Цель статьи – дать полное представление о нормативно‑правовой базе, классификации архивных работ и типовых нормах времени и выработки, которые применяются в государственных и муниципальных архивах.
Нормы времени и выработки – это стандартные показатели, определяющие минимальное количество рабочего времени, необходимого для выполнения конкретного вида архивной работы при соблюдении требуемого качества. Они служат основой для:
- планирования и оптимизации трудовых ресурсов;
- расчёта стоимости услуг, оказываемых архивом;
- оценки эффективности работы персонала;
- разработки тарифных сеток и систем оплаты труда.
В России и странах СНГ такие нормы утверждаются высшими архивными органами (Росархив, Комитет Министерства культуры Республики Узбекистан и др.) и регулярно обновляются.
Законодательная и нормативно‑правовая база
Основные документы, регламентирующие нормы времени и выработки в архивах:
- Постановление КМ РУз от г. № 100 – приложение к постановлению содержит типовые нормы времени и выработки на основные виды работ архивов (Узбекистан).
- Нормативный сборник Росархива (утв. ) – включает нормы времени и выработки по направлениям:
- обеспечение сохранности документов;
- учёт и регистрация документов;
- комплектование архивов;
- копирование и размножение документов;
- сканирование и цифровая обработка.
- Приказ Росархива от № 111 – актуализирует методику хронометража и вводит новые показатели для цифровых технологий.
- Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от – задаёт общие принципы организации архивной деятельности.
Классификация работ в архиве
Для удобства расчёта норм работы делятся на несколько основных групп:
Приём и учет документов
- Регистрация поступившего документа;
- Создание карточки (описательной, учётной);
- Ввод данных в электронный каталог.
Комплектование и хранение
- Формирование архивных фондов;
- Размещение документов в архивных ящиках, коробках, стеллажах;
- Контроль условий хранения (температура, влажность).
Копирование и размножение
- Копирование бумажных документов (механический, фотокопирующий, принтерный способ);
- Размножение (печать, тиражирование).
Сканирование и цифровая обработка
- Сканирование оригиналов;
- Оптическое распознавание текста (OCR);
- Метаданные, индексация, загрузка в электронный архив.
Выдача и обслуживание запросов
- Поиск и подбор документов по запросу;
- Подготовка копий/цифровых файлов;
- Контроль доступа и оформление выдачи.
Охрана и консервация
- Оценка состояния документов;
- Проведение консервационных мероприятий;
- Контроль за соблюдением правил обращения.
Типовые нормы времени и выработки
Ниже представлены примерные нормативные показатели, взятые из официальных документов (Постановление КМ РУз, сборник Росархива). В реальной практике они могут корректироваться в зависимости от:
- уровня автоматизации (мощность сканеров, наличие OCR‑модулей);
- сложности материала (размер, состояние, тип бумаги);
- организационно‑технических условий (количество персонала, рабочие места).
| Вид работы | Норма времени (мин/документ) | Выработка (документов/чел./сутки) | Примечание |
|---|---|---|---|
| Регистрация поступившего документа | 3‑5 | 120‑180 | Включает ввод в электронный реестр. |
| Создание описательной карточки | 5‑8 | 90‑120 | Зависит от объёма информации. |
| Комплектование (размещение в ящике) | 2‑4 | 150‑300 | Для стандартных форматов. |
| Копирование (механический способ) | 1‑2 | 300‑600 | При работе с копировальными аппаратами средней мощности. |
| Сканирование (цвет, 300 dpi) | 6‑10 | 60‑100 | Для документов формата A4, без сложных элементов. |
| OCR‑обработка 1‑страничного текста | 2‑3 | 120‑180 | При использовании современного программного обеспечения. |
| Поиск и выдача по запросу | 4‑7 | 80‑130 | Включает подготовку копий/цифровых файлов. |
| Консервационные мероприятия (осмотр, чистка) | 10‑15 | 30‑45 | Для документов повышенной ценности. |
Важно: нормы времени на сканирование и цифровую обработку должны определяться архивом на основе хронометража конкретного рабочего места, так как они зависят от мощности оборудования и сложности материала (см. сборник Росархива, 2007 г.).
Методика расчёта и хронометраж
Для корректного применения нормативов необходимо выполнить следующие шаги:
- Определить тип и объём работ. Разделить процесс на отдельные операции (приём, регистрация, сканирование и т.д.).
- Провести хронометраж. Зафиксировать реальное время выполнения каждой операции на нескольких типовых образцах (не менее 5‑7 документов).
- Сравнить с типовыми нормами. Если полученные показатели превышают нормативные, проанализировать причины (неэффективное оборудование, недостаточная квалификация, организационные проблемы).
- Внести корректировки. При необходимости скорректировать нормы для конкретного архива, оформив внутренний регламент.
- Отразить в планировании. На основе скорректированных норм составить графики работы, определить потребность в персонале и оборудовании.
Практические примеры расчётов
Пример 1 – Вычисление выработки сканера
Сканер модели ScanPro‑X200 имеет заявленную скорость 30 страниц/минуту. По результатам хронометража установлено, что среднее время сканирования одной страницы с OCR составляет 8 секунд (0,133 минуты).
- Норма времени (по таблице) – 6‑10 мин/документ (при 2‑страничных документах – 12‑20 мин).
- Фактическая выработка: 1 час = 60 мин / 0,133 мин ≈ 450 страниц ≈ 225 документов (по 2 страницы).
Пример 2 – Планирование персонала для выдачи запросов
В архиве за месяц поступило 1 200 запросов. По нормативу на выдачу одного запроса требуется 5 минут.
- Общее время: 1 200 × 5 мин = 6 000 мин = 100 часов.
- Если один сотрудник работает 160 часов в месяц, то потребуется минимум 1 рабочий (100 ч) + резерв 0,5 ч для непредвиденных ситуаций.
Таким образом, для стабильного обслуживания достаточно одного специалиста, но рекомендуется иметь второго сотрудника в резерве.
Актуальные изменения и рекомендации
С учётом стремительного развития цифровых технологий, в последние годы наблюдаются следующие тенденции:
- Автоматизация процессов. Внедрение систем автоматического распознавания текста и метаданных сокращает нормы времени на OCR‑обработку до 1‑2 мин/страницу.
- Унификация оборудования. Приобретение сканеров с высокой скоростью (до 80 стр/мин) позволяет пересмотреть нормы сканирования в сторону их снижения.
- Пересмотр межотраслевых норм. В 1992 г. (редакция от ) уже предлагалось использовать межотраслевые нормы для копирования и размножения; сегодня это актуально для цифровых копий.
- Регулярный хронометраж. По приказу Росархива № 111 (2022) каждый архив обязан проводить ежегодный хронометраж всех технологических процессов.
Рекомендации архивным руководителям:
- Внедрить систему постоянного мониторинга выработки (например, через ERP‑систему).
- Обучать персонал работе с новым оборудованием и программным обеспечением.
- Периодически (не реже одного раза в год) пересчитывать нормы времени на основе реальных данных.
- Вести документацию по хронометражу и включать её в внутренние регламенты.
Нормы времени и выработки – фундаментальный инструмент управления трудовыми ресурсами в архивных учреждениях. Их правильное применение позволяет:
- обеспечить высокое качество обслуживания запросов;
- оптимизировать затраты на персонал и оборудование;
- сократить время обработки документов, повышая эффективность архивных процессов.
Следует помнить, что нормативы – не статичны. Они требуют регулярного пересмотра, адаптации к новым технологиям и особенностям конкретного архива. Тщательный хронометраж, грамотное планирование и постоянное обучение персонала – ключ к успешному применению типовых норм времени и выработки.
Дата последнего обновления статьи: