документов от структурных подразделений/организаций (перепроверка составов, оформление актов).
2. Расстановка дел по номенклатуре / экспертиза сроков хранения.
3. Формирование описей (составление заглавий дел, нумерация, печатание описей).
4. Ввод данных в Автоматизированную информационную систему (АИС) — создание карточек фондов, описей, дел.

Описание и научная обработка

1. Чтение и анализ содержания дела (для составления аннотации/заглавия).
2. Составление заглавия дела (типовое / сложное / на иностранном языке).
3. Составление аннотаций к делам.
4. Формирование тематических/предметных указателей.
5. Составление рефератов/выписок по запросам.

Оцифровка и электронное документооборот

1. Подготовка документов к сканированию (удаление скоб, выпрямление, очистка).
2. Сканирование (по режимам: черно-белое, серое, цветное; по форматам: А4, А3, А0, книги).
3. Постобработка изображений (обрезка, выравнивание, удаление шумов, OCR-распознавание).
4. Контроль качества сканов (визуальный, автоматический).
5. Формирование электронных дел/томов, привязка к метаданным в АИС.

Хранение и обеспечение сохранности

1. Расстановка дел в депо (комплектование, размещение на стеллажах).
2. Инвентаризация фондов (полная, выборочная).
3. Санитарная уборка депо (влажная, сухая).
4. Мониторинг микроклимата (запись показаний термографов/гигрографов).
5. Борьба с биологическими поражающими (обработка, контроль).

Реставрация и консервация

1. Ручная/машинная промокка документов.
2. Дублирование (на копировальную бумагу, полимерную пленку).
3. Перешивка дел (ручная, машинная) разной толщины.
4. Ремонт обложек, подшивка порванных листов, удаление металлических скоб.
5. Изготовление пакетов, конвертов, коробок архивных.

Использование и-reference service

1. Поиск сведений по запросам (письменным, устным, электронным).
2. Выдача/приемка дел в читальном зале.
3. Оформление копий (ксерокопия, печать из АИС, заверение копий).
4. Консультирование пользователей.

Методы установления норм

Выбор метода зависит от типа работы, стабильности технологии и наличия ресурсов на замеры.

Факторы, влияющие на величину норм (Условия труда)

Нормы не являются константами. Приказ № 102 требует учитывать условия организации труда. Главные факторы для архива:

• Характеристики объекта труда:
  • Толщина дела (листов в деле) — влияет на время описания, перешивки, сканирования.
  • Состояние документов (хорошее, удовлетворительное, плохое, аварийное) — определяет трудоемкость подготовки к сканированию и реставрации.
  • Язык и почерк (русский, дореволюционный, иностранные языки, рукописный/печатный).
  • Формат (А4, А3, А0, книги, фото, пленка).
• Техническое оснащение:
  • Тип сканера (пропускной, планетарный, контактный, формат А0), скорость сканирования (сек/стр).
  • Наличие АИС (функционал: автозаполнение, шаблоны, пакетный ввод, OCR).
  • Оборудование для реставрации (прессы, станки для промокки, духовые шкафы).
• Организация рабочего места: Эргономика, освещение, удаленность депо от рабочего места архивиста, наличие транспортеров/тележок.
• Квалификация работника: Нормы устанавливаются на рабочего средней квалификации, обладающего необходимыми навыками и знанием инструкций.
• Режим труда: Сменность, наличие перерывов, режим «тишины» в читальном зале.

Процедура разработки и утверждения норм (Алгоритм)

1. Инициация: Приказ руководителя архива о создании рабочей группы/комиссии по нормированию труда (включает нормировщика, методиста, представителя профсоюза, исполнителей).
2. Анализ производственного процесса: Изучение технологических карт, инструкций, схем прохождения документов, оборудования.
3. Выбор метода нормирования для каждого вида работы.
4. Проведение замеров / расчетов:
   • Подбор репрезентативной выборки объектов (делов разной толщины, состояния).
   • Проведение хронометража (не менее 50–100 циклов для точности) или расчет по ЭРНТ.
   • Исключение случайных потерь времени, определение времени на отдых (Тотд).
5. Расчет проектных норм: Округление полученных значений до удобных единиц (секунд, минут, шт/смену).
6. Согласование: Проект норм доводится до сведения работников, обсуждается с профсоюзом (протокол совещания/согласование).
7. Утверждение: Приказ руководителя архива «Об утверждении норм времени/выработки/обслуживания на виды работ в архиве [Название архива]».
8. Контроль и пересмотр: Ежегодный анализ выполнения норм. Пересмотр при изменении технологии, оборудования, АИС, регламентов (хотя бы раз в 3–5 лет или при существенных изменениях).

Особенности нормирования для ключевых процессов (Примеры расчета)

Норма времени на описание 1 дела (Tr_опис)

Рассчитывается аналитико-расчетным методом как сумма элементов:

Tr_опис = T_чтение + T_заглавие + T_ввод_АИС + T_физ_оформл + T_всп + T_отд

• T_чтение = f(Толщина, Состояние, Язык/Почерк). База: 0.5–2 мин на 10 л. для ознакомления.
• T_заглавие = Базовое время (типовое заглавие ~1.5 мин) + Надбавки за сложность (много авторов, даты, темы, иностранный язык — до +50-100%).
• T_ввод_АИС = Время на заполнение карточки дела (поля: шифр, заглавие, даты, кол-во л., срок хранения, примечание). Зависит от интерфейса АИС (автозаполнение шифра/даты). Типично 1–3 мин.
• T_физ_оформл = Нумерация листов (если не пронумерованы), вклеивание этикетки на обложку, перешивка (если требуется).

Норма выработки на сканирование (Nвыр_скан)

Определяется технической производительностью сканера с поправкой на «человеческий фактор» и подготовку.

Tr_скан_1_лист = T_подача + T_сканир + T_контроль + T_сохран
Nвыр_скан (лист/смену) = 480 мин / Tr_скан_1_лист

Коэффициент использования оборудования (Кисп) для сканирования обычно 0.7–0.85 (загрузка оригиналов, замятия, настройка, OCR).

Пример: Планетарный сканер А2, скорость 15 сек/кадр. Tr_опер = 25 сек (с подачей/контролем). Кисп = 0.8.
Nвыр = (480 * 60 * 0.8) / 25 = 9216 листов/смену (теоретический максимум). Реальная плановая норма ставится ниже (например, 6000–7000 листов) с учетом подготовки партий.

Норма обслуживания фондоведа (Nобсл_фонд)

Устанавливается в погонных метрах стеллажей или тысячах единиц хранения на 1 специалиста.

• Базовая норма (типовое депо, хорошее состояние, АИС): ~150–200 п.м. или 15–20 тыс. ед. хр. на 1 фондоведа.
• Повышающие коэффициенты: Неудовлетворительное состояние фондов (+20-30% труда), отсутствие АИС (+40%), высокая посещаемость/выдача (+15%), необходимость регулярной реставрации на месте.
• Понижающие коэффициенты: Компактное хранение (подвижные стеллажи), полная автоматизация инвентаризации (RFID), низкая интенсивность выдачи.

Применение норм в управлении архивом

Планирование штата и ФОТ

На основе норм численности (Nчисл) формируется штатное расписание. Объем работ (план на год) × Норма времени = Трудозатраты (чел.-часы) → Численность штатных единиц → Фонд оплаты труда.

Оценка эффективности (KPI)

• Коэффициент выполнения нормы выработки: Факт / План (цель — 100–110%, системное превышение 130%+ — повод пересмотра нормы).
• Трудоемкость 1 ед. хранения: Сумма Tr всех операций / ед. хр; (бенчмаркинг между архивами).
• Своевременность: % дел описанных в срок, % запросов выполненных в срок (зависит от норм обслуживания читального зала).

Оплата труда (Сдельная/Сдельно-премиальная)

Если в архиве внедрен сдельный расчет (ст. 153 ТК РФ), заработная плата = Тарифная ставка (за 1 час) × Выработка (фактические часы по нормам).

ЗП = (Факт_объем × Tr_норма / 60) × Ставка_в_час + Премиальная_часть

Важно: Нормы должны быть обоснованными и достижимыми, иначе это ведет к конфликтам и судебным искам (ст. 159 ТК РФ — нормы не должны ухудшать положение работников по сравнению с тарифной ставкой).

Типичные ошибки и риски

1. Отсутствие локального акта (Приказа об утверждении). Нормы «по привычке» или «как у соседей» не имеют юридической силы.
2. Игнорирование состояния документов. Установление единой нормы описания для идеальных дел и аварийных фондов ведет к завышению планов и демотивации.
3. Неучет времени на «невидимую» работу. Поиск дела в депо (если нет адресного хранения), ожидание сканера, перезагрузка АИС, согласование заглавий с руководителем — всё это должно быть во вспомогательном времени.
4. Статичность норм. Купили новый сканер в 2 раза быстрее — нормы выработки сканирования должны быть пересмотрены в течение месяца.
5. Отсутствие согласования с профсоюзом. Нарушение ст. 159 ТК РФ и ст. 372 ТК РФ (локальные нормативные акты).

Перспективы: Цифровое нормирование и Process Mining

Современные АИС (1С:Архив, ЭлАР, Архивариус, Контур.Архив и др.) позволяют перейти к объективному автоматическому сбору данных для нормирования:

• Тайм-трекинг в АИС: Система сама фиксирует время открытия карточки дела, ввода заглавия, сохранения, сканирования партии.
• Process Mining: Анализ логов событий (Event Logs) для выявления реальных путей выполнения процессов, «узких горлышек» и отклонений от регламента.
• Динамические нормы: Переход от фиксированных годовых норм к адаптивным, учитывающим текущую загрузку, сложность конкретной партии документов и производительность конкретного оборудования в реальном времени.

Нормирование труда в архиве — это не бюрократическая формальность, а стратегический инструмент управления. Грамотно разработанные, обоснованные и утвержденные по процедуре нормы времени, выработки и обслуживания позволяют:

• Обоснованно формировать штатное расписание и бюджет (ФОТ).
• Планировать объемы Госзадания (описание, оцифровка, реставрация) с высокой точностью.
• Справедливо оценивать труд архивистов и специалистов по оцифровке/реставрации.
• Выявлять резервы производительности (устаревшее оборудование, неэффективные маршруты документов, пробелы в АИС).

Ключ к успеху — сочетание методической строгости (Приказ Росархива № 102, ЭРНТ) с учетом специфики конкретного архива (состояние фондов, уровень автоматизации, квалификация кадров) и регулярный пересмотр норм вслед за технологическими изменениями.

Данная статья носит информационно-методический характер. Для разработки локальных нормативных актов конкретного архива необходимо обратиться к актуальному тексту Приказа Росархива № 102, Трудовому кодексу РФ и заинтересовать в работе квалифицированного нормировщика труда.