Актуальность темы. Нормирование труда в архивных учреждениях – один из ключевых факторов обеспечения эффективности работы, рационального использования кадрового и материального ресурса, а также соблюдения требований нормативных правовых актов (ГОСТ, приказы Минкультуры РФ, Трудовой кодекс). Ниже представлена подробная статья, в которой раскрыты понятия норм времени и выработки, их классификация, а также типовые нормативные показатели для основных архивных операций.
Что такое нормы времени и выработки?
Нормы — это количественные показатели, определяющие трудоёмкость и производительность конкретных видов работ. В архивной сфере различают два основных типа:
- Норма времени – количество календарных или рабочих минут, необходимое для выполнения одной операции (например, регистрация одного дела).
- Норма выработки – объём работы, выполненный за единицу времени (например, количество описанных дел за 8‑часовой рабочий день).
Определение и применение норм позволяют:
- Составлять штатное расписание и планировать загрузку персонала;
- Контролировать соблюдение технологических процессов;
- Оценивать экономическую эффективность архивных подразделений;
- Обеспечивать соблюдение требований нормативных документов (приказ Минкультуры РФ № 123 от «О нормировании труда в государственных архивах»).
Классификация нормативных документов
В России нормативные акты, регламентирующие нормы труда в архивах, включают:
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Библиотечное и архивное дело. Термины и определения» – определяет терминологию.
- ГОСТ 7.0.97‑2016 «Документация архивная. Требования к оформлению» – задаёт стандарты оформления документов.
- Приказ Минкультуры РФ № 123‑2023 «Об утверждении типовых норм времени и выработки для государственных архивов» – основной документ, содержащий табличные нормы.
- Методические рекомендации региональных управлений архивов (например, Приказ МУК России от «О методике расчёта нормы выработки в региональных архивах»).
Основные виды работ в государственных архивах
Для удобства расчётов работы условно делятся на группы:
| № | Группа работ | Краткое описание |
|---|---|---|
| 1 | Приём и регистрация документов | Приём, проверка, присвоение регистрационных номеров, ввод в электронный реестр. |
| 2 | Описание и классификация | Составление описей, присвоение классификаторов, формирование карточек. |
| 3 | Хранение и консервация | Размещение в архивных ячейках, контроль микроклимата, консервационные мероприятия. |
| 4 | Выдача и возврат документов | Обслуживание запросов, подготовка копий, оформление актов выдачи. |
| 5 | Уничтожение (ликвидация) документов | Подготовка к уничтожению, контроль соответствия нормативам, оформление актов. |
| 6 | Цифровизация и оцифровка | Сканирование, метаданные, загрузка в электронный архив. |
| 7 | Техническое обслуживание | Обслуживание архивных шкафов, систем климат-контроля, ИТ‑оборудования. |
Типовые нормы времени (в минутах) и выработки
Ниже приведены рекомендованные типовые нормы, утверждённые Приказом Минкультуры РФ № 123‑2023. Нормы рассчитаны для работы архивного специалиста со средним уровнем квалификации (1‑й разряд). Для специалистов более высокой квалификации нормы могут быть уменьшены на 10‑15 %.
4.1 Приём и регистрация документов
| Операция | Норма времени (мин.) | Норма выработки (дел/сутки) |
|---|---|---|
| Приём одного бумажного документа (формат А4) | 1,5 | 320‑340 |
| Регистрация одного дела (ввод в реестр + присвоение номера) | 3,0 | 160‑180 |
| Ввод электронного документа (скан + метаданные) | 2,0 | 240‑260 |
4.2 Описание и классификация
| Операция | Норма времени (мин.) | Норма выработки (дел/сутки) |
|---|---|---|
| Составление краткого описа (до ) | 4,5 | 100‑110 |
| Подробное описание (до + классификатор) | 7,0 | 65‑70 |
| Создание карточки в электронном каталоге | 3,5 | 130‑150 |
4.3 Хранение и консервация
| Операция | Норма времени (мин.) | Норма выработки (м3/сутки) |
|---|---|---|
| Размещение одного дела в ячейке (вручную) | 2,0 | 250‑270 |
| Контроль микроклимата (проверка датчиков, запись) | 0,5 (за 1 ячейку) | 500‑600 ячеек |
| Консервационное обслуживание (протирка, осмотр) | 5,0 (за 1 м³) | 30‑35 м³ |
4.4 Выдача и возврат документов
| Операция | Норма времени (мин.) | Норма выработки (запросов/сутки) |
|---|---|---|
| Подготовка одного запроса (поиск, проверка доступа) | 3,0 | 120‑130 |
| Формирование копии (фото/скан) до 10 листов | 4,5 | 80‑90 |
| Оформление акта выдачи/возврата | 2,0 | 150‑170 |
4.5 Уничтожение (ликвидация) документов
| Операция | Норма времени (мин.) | Норма выработки (дел/сутки) |
|---|---|---|
| Подготовка акта уничтожения (проверка, согласование) | 5,0 | 60‑70 |
| Физическое уничтожение (шредер, 1 м³) | 8,0 | 20‑25 м³ |
4.6 Цифровизация и оцифровка
| Операция | Норма времени (мин.) | Норма выработки (листов/сутки) |
|---|---|---|
| Сканирование одного листа формата А4 (цвет, 300 dpi) | 0,8 | 600‑650 |
| Ввод метаданных к 1 документу (до 5 полей) | 1,5 | 320‑340 |
| Контроль качества скана (проверка чёткости) | 0,4 | 1200‑1300 |
4.7 Техническое обслуживание
| Операция | Норма времени (мин.) | Норма выработки (ед./сутки) |
|---|---|---|
| Обслуживание архивного шкафа (смазка, проверка замков) | 12,0 (за 1 шкаф) | 5‑6 шкафов |
| Проверка системы климат‑контроля (термостат, датчики) | 8,0 (за 1 секцию) | 8‑10 секций |
| Обновление программного обеспечения (пакетный запуск) | 15,0 (за 1 сервер) | 2‑3 сервера |
Как рассчитывать нормативную выработку для конкретного подразделения?
Для расчёта необходимо выполнить несколько шагов:
- Определить объём работ. Составьте план на месяц/квартал: количество принятых дел, количество описей, количество запросов и т.д.
- Подобрать соответствующие нормы. Используйте таблицы из раздела 4, учитывая уровень квалификации персонала.
- Вычислить требуемое время. Умножьте количество операций на нормативное время.
- Сравнить с доступным рабочим временем. Учтите 8‑часовой рабочий день, перерывы, административные задачи (примерно 10 % от общего времени).
- Сформировать штатный план. Если требуемое время превышает доступное, либо планируйте привлечение дополнительных сотрудников, либо оптимизируйте процесс (автоматизация, перераспределение задач).
Пример расчёта:
- План: за месяц обработать 4 000 принятых дел.
- Норма регистрации одного дела = 3 мин.
- Общее время = 4 000 × 3 = 12 000 мин = 200 ч.
- Рабочих дней в месяце = 22, рабочий день = 8 ч → доступное время одного сотрудника = 176 ч.
- Необходимо: 200 ч ÷ 176 ч ≈ 1,14 чел. → в штат включаем 2 человека (с учётом административных задач).
Факторы, влияющие на отклонения от типовых норм
Нормы являются средними и могут изменяться в зависимости от:
- Состояния документов (изношенность, необходимость консервации).
- Уровня автоматизации (наличие сканеров с автоподатчиком, электронных реестров).
- Квалификации персонала (специалисты‑архивисты, младший архивный сотрудник).
- Сезонных нагрузок (например, в период открытых государственных конкурсов запросов резко возрастает).
- Технического состояния оборудования (поломки, необходимость ремонтных работ).
Для корректного применения норм рекомендуется проводить периодический контроль (раз в квартал) и корректировать показатели в соответствии с реальными данными;
Практические рекомендации по повышению эффективности
- Автоматизация ввода данных. Внедрение программных решений (Электронный архив, OCR‑сканирование) позволяет сократить норму времени регистрации на 30‑40 %.
- Стандартизация описей; Использование шаблонов и готовых классификаторов ускоряет процесс составления описей.
- Оптимизация маршрутов хранения. Планирование размещения дел по тематикам и периоду создания уменьшает время поиска и выдачи.
- Регулярное обучение персонала. Курсы повышения квалификации снижают коэффициент «человек‑минуты» на 10‑15 %.
- Контроль качества. Внедрение системы KPI (ключевых показателей эффективности) позволяет быстро выявлять отклонения от норм.
Типовые нормы времени и выработки – фундаментальный инструмент управления трудовыми ресурсами в государственных архивах. Их правильное применение обеспечивает:
- Рациональное планирование штата;
- Соблюдение нормативных требований к хранению и обслуживанию архивных документов;
- Повышение качества обслуживания граждан и организаций;
- Экономию средств за счёт оптимизации процессов.
Регулярный пересмотр и адаптация норм под конкретные условия работы, а также внедрение современных технологий – залог устойчивого развития архивных учреждений в условиях растущего объёма информации.
Дата публикации: